Взаимодействие руководителей и заместителей разных типов

Заместитель действует в основном от имени руководителя, но несет за это персональную ответственность. Но полностью выполнять обязанности первого лица он может лишь при его длительном отсутствии. Эффективность его работы можно повысить, предоставив ему право принятия самостоятельных решений.

Такое положение обычно узаконивается документально путем издания соответствующего приказа и назначения заместителя временно исполняющим обязанности (ВРИО) руководителя.

Подобная ситуация ставит множество вопросов:

¨ о величине полномочий, которыми он должен обладать (в частности, о праве подписи);

¨ лице, которое должно замещать его самого;

¨ ответственности за принимаемые им решения;

¨ взаимоотношениях с другими заместителями;

¨ методах его стимулирования;

¨ о том, как ему получить необходимые знания и опыт.

ВРИО должен действовать в духе руководителя, сохранять лояльность по отношению к нему, не разглашать конфиденциальную информацию, обладателем которой он становится, исполняя обязанности, и не использовать в корыстных целях и во вред ему возможности своего положения.

По возвращении руководителя он должен сделать обстоятельный доклад, содержащий сведения:

¨ о наличии подчиненных, их занятости на настоящий момент;

¨ происшествиях, поступивших сверху распоряжениях, инструкциях и принятых мерах;

¨ ходе выполнения запланированных мероприятий;

¨ дополнительно возникших делах, характере действий подчиненных, их оценке.

После доклада руководителю необходимо поблагодарить заместителя за проделанную работу.

«Чистые» исполнители с точки зрения осуществляемых функций делятся:

¨ на занимающихся основной деятельностью, профильной для данной организации (сборщик на конвейере);

В сфере управления, образования, науки и научного обслуживания исполнителями являются специалисты.

¨ занимающихся вспомогательной деятельностью, которая обеспечивает осуществление основной (ремонтный рабочий);

¨ занимающихся обслуживанием всего персонала в целом (сотрудники библиотеки, медицинского пункта, буфета и проч.) или руководителей (личный аппарат).

Личный аппарат руководителя:

1. Референты (имеются только у руководителей самого высокого уровня) постоянно знакомятся с научными и иными сведениями, составляют доклады, пишут статьи, а иногда и книги.

2. Консультанты квалифицированно оценивают качество документов, участвуют в выработке решений с правом совещательного голоса.

3. Помощники подбирают информацию (общую и специальную), необходимую для принятия текущих решений, представляют в удобном для ознакомления виде, составляют отчеты, решают определенные оперативные задачи (распределяют задания подчиненным, проводят совещания, участвуют в разработке планов и проч.).

4. Заведующий канцелярией (офис-менеджер) организует канцелярскую работу, осуществляет техническую подготовку мероприятий, составляет индивидуальные планы работы руководителя и согласовывает их с заинтересованными лицами.

5. Секретари (в крупных организациях их имеют менеджеры высшего и среднего уровня) экономят до 40% времени руководителя, а также время сотрудников, посетителей.

Секретари:

¨ собирают, хранят и выдают необходимую руководителю информацию, обеспечивают средствами оргтехники, обрабатывают корреспонденцию, готовят повестку дня и ведут протоколы заседаний, осуществляют контроль над документами, хранящимися в кабинете руководителя и в памяти компьютера, их корректировку, обобщение;

¨ помогают руководителю планировать рабочий день, составляют расписание встреч, график приема посетителей;

¨ организуют командировки;

¨ находятся в курсе местопребывания руководителя и его заместителей в каждый данный момент;

¨ выполняют другие функции в зависимости от особенностей организации.

Важной функцией секретаря является организация приема посетителей и ответы на телефонные звонки. Он должен знать лиц, допускаемых к руководителю в любое время, и тех, с кем его можно немедленно соединять по телефону, согласовывать время неурочного приема, уметь определить, какие вопросы могут решать другие работники, переадресовывать к ним, сообщить их номер телефона; определять, когда можно перезвонить.

Поскольку телефонные разговоры отвлекают 10% времени руководителя и нарушают запланированный ход работы, секретарь помогает «фильтровать» звонки, оценивать их с точки зрения важности и срочности.

У сторонних посетителей секретарь должен выяснить, по какому поводу человек ищет встречи, согласовано ли посещение заранее; если нет, то записать на прием, подумать, кто еще может решить эти проблемы; зафиксировать в специальной книге дату и час приема, фамилию и должность посетителя, название организации, где он работает, номер телефона, по которому его можно найти, сообщить свою фамилию и телефон для справок.

В отсутствии руководителя секретарь должен фиксировать телефонные переговоры в блокноте с отрывными листами и передавать руководителю соответствующую информацию.