Нормативно-методическая регламентация

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

В делопроизводстве, документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должная соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Термин "документооборот" появился в литературе 20-е годы, в работах таких крупных специалистов в области управленческого труда, как З.К.Дрезен, Р.С.Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М.Керженцев.

Именно тогда были сформулированы основные положения организации документооборота, которые были связаны с рациональным построением структуры аппарата управления и четким распределением функций между различными службами и исполнителями.

Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов:

· распределение документов по исполнителям;

· сокращение инстанций их прохождения;

· направление документов непосредственному исполнителю;

· регламентирование порядка подписания.

В 1931 г. Институт техники управления сделал попытку нормативной регламентации единых принципов организации документооборота, утвердив:

1.правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов

2.централизацию операций по приему и отправке;

3.рациональные маршруты движения;

4.необходимость сокращения видов документации.

С середины 1970-х годов понятие "документооборот" становится однозначным и закрепляется как термин в государственном стандарте (ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1970).

В этот период во всех прикладных разработках и исследованиях документационных процессов:

· проводится углубленное изучение параметров документопотоков;

· разрабатывается методика обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик (Методика исследования делопроизводственных процессов в аппарате управления. М.: Главархив СССР, 1972)

Такие исследования стали обязательными на этапах разработки и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ).

В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов в учреждениях:

1. отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов;

2. наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;

3. неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);

4. несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям;

5. отсутствие правил передачи и доставки документов.

Материалы исследований позволили включить в Основные положения Единой государственной системы делопроизводства(ЕГСД М.: 1974) теоретические основы организации документооборота:

1. оперативность движения;

2. единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

3. однократность операций одинакового целевого назначения;

4. исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается лишь деловой необходимостью).

ЕГСД регулировала организацию только традиционных (бумажных ) документов и содержала:

· практические правила по организации движения документов и технологии их обработки, применительно к основным документопотокам,

· правилам доставки и передачи документов,

· методику учета документооборота

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

На рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос о включении нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Это включение предполагало:

1. объединение различных источников документной информации в единую сеть;

2. организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;

3. устранение дублирования информационных и документационных потоков;

4. унификацию приемов работы с документами.

В настоящее время основным документом, регламентирующим организацию делопроизводства документооборота в России является ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991)

ГСДОУ содержит:

· правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов;

· правила передачи и учета документов в учреждении;

Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службами делопроизводства и утверждаются руководителем организации.

Изначально основу документооборота отражают следующие организационные документы: устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, должностные инструкции.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой:

· главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства;

· проблему технологии документационных процессов.