ЗАДАНИЕ 1. Создание таблиц базы данных

ТЕМА Назначение и структура файлов базы данных.Создание и перемещение файла базы данных. Создание новой таблицы. Открытие, редактирование и модификация таблицы. Предъявление таблицы на экран.

Домашнее задание написать конспект на тему

Управление записями: добавление, редактирование, удаление и навигация. Индексирование: понятие индекса, типы индексных файлов. Создание, активация и удаление индекса. Переиндексирование. Сортировка, поиск и фильтрация данных

Создание файла базы данных Access Создание таблицы базы данных Непосредственный ввод данных в таблицы Схема данных в Access Отображение записей подчиненных таблиц в главной таблице Модификация структуры базы данных

Создание новой нормализованной реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через ключ связи, входящий в состав полей связываемых таблиц. Напомним, что в нормализованной реляционной базе данных таблицы находятся в отношениях типа один-ко-многим или один-к-одному. Для одно-многозначных отношений в качестве ключа связи всегда используется уникальный ключ главной таблицы, в подчиненной таблице это может быть любое из полей, которое называется внешним ключом. Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей и задается их описание. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных. При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных. Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т.е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных во взаимосвязанные таблицы являются формы ввода/вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы. Формы позволяют создать экранный аналог документа источника, через который можно вводить данные в несколько взаимосвязанных таблиц. В настоящей главе рассматривается непосредственный ввод данных в таблицы. Пользователь может начинать работу с базой при любом количестве созданных таблиц еще до создания полной базы, отображающей все объекты модели данных предметной области, База данных может создаваться поэтапно, и в любой момент ее можно дополнять новыми таблицами и вводить связи между таблицами в схему данных. В открывающемся после запуска MicrosoftAccess окне отображается область задач Приступая к работе. Эта область предназначена, прежде всего, для открытия ранее созданных баз данных. Для того чтобы начать создание новой базы данных, необходимо перейти в область задач - Создание файла.Щелкните на ссылке Создать файлдля перехода в эту область. Для отображения или скрытия области задач при запуске Access выполняется команда Сервис|Параметры (ToolsjOptions), где на вкладке Вид (View) в группе Отображать устанавливается или снимается флажок область задач при запуске. Начать создание базы данных можно и с помощью команды Файл Создать(Fiie|New) или кнопки Создать(New) на панели инструментов База данных(Database). В области задач в группе Создание(New) представлены четыре строки: Новая база данных, Пустая страница доступа к данным, Проект с имеющимися данными и Проект с новыми данными. Новая база данных(NewDatabase) позволяет приступить к созданию новой оригинальной базы данных с пустого файла. Пустая страница доступа к данным(DataAccessPage) позволяет создавать в режиме конструктора на основе таблиц и запросов Web-страницы специального типа. Страницы доступа к данным обеспечивают не только просмотр актуальной информации, но и ее редактирование, удаление и добавление в базу данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server no Интернету или локальной сети. Страница доступа к данным сохраняется в отдельном файле вне базы данных Microsoft Access. Если во время выполнения этой команды база данных не открыта, необходимо выбрать источник данных для создаваемой страницы. При открытой базе данных она автоматически выбирается в качестве источника данных, и в окне базы данных на вкладке Страницы(Pages) автоматически создается ярлык к файлу, где будет храниться страница. Разработка страниц ведется в интерактивном режиме средствами, аналогичными тем, что используются при конструировании форм или ответов, однако и в разработке, и во взаимодействии со страницами имеются значительные отличия. Работать со страницей доступа к данным можно непосредственно в среде Access. Страницы могут использоваться в приложении базы данных наряду с формами и отчетами. Пользователь из сети может открыть страницу доступа к данным и работать через нее со связанной базой данных с помощью программы Microsoft Internet Explorer 5.01 с пакетом обновления SP2 или более поздней версии. При этом наличие Access или Office Developer Edition не является обязательным. Проект с имеющимися данными— Project (Existing Database) и Проект с новыми данными — Project (New Database) позволяют создать проект-приложение пользователя, которое работает с базой данных, размещенной на SQL-сервере. Причем проект можно создать для уже существующей на сервере базы данных или одновременно с проектом начать создание новой базы данных. Строка Из имеющегося файлапредполагает создание новой базы данных на основе уже существующего файла.