Основания для классификации деловой переписки
Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:
| Основания классификации | Примеры | |
| Территория | Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка | |
| Вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту | Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно -справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети | |
| Область применения | Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка- переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка- переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений | |
| Статус автора | Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан) | |
| Количество адресатов | Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов | |
| Роль в информационном обмене | Инициативные письма, письма-ответы | |
| Уровень типизации текста | Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма | |
| Место в иерархии органов власти и управления и т. д. | Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций | |
| Тематика | Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др. | |
| Характер воздействия на адресата | Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма- письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата |
Типовая внутренняя структура делового письма:
1. Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:
· заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.
Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».
· обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата.
· цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.
2. Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.
Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом.
Резюме - первый шаг к успеху
Важным моментом при поиске работы является резюме или CV (curriculum vitae) - краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных соискателя. Этот вид самопрезентации уже прочно закрепился на российском рынке труда, но, к сожалению, грамотно составленное резюме все еще большая редкость.
При составлении резюме необходимо помнить, что от того, как Вы представите в нем свой профессиональный опыт, во многом зависит Ваш успех в поиске работы. Резюме - тот документ, из которого работодатель получает первую информацию о претенденте на вакансию и составляет свое мнение о нем. Ознакомление с CV занимает в среднем 2-3 минуты, поэтому сведения, содержащиеся в нем, должны быть поданы так, чтобы сразу привлечь к себе внимание. Резюме должно быть отпечатано на 1-й странице, четким, хорошо читаемым шрифтом. Если Вы посылаете свое резюме по факсу, помните, что факсимильные аппараты значительно ухудшают качество печати, поэтому шрифт должен быть не меньше 11.
Резюме на английском (или любом другом) языке составляется лишь в том случае, если Вы претендуете на вакансию в иностранной компании. В российскую фирму или кадровое агентство следует направлять резюме на русском языке, т.к. оно может попасть к человеку, не владеющему иностранным языком, и в лучшем случае будет отложено в сторону, а в худшем полетит прямиком в мусорную корзину. Исключением могут быть резюме специалистов, для которых знание языка является одним из критериев отбора (поверьте, что резюме водителя на английском языке выглядит, по меньшей мере, забавно). Но и в этом случае лучше продублировать резюме: копия на русском, копия на английском. Таким образом, Вы сможете одновременно продемонстрировать и знание языка, и уважение к человеку, к которому Ваше резюме попадет.
Теперь подробнее остановимся на тех пунктах, которые должны содержаться в резюме.
1. Личные данные - Ф.И.О., возраст (предпочтительнее дата рождения), семейное положение, адрес и телефон.
2. Цель. В данном пункте обычно формулируется вакансия, на которую претендует соискатель.
3. Образование - состоит из двух разделов: основное (среднее, среднее специальное, высшее, 2-е высшее) и дополнительное (курсы, стажировки, тренинги, семинары и т.д.). В обоих случаях необходимо указать название учебного заведения, факультет, специальность по диплому (если речь идет о курсах, то указывается специализация или название курса).
4. Опыт работы. Здесь содержатся сведения о предыдущих местах работы. Для работодателя или сотрудника кадрового агентства удобнее, если они расположены в нисходящем порядке, т.е. начиная с последнего. Вы указываете месяц и год поступления на работу и месяц и год увольнения, название фирмы, сферу деятельности организации и Вашу должность. Особое внимание обратите на указание сферы деятельности фирмы, в которой Вы работали. Мало написать "производство" или "торговля". Обязательно раскройте, чем именно торговала и что конкретно производила компания. Не используйте такие общие понятия, как "продукты питания" или "товары народного потребления", старайтесь как можно точнее конкретизировать ту группу товаров или услуг с которой Вы работали, т.к. очень часто такая узкая специфика имеет принципиальное значение для работодателя.
5. Профессиональные навыки включают в себя перечень тех знаний и умений, которые Вы приобрели в ходе своей профессиональной деятельности. Этот пункт существенен для тех специалистов, которые выстраивали свою карьеру в одном направлении и специализировались в одной сфере. Если же Ваш опыт работы в разных организациях существенно отличается друг от друга, целесообразнее не выделять его в самостоятельный раздел, а давать краткий перечень основных функций по каждому месту работы.
6. Знание иностранных языков. Вы указываете все иностранные языки и степень, в которой Вы ими владеете.
7. Владение компьютером содержит сведения о Ваших навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми Вы работали.
8. Дополнительная информация. Здесь Вы сообщаете те сведения, которые Вы считаете необходимым донести до работодателя: наличие водительских прав, личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок. Сюда можно также включить интересы и увлечения и личные качества, также допустимо выделить их в отдельный пункт.
