Курсовая работа по дисциплине «Организация и технология документационного
Анализ структуры и функций службы делопроизводства
На примере ООО «МТК «Милком»
Курсовая работа по дисциплине «Организация и технология документационного
обеспечения управления»
Волковой Ирины Анатольевны
студентки группы 3Н-350800-41(к) специальности «Документоведение и документационное обеспечение
управления»
Научный руководитель
старший преподаватель кафедры ИБУ
Волкова И.А.
Ижевск, 2012
Оглавление
Введение………………………………………………………………………………….............3
1.Организация службы документационного обеспечения управления
1.1 Понятие службы документационного обеспечения управления………….......................4
1.2 Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации…………...5
1.3 Цели, задачи и функции службы ДОУ……………………………………………………..7
1.4 Права и ответственность службы ДОУ…………………………………………………….9
1.5 Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями………...10
1.6Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения……………………………………………………………………………………..11
2. Отдел документационного и информационного обеспечения в ООО «МТК «Милком»
2.1 Порядок организации делопроизводства в ООО «МТК «Милком» ……………………12
2.2 Структура отдела документационного и информационного обеспечения……………..18
2.3 Основные задачи отдела документационного и информационного обеспечения……..19
2.4 Основные функции отдела документационного и информационного обеспечения…..20
2.5Должностной и численный состав отдела документационного и информационного обеспечения……………………………………………………………………………………. 21
Заключение……………………………………………….….………………………….............22
Список использованной литературы.........................................................................................23
Введение
Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
От правильной организации службы делопроизводства во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Проблема совершенствования организации службы делопроизводства является актуальной в современном документоведении.
Цель работы: рассмотрение организации и структуры службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия ООО «Молочная Торговая Компания «Милком» («МТК «Милком») и изучение основных функций службы делопроизводства.
Задачи работы: описать организацию и структуру службы делопроизводства на примере ООО «МТК «Милком» и рассмотреть основные функции службы делопроизводства.
Основными нормативными материалами являются: положение об Отделе документационного и информационного обеспечения; должностные инструкции сотрудников организации; так же Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб.; ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» расшифровывает основные термины в области делопроизводства и архивного дела.
В статьях А.Н. Сокова «Перспективы развития правил оформления управленческих документов» предложена дополнительная информация об основных положениях и составлении инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников.
Янковая В.Ф. выделяет три формы организации делопроизводства и предлагает соответствующую им структуру службы ДОУ.
Кирсанова М.В. определяет структуру и функции службы ДОУ в зависимости от штатной численности работников предприятия и объема документооборота.
1.Организация службы документационного обеспечения управления.
1.1 Понятие службы документационного обеспечения управления.
Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником (секретарь-референт).
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно – правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования.
1.2 Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации.
Деятельность учреждения фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организация издает уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.
Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль.1
Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
_________________________
1Санкина Л.В. «Должностная инструкция, рекомендации по составлению»
Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.
Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
1. Общие положения;
2. Правила подготовки и оформления документов;
3. Требования к реквизитам документов;
4. Организация документооборота;
4.1.Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;
4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
4.3. Организация контроля исполнения документов;
4.4. Поисковая система по документам;
4.5. Составление номенклатуры дел;
4.6. Формирование и оформление дел;
4.7. Экспертиза ценности документов;
4.8. Передача дел в архив.
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.
1.3 Цели, задачи и функции службы ДОУ
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
· совершенствование форм и методов работы с документами;
·обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;
· контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
· сокращение документооборота, количества форм документов;
·разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
· участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
Функции службы ДОУ:
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
· разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
· осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
·контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
·организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
· разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
· разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
·осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
· организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации;
· повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;
· организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
1.4 Права и ответственность службы ДОУ
Служба ДОУ имеет право:
1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;
2)требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил;
3)запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;
4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
6)возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;
10)вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
12)вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
Служба ДОУ несет ответственность за:
1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
1.5 Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
Служба ДОУ взаимодействует:
1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;
2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
1.6 Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение; устранение шумов; вентиляция воздуха; температура воздуха; установление правильного режима труда и отдыха.
Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Помещения, где эксплуатируются компьютерами, должны иметь естественное и искусственное освещение.
Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности.
В санитарных нормах определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма.
Уровень шума является еще одним фактором, определяющим условия работы. Излишний шум снижает работоспособность и сказывается на психологическом состоянии человека
Для рациональной организации рабочих мест работников отдела документационного и информационного обеспечения необходимо: правильную освещённость; по возможности исключения теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов; выбрать форму и габариты мебели для обеспечения удобного положения корпуса работника при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения; организовать места сотрудников в соответствии с технологическим процессом выполняемых ими работ; совершенствовать условия труда, создавая благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.
Воздействие вредных и опасных производительных факторов можно исключить или довести их до безопасных величин путем надлежащей организации рабочих мест, поддержания микроклимата, соблюдения режима труда и отдыха, применения комплекса мероприятий по предупреждению переутомления работающих и др.
2. Отдел документационного и информационного обеспечения в ООО «МТК «Милком»
2.1 Порядок организации делопроизводства в ООО «МТК «Милком»
В ООО «МТК «Милком» службой делопроизводства является отдел документационного и информационного обеспечения. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.2
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников отдела документационного и информационного обеспечения, относятся Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения и должностные инструкции.
Подразделения ООО «МТК «Милком» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.
Организация работы с документами в компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Анализируя документооборот компании за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников. Организация в зависимости от объема документооборота входит в 3-ю категорию – учреждение с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год.
В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «МТК «Милком» осуществляется секретарем отдела документационного и информационного обеспечения.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу доставки, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
_________________________
2Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения
На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «МТК «Милком» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.
После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения.3 Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником отдела документационного и информационного обеспечения. Начальник этого отдела вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В ООО «МТК «Милком» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом компании. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
_________________________
3ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: бланк компании для письма, бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).
Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
§ Организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
§ Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
§ Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки).
Внутренние документы в компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.
Передача внутренних документов между сотрудниками организации осуществляется по локальной сети в электронном виде или через делопроизводителя в печатном виде.
Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 07. Сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании используют два вида документов - докладные и служебные записки.
Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.
Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». 4
Для организации характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального директора, другая же в структурных подразделениях и филиалах.
Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем. В организации регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в компьютерную базу. При этом регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль.
В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно- хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения по поручению руководства компании. В организации для ведения контроля исполнения сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.
Для классификации и систематизации документов, формирования дел в организации составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
________________________
4 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- 1998,п.65
Номенклатура дел составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, согласовывается с архивом, подписывается генеральным директором ООО «МТК «Милком»
Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Формирование дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора.
Формированием дел в структурных подразделениях ООО «МТК«Милком» занимаются сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником отдела документационного и информационного обеспечения.
В ООО «МТК «Милком» документы группируются в дела по следующим признакам: номинальный (личные дела сотрудников, трудовые книжки работников); авторский (приказы начальника организации по основной деятельности); корреспондентский (переписка с вышестоящими и подведомственными организациями по вопросам основной деятельности);хронологический (ежемесячные отчеты);
Порядок формирования документов в дела закреплены в Инструкции по делопроизводству.
Анализируя работу секретаря Генерального директора по формированию дел, были выявлены недостатки: в дела помещаются экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального директора (копии бухгалтерских счетов, прайс-листы и т.д.).
В зависимости от сроков хранения сотрудниками отдела документационного и информационного обеспечения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. При изменении названия структурного подразделения компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. В состав комиссии по проведению экспертизы ценностей документов входят: начальник отдела по проведению экспертизы ценностей документов; юрист; секретарь Генерального директора.
В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последний год, разделяют на 3 группы: документы, предназначенные для архивного хранения; документы, подлежащие уничтожению документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве компании.
После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов составляют акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь согласовывает его с руководителем структурного подразделения и относит его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря и работника архива.
Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Все лица, ответственные за делопроизводство в компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Среди методов, направленных на совершенствование документооборота в отделе организации, можно выделить: сокращение объема документооборота. Сокращение объема документооборота связывается уменьшением количества документов, созданием унифицированных систем документации. В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.