Строка Шаблоныпозволяет создать базу данных с помощью шаблона, выбранного на рабочем компьютере (строка На моем компьютере) или на Web-узле Microsoft Office Online (www.Microsoft.com). Кроме того, по ключевым словам можно реализовать поиск шаблона в сети. Строка На моем компьютере открывает окно с двумя вкладками (рис. 3.1). Рис. 3.1 Окно выбора варианта создания базы данных На вкладке Общие(General) значками представлены все перечисленные средства создания баз данных и приложений. Вкладка Базы данных(BlankDatabase) предлагает создать одну из типовых баз данных с помощью мастера на основе существующих шаблонов. На вкладке представлены шаблоны этих баз данных. Чтобы начать работу мастера, достаточно щелкнуть на значке нужной базы данных. Создание файла базы данных Access Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных. Для создания файла новой пустой базы данных выберем в области задач Создание файластроку Новая база данных(New Database). В открывшемся окне Файл новой базы данных(File New Database) (рис. 3.2) раскроем список Создать папку(Save in) и выберем папку, в которой будет храниться файл, зададим имя файла новой базы данных, например, "Поставка TOBapoB.mdb", и нажмем кнопку Создать(Create). В результате откроется окно новой базы данных <имя БД>: база данных(Database ). Рис. 3.2 Окно создания файла новой базы данных Файлы, сохраняемые в Access, как и в других приложениях MS Office, по умолчанию попадают в папку Мои документы (My Documents). Для изменения используемой по умолчанию папки для файлов новых баз данных надо выполнить команду Сервис|Параметры (Tools|Options) и в появившемся диалоговом окне на вкладке Общие (General) в поле Рабочий каталог (Default Database Folder) ввести путь к папке, в которой предполагается хранить новые базы данных. Команда Сервис|Параметры (Tools|Options) доступна только при открытой базе данных. Задавая имя файла базы данных, следует иметь в виду, что его предельная длина составляет 255 символов, включая пробелы, в Microsoft Windows NT 4.0 и 215 символов, включая пробелы, в Microsoft Windows XP или Millennium Edition. Имена файлов не должны содержать следующих символов: /, *, \, ?, “ , <>,|. Тип файла по умолчанию имеет значение Базы данных Microsoft Access(*.mdb) (MicrosoftAccess Databases), что приводит к созданию файла базы данных, имеющего расширение mdb. Это расширение является зарегистрированным в Windows для данного типа файлов и связывается с программой Access. Вертикальный ряд больших кнопок слева в окне Файл новой базы данных(FileNew Database) предназначен для быстрого открытия, просмотра содержимого и выбора папки для сохранения файла (рис. 3.2). Для отображения в папке только файлов баз данных в поле списка Тип файла(File of type) устанавливается тип Базы данных Microsoft Access(*.mdb) (Microsoft Access Databases). Кнопки на панели инструментов окна Файл новой базы данных(File New Database) обеспечивают удобный поиск и переход к папке, в которой необходимо создать файл базы данных. По следующей кнопке Переход на один уровень вверх(Up One Level) выполняется переход к просмотру папки на уровень выше в иерархии папок. По кнопке Представления(Views) открывается список команд для настройки вида информации об отображаемых в окне файлах. Кнопкой Сервис(Tools) открывается список команд, которые позволяют удалить или переименовать выделенный объект. Команда Свойстваотобразит информацию о базе данных, а для папки откроет общий доступ пользователям вашей сети и правила доступа. Кроме того, на панели инструментов представлены кнопки для удаления файлов или папок, создания новых папок, для поиска в Интернете. В окне новой базы данных <имя БД>: база данных(Database) (рис. 3.3) <имя БД> соответствует заданному названию в окне Файл новой базы данных(File New Database) (рис. 3.2). Рис. 3.3 Окно пустой базы данных «Поставка товаров» В окне новой базы данных в разделе Объекты(Objects) вертикальным рядом кнопок представлены все типы объектов, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Для новой базы данных список объектов любого выбранного типа отсутствует.

