Требования к организации информационно-аналитического обеспечения управленческой деятельности

Этот раздел многим читателям может показаться лишним. Действительно, в этой главе уже достаточно было сказано о том, каким оно должно быть, аналитическое обеспечение, а значит, и его организация. Но одно дело — собрать разрозненную информацию и сформулировать свои выводы, а другое — получить необходимые сведения в компактном разделе. Часть требований мы сформулируем кратко — по ряду вопросов мы можем это себе позволить, поскольку аргументация была представлена ранее, а значит, можно ограничиться простым перечислением. Другую же часть придется осветить достаточно подробно.

Итак, рассмотрим перечень требований к осуществляемым в интересах информационно-аналитического обеспечения управленческой деятельности процессам сбора, обработки, анализа информации, моделирования и прогнозирования ситуации и подготовки проектов управленческих решений. Здесь следует выделить следующие наиболее общие требования:

- целенаправленность и целевая эффективность;

- активность и инициативность;

- непрерывность и высокая готовность к изменению обстановки;

- оперативность и быстрота реакции на изменения информационной ситуации;

- объективность и научность;

- историчность и актуальность;

- адаптивность и гибкость;

- многоаспектность и альтернативность.

Перечисленные требования настолько значительны, что каждому из них (вернее, способам обеспечения) можно посвятить отдельную книгу, особенно, если раскрывать эти требования по направлениям: сбор, обработка, анализ, прогнозирование, синтез и выбор альтернативных решений, последующая их оптимизация и т. д. (а они того стоят!). Но авторы не ставили перед собой задачи обоснования этих требований — едва ли в этом есть смысл в такой книге. Пусть этим займется тот, кому это покажется необходимым и важным...

По существу, требования для каждой отрасли аналитики — особые, и диктуются они спецификой той отрасли, которая является потребителем информационной продукции субъекта ИАО. Однако методологические основы аналитической деятельности являются общими для всех отраслей анализа. Безотносительно к отрасли основными направлениями аналитического исследования являются:

- морфологический анализ системы;

- анализ топологии отношений и связей;

- анализ среды и характера возмущающих воздействий;

- текущее состояние и тенденции изменения обстановки;

- установление проблемы и предпосылок ее возникновения;

- анализ статических и динамических характеристик системы;

- анализ статических и динамических характеристик среды;

- анализ пространства альтернатив;

- выбор критериев удовлетворительного решения;

- анализ исторических прецедентов;

- синтез гипотез и альтернативных стратегий решения проблемы;

- проведение моделирования;

- анализ сформулированных стратегий;

- выбор критериев предпочтения;

- выбор множества стратегий, удовлетворяющих критериям.

Каждое из этих направлений в зависимости от отрасли анализа приобретает свою специфику: в проектных организациях это будут одни специфические методы, в учреждениях финансового профиля — другие, в системе ИАО органов государственного управления — третьи. Желающие могут ознакомиться с перечнем направлений ИАО в сфере обеспечения национальной безопасности России хотя бы по перечню и составу комиссий Совета Безопасности РФ.

Коль скоро существуют основные направления организации ИАО, то, вероятно, есть и вспомогательные? — Да, это действительно так — субъект информационно-аналитического обеспечения вынужден параллельно заниматься «аналитическим самообслуживанием». Среди направлений, относящихся с задачам самообслуживания следует упомянуть следующие:

- развитие методологического, организационного и технологического обеспечения ИАР;

- анализ потребностей заказчика;

- распределение целей и частных задач между элементами организационной системы субъекта ИАО;

- управление силами и средствами (подсистемой сбора, обработки и анализа, моделирования и т. п.);

- планирование ИАР;

- оценивание результативности ИАР;

- юридическое обеспечение, договорная, финансовая, коммерческая, административно-хозяйственная и иная деятельность.

Таким образом, в системе-субъекте ИАО выделяются следующие компоненты, для которых могут быть выделены специфические направления деятельности субъекта ИАО:

- инфраструктура управления;

- компонента, реализующая деловые процессы, связанные с аналитической деятельностью;

- инфраструктура обеспечения деловых процессов.

Следует упомянуть еще одно, чрезвычайно важное, требование к организации аналитического обеспечения управленческой деятельности — требование алгоритмизации работы субъекта ИАО. Наличие элемента алгоритмизации необходимо, поскольку его присутствие снижает стрессовые нагрузки на экспертов при столкновении с новым классом задач. На начальном этапе синтеза подходов к решению проблемы алгоритм позволяет временно выйти из творческого цикла и сосредоточиться на рутинной работе, в ходе которой столкновение со сложностями проблемы происходит не в полном их многообразии, а постепенно.

Кроме того, большинство задач в организациях, длительное время решающих задачи аналитического обеспечения некоторого класса потребителей, по прошествии некоторого времени теряют творческую компоненту. Это означает, что субъект ИАО должен вести работу по классификации и формализации аналитических задач и их описанию в виде устойчивых к вариациям начальных условий алгоритмов. Это является одной из составляющих задачи совершенствования методологического и организационного обеспечения ИАР.

В качестве примера алгоритмизации процессов решения аналитических задач можно привести одну из эффективных (но не универсальных) методик проведения системного анализа:

1. Постановка проблемы:

- выявление проблемы;

- изучение специфики объекта и условий решений проблемы;

- формирование цели и критериев ее достижения;

- окончательное формулирование проблемы.

2. Определение типа проблемы и анализ ее структурированности:

- стандартная;

- хорошо структурированная;

- слабо структурированная;

- неструктурированная.

