Регулирование и контроль в системе менеджмента
Важнейшая стадия процесса управления - контроль, кот рассматривается одновременно и как функция управления.
Регулированиекак и контроль охват все сферы деят-ти . Сущность этой функции закл. в обеспечении согласованности действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержании и совершенствовании режима работы при помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением труда в аппарате управления и упорядочением системы производства в случае отклонения от заданных параметров, т.е, при принятие решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля. Цели регулирования- установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.
На предприятии возникает необходимость концентрировать материальные, трудовые и финансовые ресурсы на особо важном участке. Отсюда возникает неравномерность в движении производства, т.е. отклонение от первоначально заданных условий. К отклонениям приводят перебои в снабжении нарушения трудовой дисциплины, нехватка средств и др. поэтому работники должны располагать эффективными средствами регулирования а регулирующие средства должны предусматриваться в планах. Назначение - I) фиксирование результата упр-ой деят-ти и ее оценка, 2)фиксирование результата деят-ти конкретных исполнителей и ее оценка, 3) фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий. Контроль – должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в опред момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает гл инструментом для выработки упр решений, обесп нормальное функционир фирм. Различают два вида контроля - финансовый и административный. Финансовый охватывает все сферы деятельности фирмы и осущ на основе стоимостных показателей, кот позв сравнивать плановые расходы с фактическими.
Он осущ спец подразделениями, такими как планово-фин-ое, бухгалтерия, экономисты. Примен компьютеров позв сформировать систему централиз контроля, обеспеч своевременный контроль результатов финанс деят-ти фирмы. Админ-ый - ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценивать деят-ть сотрудников. Осущ постоянно как спецподразделениями, так и рук-ми на всех уровнях.Определение степени достижения цели осущ при помощи контроля, который представляет собой процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хоз-ой деят-ти. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно опред как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей. А также контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения была наиболее эффективна.
Контроль - одна из функций управления. Он имеет двоякий характер. С одной стороны - это элемент каждой функции управления, с другой - самостоятельная функция. С ее помощью выявляются проблемы, что позволяет скорректировать деят-ть предприятия, чтобы избежать кризиса. Контроль позволяет фиксировать ошибки сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того как они возникнут на пути достижения цели. Контроль, Это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать деятельность организации на предотвращение кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. А также контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения была наиболее эффективна.
Контроль входит в обязанности рук-ля любого звена. Объектами контроля явл любые организации. Внутри организации контролю подвергаются все происходящие процессы. Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности. Благодаря ему обеспечивается единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждаются ошибки и недоработки. Контроль бывает предварительный, текущий и заключительный.
По форме все виды контроля схожи, т.к. имеют одну цель - способствовать тому, чтобы получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. Предварительный контроль - осуществляется до фактического "начала работы. Он реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предусматривает предупреждение нарушений установленных правил ведения работ. Он предупреждает нецелесообразность, неэффективного использования средств и принятия необоснованных решений. При планировании, заключении договоров, этот вид контроля имеет наиболее высокую эффективность (устраняются диспропорции в финансировании). Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса наз текущим контролем. Его объектом явл подчиненные сотрудники.
Задачи - оперативное выявление и пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения производственных заданий. Он осуществляется на основе обратной связи. Заключительный контроль осущ после того, как работа выполнена. Фактические результаты сравниваются с предусмотренными. Цель - установление правильности, экономической целесообразности проводимых работ и операций, вскрытие недостатков и упущений в работе. Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях.
Процесс контроля. В процессе контроля есть три различимых этапа- выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных _ результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. Первый этап процесса контроля - установка стандартов, т.е. конкретных целей, имеющие временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех ключевых областей, которые определяются при планировании. На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами опред масштаб допустимых отклонения только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет не экономичной. Следующий этап - измерение результатов - явл самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, рук-ль получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять.
Такими действиями могут быть изменение стандартов, некоторых внутренних переменных системы.
Поведенческие основы контроля. Люди явл неотъемлемым элементом контроля. Поэтому при разработке процедуры контроля рук-ль должен принимать во внимание поведение людей. К сожалению, хотя большинство рук-лей знают хорошо о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто явл побочными результатами наглядности действия системы контроля. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут привести к выдаче неверной информации. Проблем можно избежать, задавая приемлемые осмысленные стандарты контроля, устанавливая двухстороннюю связь, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.
Характеристики эффективного контроля. Поведение людей не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Контроль явл эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, прост и экономичен.