Жанры административного подстиля

Виды документов	Основные жанры
Организационные	Устав, штатное расписание, положение, договор, должностная инструкция
Распорядительные	Приказ, распоряжение, решение
Справочно- информационные	Акт, протокол, служебная записка, справка, письмо, телеграмма, телефонограмма, факс
Документы по личному составу	Личное дело, личная карточка, заявление, трудовой контракт (договор), трудовая книжка
Финансово- бухгалтерские	Главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета, отчёты, сметы

Каждая разновидность документа (жанр) официально-делового стиля должен иметь определённую форму, под которой понимается совокупность реквизитов и содержательно-композиционная схема текста. Реквизитыкак обязательные композиционно-смысловые части документа установлены законом и распорядительными документами (ГОСТом). Наиболее часто используются следующие реквизиты: 1) адресат (получатель документа); 2) адресант (отправитель документа); 3) заголовок (чаще два заголовка: первый обозначает жанр документа, второй – его информативное содержание); 4) собственно текст документа; 5) дата; 6) подпись составителя или должностного лица; 7) печать; 8) резолюция.

Совокупность реквизитов называется формуляром. Наибольшее количество реквизитов (более 30) содержат документы большой государственной важности: международные договоры, указы Президента и др. Любое отступление от существующего государственного стандарта в оформлении того или иного реквизита лишает документ юридической силы. Так, любой документ недействителен без подписи, а в тексте доверенности необходимо указать паспортные данные как доверителя, так и доверенного лица.

Документы различаются по информативному содержанию, по объёму, по степени общественной значимости. Не каждый из нас способен составить устав предприятия или, к примеру, правила пользования общественным транспортом – этим занимаются специалисты. Но существует особая разновидность документов, к составлению которых вынужден прибегать любой взрослый человек, независимо от возраста, пола и рода занятий. Причём некоторые документы приходится составлять неоднократно: заявления, отчёты о командировках и т. п. Подобного рода документы, имеющие хождение в административно-управленческой сфере (анкета, заявление, служебная записка и др.), носят название деловые бумаги.

Стандартность оформления деловых бумаг обусловлена типовым характером производственных ситуаций, требующих их оформления. Алгоритм их составления дан на рис. 8.1.

Осмысление официально-деловой ситуации

Подбор жанра документа (выбор заголовка)

Уяснение композиции текста

Рис. 8.1. Алгоритм составления деловых бумаг

Заключительный этап, связанный с письменным оформлением деловых бумаг, также регламентируется (подробнее в § 8.5.). На практике это означает, что, скажем, в заявлении о предоставлении административного отпуска мы не имеем права использовать такие (с языковой точки зрения абсолютно нейтральные) выражения, как очень прошу, мне нужно, разрешите мне. В рамках официально-делового стиля выработаны устойчивые формулы (канцелярские клише), предназначенные для употребления в той или иной деловой ситуации. В рассматриваемом случае это будет выражения В связи с…прошу предоставить отпуск. А вотобращение, уместное и даже необходимое в устном деловом общении, в заявлении не используется.

► Результатом какой модели делового общения является свидетельство о рождении? свидетельство о браке? ордер на получение квартиры?

► Какие виды деловых бумаг приходилось Вам составлять? Какие трудности при этом вы испытывали?