Резюме, составленное таким образом, предоставляет работодателю всю необходимую информацию о претенденте на вакансию.
В последнее время стало традицией, при смене места работы или выполнение какого-нибудь проекта, на который приглашался специалист, просить у работодателя рекомендательное письмо.
Сделать это лучше, потому что, может возникнуть необходимость связаться с этим человеком для проверки рекомендаций, и будет очень неловко, если выяснится, что человек, подписавший Ваше рекомендательное письмо, с Вами даже не знаком.
Если вы участвовали в каком-нибудь финансовом проекте, можете попросить рекомендательное письмо у клиента, для которого вы делали этот проект.
3. Управленческая этика
Управленческая этика – это цель постоянно принимаемых, нравственно обоснованных решений. Основополагающими принципами управленческой этики являются гуманизм, коллективизм, социальная справедливость, патриотизм, единство слова и дела.
Решения и действия руководителей должны быть проникнуты уважением к людям, заботой об их здоровье, духовном и физическом развитии. Управление призвано выступать как надежная система сохранения неприкосновенности личного достоинства людей, как гарант их прав и обязанностей.
Управленческая деятельность направлена на совершенствование отношений, на развитие коллективных форм организации и стимулирования труда. Посредством управления должны разумно сочетаться общественные (государственные), коллективные и личные интересы.
Обязательным условием выполнения профессиональных обязанностей руководителя является объективное и доброжелательное отношение к личным взглядам, служебным ожиданиям-притязаниям, профессиональному мнению подчиненных.
Особое место имеет справедливая материальная и моральная оценка личного вклада каждого работника, трудового коллектива в общее дело развития производственной экономики.
Руководитель постоянно находится перед моральным выбором, в результате которого его нравственное реноме не должно быть поколеблено ни в глазах людей, ни перед своей совестью.
Функции управленческой деятельности:
1. Обеспечение целеполагания и целедостижения силами и средствами, имеющимися в распоряжении управляемой системы. Функция целеполагания и целедостижения реализуется посредством выдвижения:
· целей-ориентаций, выражающих общие интересы и устремления входящих в состав управляемой организации людей, групп и подразделений;
· целей-заданий-планов, предписаний, поручений, задаваемых управляемой системе ее управляющей подсистемой или вышестоящей организацией;
· целей-систем, обеспечивающих стабильность, целостность, устойчивость, динамизм управляемой системы, устанавливаемые управлением и необходимой для функционирования материализованной и объективированной структуры данной организации - фирмы, предприятия, корпорации и т.п. Четкое согласование всех трех компонентов этой функции - важнейшая задача управления, ибо любое их рассогласование - источник дисфункции и социальной патологии управленческой деятельности.
2. Административная функция. Отражает деятельность управленческой структуры на основе законодательства в области труда и нормативных актов, регулирующих кадровую сферу и складывающиеся трудовые отношения, в том числе составление штатного расписания организации, прием, увольнение, передвижение кадров, соблюдение трудового законодательства и т.п.
3. Информационно-аналитическая функция. Обеспечивает приток информации из окружающей социальной среды в данную организацию и из этой организации в окружающую среду, а также информационное обеспечение управленческой структуры, подчиненных ей структурных подразделений и отдельных индивидов, включенных в состав данного предприятия, фирмы, корпорации и т.п. Без этого невозможно обеспечение целеполагания и целеосуществления, сплочение членов организации для решения поставленных перед нею задач.
4. Социальная. Заключается в социальной поддержке и защите работников, создании условий для их эффективного труда, определении уровня заработной платы, социальных льгот, оздоровлении работающих и их семей, организации их содержательного отдыха.
5. Прогнозирование. Она заключается в определении возможных изменений в окружающей социальной среде, например, конъюнктуры рынка, и соответствующей этому трансформации задач и действий данной организации. Учитываются также возможные внутренние изменения в самой организации, в том числе ее кадровом потенциале, в подготовке, переподготовке и повышении квалификации работников, в планировании их служебной карьеры.
6. Планирование. Представляет собой процесс выбора целей данной системы (организации) и решений, необходимых для их достижения.
7. Мотивационно-стимулирующая функция. Предполагает создание необходимых условий (материально-технических, финансовых, социально-психологических, бытовых и др.), побуждающих сотрудников к активной и эффективной трудовой деятельности посредством экономических (зарплата, премия и т.п.), моральных (благодарность, награда, почетное звание и др.) и иных рычагов. В первую очередь, учитывается необходимость оценки работы в соответствии с ее качеством, эффективностью и результатом.
8. Корректирующая деятельность управляемой системы. Направлена на недопущение срывов и невыполнения порученных заданий, на повышение эффективности и качества работы всех подразделений и звеньев данного объекта управления.