Создание файла базы данных Access Создание таблицы базы данных Непосредственный ввод данных в таблицы Схема данных в Access Отображение записей подчиненных таблиц в главной таблице Модификация структуры базы данных

Создание таблицы базы данных Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными. Для создания новой таблицы в окне базы данных (рис. 3.3) выберите объект Таблицы(Tables) и нажмите кнопку Создать(New). В открывшемся окне Новая таблица(New Table) выберите один из режимов создания таблицы (рис. 3.4). Первые три режима (как основные) вынесены в рабочее поле, предназначенное для отображения списка существующих в БД таблиц (рис. 3.3). Это позволяет сразу перейти в нужный режим создания таблицы, сократив число выполняемых пользователем операций. Рис. 3.4 Диалоговое окно для выбора режима создания таблицы Строка Создание таблицы в режиме конструктора(Create table in Design View) в рабочем поле окна базы данных или Конструктор(Design View) в окне Новая таблица(New Table) определяет выбор основного способа создания новой таблицы, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры в режиме конструирования. В этом режиме пользователь может сам установить параметры всех элементов структуры таблицы. Определение структуры новой таблицы в режиме конструктора При выборе режима конструктора таблиц выводится окно Таблица 1: таблица(TableI: Table), в котором определяется структура таблицы базы данных (рис. 3.5). Рис. 3.5 Окно определения структуры новой таблицы в режиме конструктора Список названий панелей инструментов, где отмечаются активные панели инструментов, вызывается щелчком правой кнопки мыши на любой панели инструментов или строке меню команд Access. Название кнопки на панели инструментов появляется (всплывает) при установке курсора мыши на кнопку. Определение полей таблицы Для определения поля в окне Таблица(Table) (рис. 3.5) заполняются поля Имя поля(Field Name), Тип данных(Data Type), Описание(Description) — краткий комментарий — а также свойства поля в разделе Свойства поля(Field Properties). На вкладке Общие(General) представлены строки свойств поля, в том числе максимальный размер, подпись, которая выводится в заголовке столбца, значение по умолчанию и другие (рис. 3.5). На вкладке Подстановка(Lookup) выбирается тип элемента управления (Display Control): поле, список или поле со списком. Имена полей и типы данных Имя поля (Field Name). Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точки".", восклицательного знака"!", надстрочного знака"1" и квадратных скобок"[ ]". Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени — 64 символа. Тип данных (Data Type). Тип данных определяется значениями, которые предполагается хранить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование девяти типов данных. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля (рис. 3.5). Подробные сведения обо всех типах данных, поддерживаемых в Access, их назначении и размерах можно посмотреть в Справке к программе. В строке меню в поле Введите вопрос наберите "типы данных". В открывшейся области задач Справка Access просмотрите разделы: "Типы данных, которые могут иметь поля в Microsoft Access (MDB)" и "Типы данных и размеры полей (MDB)". Общие свойства поля Основные свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие (General) и зависят от выбранного типа данных. Для отображения свойств поля необходимо установить курсор на строке соответствующего поля (рис. 3.5). Рассмотрим свойства полей, которые наиболее важны на первом этапе изучения баз данных. Размер поля (Field Size) задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 255 знаков (по умолчанию 50 знаков). Для поля с типом данных Числовой можно задать следующие значения: Байт(Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт; Целое(Integer) для целых чисел от -32 768 до 32 767, занимает 2 байта; Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от -2 147 483 648 до 2 147 483 647, занимает 4 байта; Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от -3,4х1038 до 3,4х1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта; Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от ~1,797х10308 до 1,797х10308 с точностью до 15 знаков, занимает 8 байт; Действительное (Decimal)для целых чисел от —1038 - 1 до 1038 — 1 (при работе с проектами, которые хранятся в файлах с расширением adp) и от —1028 — 1 до 1028 — 1 (для файлов с расширением mdb) с точностью до 28 знаков, занимает 12 байт; Код репликации (Replication ID). Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байт. Поля такого типа используются в Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Для поля с типом данных Счетчик можно задать:; Длинное целое (Long Integer) — 4 байта; Код репликации (Replication ID) — 16 байт. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т.к. сохранение таких полей требует меньше памяти и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Изменения в данных, которые происходят вследствие изменения свойства Размер поля, нельзя отменить после их сохранения в конструкторе таблиц. Формат поля (Format) является форматом отображения заданного типа данных при выводе их на экран или при печати в режиме таблицы, формы или отчета. