Контроль исполнения документов
Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных в документной форме, — важная функция управления организацией.
Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
В ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативно-методических документах по делопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденных в 2005 г. нормативных документах, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполнения поручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новая редакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, а обращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.
Поручения могут содержаться в документах (например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих организаций) или в резолюции руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений. 
Цели контроля исполнения документов — содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделений, а также получение информации для оценки эффективности деятельности должностных лиц и подразделений организации.
Основные направления контроля:
• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений;
• контроль своевременности выполнения документов;
• контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.
Контроль «по существу» входит в должностные обязанности руководителей всех уровней. При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ).
Контролирует сроки исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ.
Руководители подразделений и исполнители несут ответственность за полноту и своевременность исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, — за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.
Задачи контроля исполнения:
• проверка сроков исполнения;
• регулирование хода исполнения документов;
• учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения устанавливают законодательные акты и нормативные документы государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты. В организации для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовыми сроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми сроками исполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводству организации.
Индивидуальные сроки устанавливают вышестоящая организация или руководитель в тексте документа либо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организации или руководителя, установивших этот срок.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документах с истекшими сроками хранения.
Предупредительный контроль — своевременное (за 3—5 дней) предупреждение работников о приближении сроков исполнения документов. Это может быть сделано в устной форме или путем направления письменного напоминания.
Документ считают исполненным и снимают с контроля после выполнения всех установленных в нем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций и лиц.
Снять документ с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии с контроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.
Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) сводки итогового контроля.
Наиболее характерные причины несвоевременного исполнения документов:
• слишком высокая степень централизации полномочий;
• перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;
• недисциплинированность работников; 
• установленные нереальные сроки исполнения;
• неэффективная система организации документооборота. Причины нарушения сроков исполнения анализируют.
Результаты анализа используют для совершенствования деятельности организации в целом и работы отдельных структурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины, оптимизации подготовки документов и документооборота.
Технология контроля исполнения документов службой ДОУ при журнальной и традиционной карточной формах регистрации состоит в:
• постановке документов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и в регистрационной форме (журнал, РК) проставляют отметку о контроле — «К»;
• направлении карточки контролируемого документа исполнителю;
• формировании картотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;
• устном или письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнения документа;
• получении информации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;
• снятии документа с контроля (с типовыми сроками — самостоятельно, с индивидуальными — по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнения данного документа);
• составлении текущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.
В САДД контроль за исполнением документа автоматизирован.
При введении в РК плановой даты исполнения документа происходит его автоматическая постановка на контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельных резолюций, так и документа в целом. РК контрольного документа и сама резолюция выделяются определенным визуальным признаком.
Система позволяет автоматически формировать и рассылать по локальной сети напоминания исполнителям о приближении срока выполнения.
Для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются документы с истекшими сроками исполнения. Система способна автоматически формировать сводки об исполнении контрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводки определяет руководитель.
Кроме того, руководитель организации, обладая в САДД правом неограниченного доступа к документам, имеет возможность в режиме «оп liпе» оценивать объем и результативность исполнительской деятельности всех должностных лиц и всех подразделений организации.
ЛЕКЦИЯ 6