9. Удерживание возможных отклонений в функционировании системы (организации) в определенных пределах, обеспечивающее сохранение ее целостности, качественной специфики и динамической устойчивости.
10. Обеспечение компетентности и дисциплины всего персонала, всех должностных лиц данной организации в их повседневной служебной деятельности.
11. Осуществление контроля всех подразделений данной организации. Обеспечивает упорядоченное и эффективное взаимодействие ее элементов с помощью нормативного (в том числе правового) регулирования.
12. Создание благоприятного климата для успешной работы всех сотрудников организации способствует достижению высоких результатов в деятельности данной организации.
13. Обеспечение целостности системы (организации). Сохранение упрочение ее качественной специфики и динамичного устойчивого развития.
14. Повышение качества и эффективности служебной деятельности. Включает в себя разработку прогнозных оценок внешней среды и внутрифирменных изменений, формулирование и реализацию предложений и планов по совершенствованию организации труда, по ориентационным изменениям в структурных подразделениях, по улучшению мотивации и стимулирования всех направлений деятельности организации, по обеспечению высокой эффективности ее деятельности.
Теории управления:
Модель ситуационного лидерства Херсея и Бланшарда
Данная модель равно как и другие концепции ситуационного лидерства, не предполагает поиска одного единственно верного пути для достижения эффективного лидерства. Вместо этого она делает упор на ситуационность - лидерской эффективности. Одним из ключевых факторов ситуационности модель называет зрелость последователей, которая определяется степенью наличия у людей способностей и желания выполнять поставленную лидером задачу.
Зрелость включает две составляющие: первая, профессиональная -это знания, умения и навыки, опыт, способности в целом. Высокий уровень этой составляющей означает, что последователь не нуждается в директивах и указаниях. Вторая составляющая - психологическая зрелость - соответствует желанию выполнять работу или мотивирован кости работника. Высокий уровень этой составляющей у последователей не требует от лидера больших усилий по воодушевлению первых к работе, так как они уже внутренне замотивированы.
Оcoбый вклaд в тeopию мoтивaции внec Абpaxaм Мacлoy, paзpaбoтaвший иepapxию пoтpeбнocтeй чeлoвeкa. Блaгoдapя eмy cтaлo извecтнo o cлoжнocти и cтpyктype чeлoвeчecкиx пoтpeбнocтeй и иx влиянии нa мoтивaцию. Рaбoтaя нaд cвoeй тeopиeй мотивации в 40-e гг. XX в., Мacлoy, пpoaнaлизиpoвaв пoтpeбнocти, oпpeдeлил пocлeдoвaтeльнocть иx вoзникнoвeния (иepapxию). Пepвoe мecтo зaнимaют физиoлoгичecкиe пoтpeбнocти, нeoбxoдимыe для выживaния индивидa. Они включaют пoтpeбнocти в пищe, вoдe, oтдыxe, a тaкжe ceкcyaльныe пoтpeбнocти.
Нa втopoм мecтe нaxoдятcя пoтpeбнocти в бeзoпacнocти и yвepeннocти в бyдyщeм. В иx чиcлo вxoдят: пoтpeбнocти в зaщитe oт физичecкиx и пcиxoлoгичecкиx oпacнocтeй co cтopoны oкpyжaющeгo миpa и yвepeннocть в вoзмoжнocти yдoвлeтвopeния физиoлoгичecкиx пoтpeбнocтeй в бyдyщeм.
Тpeтьe мecтo зaнимaют coциaльныe пoтpeбнocти, нaзывaeмыe инoгдa пoтpeбнocтями в пpичacтнocти. Этo пoнятиe, кoтopoe включaeт чyвcтвo пpинaдлeжнocти к кoмy или чeмy-либo.
Нa чeтвepтoм мecтe нaxoдятcя пoтpeбнocти в yвaжeнии, в кoтopыe вxoдят пoтpeбнocти в caмoyвaжeнии, кoмпeтeнтнocти, yвaжeнии co cтopoны oкpyжaющиx, пpизнaнии.
Нa пятoм мecтe нaxoдятcя пoтpeбнocти caмoвыpaжeния, т. e. peaлизaции cвoиx пoтeнциaльныx вoзмoжнocтeй и pocтe кaк личнocти.
В cooтвeтcтвии c тeopиeй Мacлoy вce пoтpeбнocти мoжнo cгpyппиpoвaть в cтpoгoй иepapxичecкoй пocлeдoвaтeльнocти, т. e. физиoлoгичecкиe пoтpeбнocти, пoтpeбнocти в бeзoпacнocти и зaщищeннocти oтнocятcя к пepвичным пoтpeбнocтям, a вce ocтaльныe пpинaдлeжaт к втopичным.