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с типами данных Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окне Язык и региональные стандарты панели управления Microsoft Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме OLE, с помощью символов форматирования. Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля(Format). Число десятичных знаков (DecimalPlaces) задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать значение от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто (Auto)) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Namber). Свойство Число десятичных знаков (DecimalPlace влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля (FieldSize). Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах. Значение по умолчанию(DefaultValue) определяет текст или выражение, которые автоматически вводятся в поле при создании новой записи. Например, если задана функция =Now, то в поле будут введены текущие дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию(DefaultValue) используется только при создании новой записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Свойство не определено для полей с типом данных Счетчик(AutoNumber) или Поле объекта OLE(OLE Object). Условие на значение(ValidationRule) позволяет осуществлять контроль ввода, задавая ограничения на вводимые значения, и при нарушении условий запрещает ввод и выдает текст, заданный свойством Сообщение об ошибке(ValidationText). Сообщение об ошибке(ValidationText) задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение(ValidationRule). Элементы управления, созданные в формах или отчетах на основе поля таблицы, наследуют установленные для этого поля свойства. Благодаря этому не понадобится индивидуально определять свойства для каждого связанного с полем элемента управления. Тип элемента управления Свойство Тип элемента управления(DisplayControl) задается в окне конструктора таблиц на вкладке Подстановка(Lookup) (рис. 3.5). Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в элементе управления формы в виде Поле(Text Box), Список(List Box) или Поле со списком(Combo Box). Если для поля выбран тип элемента управления Список(List Box) или Поле со списком(Combo Box), на вкладке Подстановка(Lookup) появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь, что обеспечивает актуальное состояние списка. Если для поля в столбце Тип данныхвыбрать Мастер подстановок(Lookup Wizard), то значения свойств на вкладке Подстановка(Lookup) будут заполнены мастером. Определение первичного ключа Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный "(первичный) ключ, однозначно определяющий каждую запись в таблице. Это позволяет быстро найти нужную запись, а также связать данные из разных Таблиц в запросах, формах и отчетах. Ключевое поле должно содержать уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, и не может "Одержать значения Null. Если для таблицы определен первичный ключ, то Access предотвращает дублирование ключа или ввод значений Null в эти поля. Ключ может быть простым или составным, включающим несколько - полей(до 10). Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, и на панели инструментов Конструктор таблиц(Table Design) нажимается кнопка Ключевое поле(Primary Key) или выполняется команда меню Правка|Ключевое поле(Edit|Primary Key). Для ключевого поля автоматически строится уникальный индекс. В этом можно убедиться, просмотрев информацию об индексах таблицы. Окно Индексы: <...>(Indexes: <...>) (рис. 3.7) вызывается щелчком на кнопке просмотра и редактирования индексов Индексы(Indexes) на панели инструментов или выполнением команды меню Вид|Индексы(View|Indexes). Рис. 3.7 Окно определения структуры новой таблицы в режиме конструктора На рис. 3.7 показано, что индексу первичного ключа присвоено имя PrimaryKey,в столбце Имя поля(Field Name) перечисляются имена полей, составляющие индекс. Индекс первичного ключа всегда уникален и не допускает пустых полей в записях. Индексы предназначены для осуществления быстрого поиска требуемых записей в больших таблицах Access по значению первичного или вторичного ключа. Индексы — это внутренние служебные таблицы, содержащие два столбца. Первый содержит значение индексируемого поля, а второй— адреса всех записей, имеющих это значение в индексируемом поле. В индексной таблице производится упорядочение строк по значениям индексируемого поля, и это позволяет использовать методы быстрого поиска строки с заданным значением индексного поля, вместо, последовательного просмотра строк таблицы. По адресу, содержащемуся в найденной строке индексной таблицы, осуществляется прямой доступ к искомой записи данных. Допускается не более 32 индексов на таблицу. В качестве первичного ключа может быть задано поле с типом данных Счетчик(AutoNum6er). В этом случае при добавлении каждой новой записи в таблицу в это поле автоматически вводятся уникальные целые последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа. Указание такого поля является наиболее простым способом создания первичного ключа. Значение этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля — 4 байта для длинного целого, для кода репликации — 16 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access спросит о необходимости создания первичного ключа. При утвердительном ответе Access раздаст первичный ключ с типом данных Счетчик(AutoNumber). Создание таблиц базы данных "Поставка товаров” Напомним, что все