Формирование личного дела

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы № Т-2.

Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:

• получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение личного дела вновь принятого работника;

• внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

• подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

• подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

• получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело (под роспись в передаточном журнале);

• систематизация полученных документов; заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров;

• внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;

• валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов против каждой записи во внутренней описи;

• подшивка документов в папку личного деда в последовательности номеров листов;

• проверка правильности нумерации листов;

• при необходимости прошивка документов прочным шнурком и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;

• помещение личного дела в металлический шкаф для хранения;

• получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включения в личные дела работников (под роспись в передаточном журнале);

• систематизация документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих дел;

• систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

• нумерация листов документов, внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов;

• ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров, включение в дело копии приказа об увольнении работника;

• выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверка наличия и целостности документов;

• ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами личных дел в соответствии с действующей разрешительной системой доступа к личным делам и с разрешения руководителя кадровой службы; внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

• закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, изъятие всех листов (включая листы описи документов) из папки, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы, прошивка документов и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;

• сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в описи (журнале) инвентарного учета личных дел;

• регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

• внесение архивного номера личного дела в опись (журнал) инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:

• заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;

• копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной иди иной службы;

• сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

• документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; • трудовой договор (контракт);

• дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров; • личный листок (анкета) по учету кадров;

• биографическая справка, справка из личного дела (справкаобъективка);

• автобиография;

• направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе - письмо;

• письмо вышестоящего органа управления о согласии на.назначение в должности;

• решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

• заявление о приеме на работу;

• характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

• копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

• список научных трудов и изобретений;

• копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

• копии других приказов (при необходимости).

Ведение личного дела

В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) и другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работников. Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора. Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения им службы или работы фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий. Часть изменений может быть зафиксирована выписками из протоколов решений профсоюзных и других собраний и заседаний. Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной информации такого рода (например, избран председателем профкома и т.п.). Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров и дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись имеет следующие графы табличной части: номер записи, индекс документа, дата документа, заголовок документа, номера листов дела, примечание. При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата. В личное дело не включаются документы временного срока хранения - справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются. Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «личные дела сотрудников». Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению в личные дела не подшиваются. Они формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела..

Хранение личных дел

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации. Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам. Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой. При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листезаверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером. В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия личных дел, запирает и опечатывает шкафы с личными делами. Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организации или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.