Оперативное хранение документов
Для текущего и длительного хранения документы комплектуют в дела.
Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную.
Процесс группировки исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела называется формированием дел. 
При централизованном ведении делопроизводства дела формирует служба ДОУ организации или в небольших фирмах — секретарь руководителя, при децентрализованном — как структурные подразделения (лица, ответственные в них за делопроизводство), так и служба ДОУ. В крупных организациях формирование дел ведется под методическим руководством архива, а при необходимости — и соответствующего государственного архива.
«Основные правила работы архивов организаций» устанавливают следующие требования к формированию дел:
• документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируют в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируют за учебный год и др.);
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела — не более 4 см.
В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Внутри дела документы располагают так, чтобы последовательно освещать определенные вопросы. При этом документы располагают в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Распорядительные документы группируют вдела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Переписку группируют, как правило, за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности, документ-ответ помещают за документом-запросом.
В структурном подразделении за формирование и хранение дел отвечает один из его работников, в небольшой фирме — секретарь руководителя.
После окончания периода формирования все дела в течение двух-трех лет хранят по месту их формирования. Затем дела временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения передают в архив организации. Дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранят в месте формирования в течение всего срока, указанного в номенклатуре, а затем уничтожают.
Номенклатура дел
Группируют документы в дела в соответствии с принятой в организации системой классификации документов. Роль классификатора документов организации выполняет ее номенклатура дел. Одновременно номенклатура дел является перечнем всех дел, заводимых в структурных подразделениях и организации в целом, а также документом, который определяет сроки хранения этих дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатуру дел составляет служба ДОУ организации при методической помощи и под контролем архива организации.
Международный стандарт ИСО 15489 также предполагает классификацию документов в организации, которая основана на классификации деловых процессов, которые сопровождают создание этих документов.
Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав, унифицированные заголовки и единую индексацию дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Индивидуальная номенклатура дел — номенклатура дел конкретной организации, которую составляют, выбирая и уточняя заголовки дел из типовой и примерной номенклатур. Сроки хранения этих дел переносят в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
Сводную номенклатуру дел организации составляют на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатуру дел организации (прил. 14):
• оформляют на общем бланке организации;
•
 |
визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив;
• подписывает руководитель службы ДОУ;
• согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) организации;
• направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;
• утверждает руководитель организации. Номенклатура дел организации в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Согласование номенклатуры дел с архивным учреждением проводят не реже одного раза в 5 лет. В случае существенных изменений функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатуру дел составляют на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. В нее включают дела, в которые группируют документы на бумажном носителе, компьютерные папки-дела, содержащие файлы электронных документов, а также базы данных.
Для последующей группировки документов в дела в номенклатуре дел предусматривают заголовки дел, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
Основа для определения структуры номенклатуры дел — структура организации. Разделы, подразделы и другие деления номенклатуры дел, — названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.) и их цифровые обозначения (индексы).
В графе 1 номенклатуры дел проставляют индексы каждого дела, компьютерной папки-дела, базы данных, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначают арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Для дел, которые могут начать формироваться после начала года в конце разделов номенклатуры предусматривают резервные номера.
В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел (томов, частей), компьютерных папок-дел, баз данных. Заголовок дела или компьютерной папки-дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок базы данных должен включать ее полное и краткое название, отражать ее структурную и технологическую организацию (документоориентированная база данных, реляционная база данных, геоинформационная система и т.д.), основное содержание и состав электронных документов.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В графе 3 номенклатуры дел указывают количество дел (томов, частей). Ее заполняют по окончании календарного года.
В графе 4 указывают срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» для базы данных указывают номер информационного ресурса по реестру информационных ресурсов организации, для компьютерной «папки-дела» — кроме реестрового номера также отметка — «ЭД». В этой графе также могут проставлять отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно для дел постоянного и временного хранения.
Имеется в виду «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000 г.). Как указано в гл. 2, эти сроки хранения могут быть изменены на основании федерального законодательства и ведомственных нормативных актов.
Таким образом, номенклатура дел в делопроизводстве выполняет функции:
• схемы классификации документов (при регистрации документов, при группировке исполненных документов вдела);
• перечня дел организации с указанием сроков их хранения;
• учетного документа о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения, в том числе в архиве, — о количестве временного (до 10 лет включительно) хранения. На основе номенклатуры составляют описи дел с временными сроками хранения свыше 10 лет и постоянного хранения для передачи дел в архив организации.