объекты базы данных Access создаются и сохраняются в одном файле, который создается щелчком мыши в области задач на строке Новая база данных(New Database). В окне Файл новой базы данных(File New Database) выбирается папка, в которой будет размещен файл, и задается имя файла новой БД — "Поставка товаров. mdb" (рис. 3.2). В результате открывается окно (рис. 3.3) новой базы данных Поставка товаров: база данных (формат Access 2002 - 2003). В соответствии с технологией проектирования реляционной БД структура каждой таблицы базы данных "Поставка товаров" должна определяться составом реквизитов соответствующего информационного объекта в ИЛМ Основные параметры структуры таблицы, соответствующей информационному объекту товар, представлены далее в табл. 3.1. Создание структуры таблицы Начнем создание таблицы товар с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. В окне базы данных (рис. 3.3) выберем объект Таблицы(Tables) и нажмем кнопку Создать(New). В окне Новая таблица(New Table) (рис. 3.4) выберем строку Конструктор(Design View). Еще проще перейти в режим конструирования таблицы, дважды щелкнув на строке Создание таблицы в режиме конструктора(Create table in Design View) в рабочем поле окна базы данных. В соответствии с приведенными в табл., 3.1 проектными параметрами структуры, последовательно для каждого поля таблицы товар в окне конструктора Таблица 1: таблица(рис. 3.8) определим Имя поля(Field Name) и Тип данных (Data Type). Денежный тип поля цена используют для предотвращения округления во время вычислений. В денежных полях обеспечивается 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает 8 байт на диске. На вкладке Общие(General) зададим свойства полей: Размер поля(Field Size): для числового поля ставка_ндс выберем, нажав в нем кнопку списка, значение Одинарное с плавающей точкой(Single); для текстовых полей зададим размеры, указанные в соответствующем столбце; Формат поля(Format): для поля цена выберем значение Денежный(Currency). Денежные суммы в соответствии с установленным по умолчанию в Microsoft Windows значением будут отображаться в таком виде: 123 456 789,00 р; для поля ставка_ндс выберем значение Процентный. При отображении одинарных с плавающей точкой чисел в поле ставка_ндс, для которых выбран встроенный формат поля Процентный, их значения умножаются на 100 и к ним добавляется знак процента. Ввод ставки НДС должен осуществляться в формате отображения, например, 15%, 7,5%; Число десятичных знаков(DecimalPlaces) для поля цена — 2, для ставка_ндс — 0; Подпись поля(Caption), Условие на значение(ValidationRule), Сообщение об ошибке(ValidationText) — для каждого из этих полей выберем значения, указанные в табл. 3.1. Таблица 3.1. Основные параметры структуры таблицы товар Имя поля Признак первичногоключа Обязательное поле Тип данных Размер Формат Число десятичных знаков Подписьполя КОД_TOB Простой Да Текстовый     Код товара НАИМ_ТОВ   Нет Текстовый     Наименование товара ЦЕНА   Нет Денежный     Цена ЕИ   Нет Текстовый     Единица измерения СТАВКА_НДС   Нет Числовой Одинарный с плавающей точкой     Ставка НДС ФОТО   Нет Поле объекта OLE       Фото товара Для поля ставка_ндс необходимо предусмотреть условие на значение: >=0,05 And <=0, 35 и сообщение об ошибке: "Ставка НДС должна быть >=5% и <=35%". Для поля цена следует предусмотреть условие на значение: >=0 And <=35000 и сообщение об ошибке: "Цена должна быть >=0 и <=35 000". Условие на значение, которое задается в свойство поля, является выражением. Оно может быть сформировано с помощью построителя выражений (рис. 3.9). Построитель вызывается нажатием кнопки справа от строки Условие на значение(ValidationRule), в которую должно быть введено выражение в окне конструктора таблиц (рис. 3.8). Рис. 3.7 Определение свойств поля ставка_ндс Рис. 3.7 Окно построителя выражений с выеденным списком операторов Для ввода операторов <больше равно и <меньше равно существуют специальные знаки. Не допускайте пробелов при вводе выражения. Нужные пробелы построитель введет сам. После ввода выражения в окно построителя и нажатия кнопки OKAccess выполнит синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение(ValidationRule). Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле КОД_TOB, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле (Primary Key). Признаком установки ключа является Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле КОД_TOB, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле(Primary Key). Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл. 3.1. Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице — товар. Для этого выполним команду Файл|Сохранить(File|Save) или нажмем кнопку панели инструментов конструктора Сохранить(Save). В окне Сохранение (Save As) заменим имя таблицы таблица 1 на товар. При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных, в которую. помещается созданная таблица. Таблица товар: появится в списке объектов Таблицы(Tables) в окне Поставка товаров: база данных. После сохранения структуры таблицы становится доступным режим, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы — созданию записей. Переход в этот режим, называемый режимом таблицы, осуществляется на Вид(View) на панели инструментов конструктора таблиц (рис. 3.6) или выбором этого режима при открытии списка на этой кнопке.

