Создание структуры таблицы

Структуру табличной информации отражает титульная часть таблицы – шапка таблицы. Существует несколько способов создания шапки таблицы:

- с использованием инструмента Добавить таблицу .

- через диалог Таблица ® Добавить ® Таблица.

- с помощью инструментов рисования панели инструментов Таблицы и границы.

Необходимо знать и уметь использовать все три способа. рассмотрим их по порядку.

Первый способ

1. Переместить курсор ввода к точке вставки сетки таблицы.

2. Выбрать инструмент Добавить таблицу ..

3. Нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее, переместить указатель мышь вниз и вправо до тех пор, пока не получим размерность 2 строки на 5 столбцов.

4.Отпустить удерживаемую кнопку мыши, получим:

Второй способ

1. Переместить курсор ввода к точке вставки сетки таблицы.

2. Вызвать диалог Таблица ® Добавить ® Таблица.

3. Ввести число строк и столбцов шапки таблицы (5 столбцов,
2 строки).

Внимание!Если число строк и столбцов таблицы известно заранее, что вместо числа строк и столбцов шапки таблицы можно ввести число строк и столбцов всей таблицы. Однако, в большинстве случаев, число строк таблицы или неизвестно или требует пересчета , что неприемлемо, т.к. требует времени. Новые строки впоследствии будут автоматически добавляться при заполнении таблицы информацией.

Остальные параметры можно оставить без изменения.

4. Нажать Enter или Ok. В результате получим аналогичный результат.

Третий способ

1. Вызвать панель инструментов Таблицы и границы: Вид ® Панель инструментов ® Таблицы и границыили через кнопку .

2. Выбрать инструмент Нарисовать таблицу.

3. Переместить курсор мыши к левому верхнему углу будущей таблицы, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее переместить курсор мыши как показано на рисунке.

Получим:

4. Проводим горизонтальную линию,

а затем, четыре вертикальных линии

Нетрудно заметить, что результат получается несколько другой, кроме того единичных операций больше. Поэтому, в большинстве случаев данный способ менее эффективен, чем предыдущие два.

2. Перемещение курсора ввода по таблице,
выделение ячеек

Последовательное перемещение по ячейкам производится с помощью клавиши Tab – переместиться на следующую ячейку и Shift+Tab – переместится на предыдущую ячейку.

После нажатия клавиши Tab курсор ввода перемещается в следующую ячейку и выделяется содержимое данной ячейки, что является удобным при вводе новой информации, а также замене имеющейся информации на более новую. Однако при редактировании табличной информации, данный способ перемещения может дать ошибки в результате неосторожных действий пользователя. Так, достаточно после нажатия клавиши Tab нажать любую другую клавишу и это приведет к затиранию текущей информации в ячейке. Поэтому, при редактировании информации в таблице для перемещения по ячейкам необходимо использовать сочетания клавиш Ctrl+«стрелка вправо» - для перемещения в начало следующей ячейки и Ctrl+«стрелка влево»- в конец текста предыдущей.

Перемещение курсора ввода в при редактировании больших таблиц, в частности при внесении исправлений, наиболее эффективно производить с помощью мыши: переместить курсор мыши в нужное место, произвести щелчок мыши для перевода в данную точку курсора ввода.

Выделение ячеек производится мышью или через сочетание клавиш Ctrl+Shift+«стрелки».Для выделения строки таблицы необходимо произвести щелчок мышью слева от данной строки таблицы или вызвать Таблица ® Выделить ® Строка (Alt + т, ы, с), находясь курсором ввода в данной строке.

Для выделения группы строк необходимо нажать левую кнопку мыши слева от строки таблицы, и, удерживая ее переместить курсор к концу выделения, после чего отпустить кнопку мыши.

Для выделения столбца таблицы с помощью мыши необходимо:

1. Подвести курсор мыши к месту над столбцом, который необходимо выделить. При этом, курсор мыши должен принять указанный на рисунке вид:

2. Произвести щелчок мыши.

Выделение группы столбцов отличается тем, что вместо щелчка мыши, необходимо нажать ее левую кнопку и переметить курсор мыши вправо или влево, после чего отпустить удерживаемую кнопку.

Выделение столбца таблицы с клавиатуры выполняется проще:

1. Переместить курсор ввода на одну из ячеек данного столбца.

2. Таблица® Выделить ® Столбец. (Alt + т, ы, т).

Если необходимо выделить группу столбцов, то сначала выделяется группа ячеек, а затем Alt + т, ы, тдля выделения столбцов отмеченных ячеек. Выделение всех ячеек таблицы можно произвести выделяя все строки таблицы с помощью мыши. Однако, если таблица достаточно большая, и более того, много страничная, то данный способ неэффективен. Выделение таблицы необходимо производить так:

1. Переместить курсор ввода в одну из ячеек таблицы.

2. Таблица ® Выделить ® Таблицу. (Alt + т, ы, б).

3. Заполнение созданной структуры текстовой
информацией

Для ввода информации в ячейки таблицы необходимо:

1. Переместить курсор ввода в первую ячейку таблицы.

2. Начать вводить информацию завершая ввод клавишей Tab для перехода к следующей ячейке.

Внимание! Распространенная ошибка!Многие начинающие пользователи после создания сетки таблицы сразу же начинают изменять ширину столбцов, а также объединять и разбивать ячейки. Это неправильный подход ведущий к увеличению времени создания таблицы. Необходимо сначала ввести информацию в шапку таблицы и в ее информационную часть, а уже потом заниматься изменением ширины столбцов, и остальным форматированием таблицы.

Обратите внимание, что даже после введения шапки таблицы не следует изменять ширину столбцов и другое форматирование по следующим причинам:

во-первых, при больших таблицах (а если уж мы говорим о технологии то мы должны учитывать этот момент, заранее неизвестна максимальная длина строки, так что устанавливать какую-либо ширину столбца бессмысленно, т.к. ее все равно придется менять. Следовательно, если все равно придется изменять, так лучше это сделать за одну операцию, когда в таблицу уже будет вбита вся информация.

во-вторых, если изменить параметры шрифта с целью надлежащим образом уместить данные в пределах таблицы, то это тоже бессмысленно, т.к. опять же придется снова изменять параметры шрифта после ввода в таблицу все информации.

в-третьих, если провести объединение или разбивку ячеек, это приведет к изменению внутренней структуры таблицы, что в дальнейшем сильно затруднит ее форматирование.

Таким образом, при создании любых таблиц необходимо сначала ввести всю информацию, а уже потом производить какое-либо форматирование, изменение шапки, объединение и разбивку ячеек и т.д.

Ввод данных в таблицу производится последовательно по ячейкам. Концом ввода информации в ячейку служим нажатие клавиши Tab. Если клавиша Tab нажата на последней ячейке таблицы, то в конец таблицы автоматически добавляется новая строка, а курсор ввода переходит на первую ячейку новой строки.

После ввода остальной информации получим:

Из рисунка видно, что необходимо увеличить ширину первого столбца таким образом, чтобы наименование продукции располагалось в одну строку. В первой строке необходимо объединить ячейки 2 и 3.

Текстовую информацию в шапке таблицы необходимо выровнять по центру ячеек, сделать полужирным шрифтом. Ячейки шапки таблицы необходимо выделить жирной линией. Цифры в табличной части также необходимо выровнять по центру ячеек.

Следует обратить внимание, что полный список операций по форматированию таблицы и текста в ней стал очевиден только после ввода всей информации. Таким образом, форматирование таблицы на стадии ввода является совершенно лишним процессом и увеличивает время создания табличной информации в тексте.