ЗАДАНИЕ 1. Создание таблиц базы данных

Создайте структуру таблиц склад, накладная, отгрузка, покупатель, договор, поставка__план. При создании таблиц используйте проектные параметры их структуры (см. Приложение 1).

Рассмотрим некоторые особенности структуры таблиц товар, накладная, отгрузка, покупатель, договор, поставка__план базы данных "Поставка товаров".

Использование данных типа Поле объекта OLE

В таблице товар предусмотрено поле ФОТО, которое должно содержать фотографию товара, хранящуюся в формате графического редактора Paint в файле с расширением bmp. Тип данных такого поля должен быть определен как Поле объекта OLE (OLE Object). Размещение этого объекта в поле производится на этапе заполнения полей таблицы в режиме таблицы или через форму. В режиме таблицы Access отобразит название объекта точечный рисунок. Отображение объекта возможно только в форме или отчете. Объект может быть внедренным или связанным.

OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) — это метод передачи информации в виде объектов между приложениями Windows, Поле объекта OLE является средством, позволяющим установить связь с объектами другого приложения или внедрить объект в базу данных. Объектом является документ или его часть, созданная в другом приложении, сохраняющая формат документа источника и информацию о создавшем его приложении. Объектами могут быть простые и форматированные тексты, рисунки, диаграммы, файлы звукозаписи (WAV), музыка в формате MIDI (музыкально-инструментальный цифровой интерфейс), файлы анимации (FLI, МММ), видеоклипы (AVI), электронные таблицы и другие элементы различных приложений, поддерживающих это средство. Access, поддерживая OLE, полностью интегриро­ван с другими приложениями Microsoft.

Внедренный объект сохраняется в файле базы данных. Щелкнув дважды мышью на ячейке, содержащей внедренный объект, можно отредактировать объект средствами приложения, в котором он был создан.

Связанный объект сохраняется в отдельном файле. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. При работе с базой данных также можно просматривать и редактировать объект. Отредактированный связанный объект будет сохраняться в файле объекта, а не в файле базы данных. Связывание объекта удобно при работе с большими объектами, которые нежелательно включать в файл БД, а также с объектами, используемыми в различных документах организации, например, с логотипом. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь с ним.

Использование данных типа Поле MEMO

В таблице покупатель предусмотрено поле описание, которое будет содержать текстовые данные большой длины — характеристику покупателя. Для такого поля выберите тип данных Поле MEMO (Memo). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в таблице либо через область ввода, вызываемую нажатием клавиш <Shift>+<F2>.

Если тексты описаний покупателей подготовлены в некотором текстовом редакторе, например,.в Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, для этого поля удобно задать тип Поле объекта OLE(OLE Object). При вводе объекта в поле можно внедрить его в базу данных или установить связь с файлом объекта.

Использование данных типа Гиперссылка

Специальный тип данных Гиперссылка(Hyperlink) позволяет хранить гиперссылки в полях таблиц БД.

Поля с типом данных Гиперссылка(Hyperlink) используются для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Access к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office и расположенным на локальных или сетевых дисках, к страницам Web-серверов и документам других ресурсов в Интернете или локальной сети. При щелчке мышью на гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим его приложением. Подробно создание гиперссылок в таблицах будет рассмотрено далее (включая создание гиперссылки в поле иев_адрес таблицы покупатель).