3. Выбор метода решения:

- несистемные методы решения;

- методы исследования операций;

- системный анализ;

- экспертно-интуитивные методы.

4. Процедура формирования решений и синтез альтернатив:

- моделирование;

- формирование массива исходных данных;

- выполнение расчетов;

- интерпретация полученных результатов;

- внесение корректив в модель или массив исходных данных (при необходимости);

- оценка альтернатив;

- подготовка решений;

- передача решений ЛПР.

В случае, когда алгоритм может быть приведен к более формальному виду, что возможно при более детальной классификации типов задач, обычно решаемых данной конкретной информационно-аналитической службой, формулируются требования, а впоследствии и разрабатывается конкретная технология, ориентированная на решение задачи. Однако, такой подход может привести к построению малоэффективной системы технологического обеспечения ИАР — технологическое обеспечение будет представлено совокупностью специализированных технологий, не предоставляющих возможности гибкого использования технологического потенциала субъекта ИАО.

Более рациональный подход заключается в управлении процессом технологического вооружения организации. Таким образом, мы сформулировали еще одно требование к аналитическому обеспечению управленческой деятельности организации — требование управления процессом развития технологического обеспечения ИАР. Данное требование может быть выполнено в результате установления классов задач, имеющих алгоритмическую общность, и реализации модульного подхода к разработке технологического обеспечения и стандартизации представления данных и регламентов разработки технологического обеспечения.

Для решения комплекса задач управления процессом ИАО используются методы управления, представляющие собой комплекс целенаправленных действий, направленных на достижение цели управления. Эти методы принято подразделять на:

- директивные методы, основанные на администрировании и учитывающие общегосударственные, корпоративные или личные интересы;

- методы убеждения, в основе которых лежит убедительность аргументации.

Первое направление связано с обеспечением соблюдения законности, регламентов и нормативов — то есть системы предписаний, определяющих порядок и правила выполнения служебных обязанностей сотрудниками организации. Второе же — с обеспечением действенности директивных методов. Не случайно одним из актуальнейших направлений исследований в современном военном деле считается направление исследований, связанных с ведением информационных войн, как инструмента управления мотивами деятельности и моделями, определяющими поведением субъектов и объектов управления (вне зависимости от природы носителя модели).

В армии всегда, как ни в одной другой организации, серьезно относились к проблемам соотношения принуждения и убеждения. Практика показывала, что методы принуждения оказываются неэффективными, если система ценностей исполнителя (его убеждения) искажена. История знает немало примеров, когда требования вышестоящих начальников игнорировались, а попытки принуждения встречали ожесточенное сопротивление (достаточно вспомнить примеры Первой мировой войны, когда революционная агитация лишила командиров всяческого авторитета).

Убеждение может быть построено в соответствии с правилами логики — при этом убеждающий старается вызвать желаемое отношение к некоторой точке зрения, используя для аргументации факты, из которых логически вытекают выводы, служащие для обоснования справедливости требования. Факты, приводимые для доказательства, должны быть действительными, типичными, достаточными по количеству и соответствовать выводу. Однако существует и иной метод убеждения, опирающийся на психологические методики, методики дезинформации и управления состоянием модели мира (доводы, связанные с чувствами, желаниями, мотивами) — это направление мы уже затрагивали в ходе изложения.

Оба метода убеждения используют такие приемы доказательства, как ссылка на авторитеты, примеры статистических данных, методы морального и материального стимулирования, которые предполагают позитивное воздействие на личность, воспринимаемое как положительный стимул, в результате которого возникает чувство удовлетворенности, самоуважения, радости, гордости. Психологические исследования показывают, что при решении вопроса о выборе методов убеждения предпочтение следует отдавать поощрению, а не принуждению.

Логически связано с рассуждениями, приведенными выше, еще одно — очень важное — требование к организации аналитического обеспечения управленческой деятельности — требование открытости и объективности методик оценивания результативности ИАР. Данное требование имеет особый вес, поскольку представляет собой основу для решения задачи поддержания высокой мотивации сотрудников к ведению ИАР.

Человек всегда отождествлял природу с высшей божественной справедливостью. Случай был концентрированным выражением природных сил, поэтому жребий часто использовался для решения задач с неопределенностью, задач, связанных с выбором в условиях равенства предпочтений. Человек всегда старался снизить психологическую нагрузку, ложащуюся на него при решении задач оценивания, выбора... Принятие решения — это всегда стресс...

Алгоритмизация процессов принятия решения, особенно при оценивании деятельности, является инструментом двойного назначения: с одной стороны алгоритм выступает в качестве инструмента, предназначенного для снижения стрессовых нагрузок на лицо, принимающее решение, а с другой — выступает в качестве инструмента формального обоснования правильности и справедливости решения. В организациях, где существует возможность сведения процесса оценивания деятельности к совокупности формальных процедур, психологический климат более благоприятен, что очень важно для ИАР. По этой причине важным направлением в сфере ИАО субъектов управления является введение в использование организациями, осуществляющими ИАО, автоматизированных информационных систем комплексной поддержки ИАР.

Системы комплексной поддержки ИАР представляют собой инструментальную среду поддержки деловых процессов, реализуемых в организации по всем направлениям деятельности: от информационной работы до процессов управления и оценивания результативности деятельности отдельных элементов организационной системы. Применительно к специфике ИАР, подобные системы особенно полезны, поскольку, представляя собой компонент информационной инфрастуктуры организации, они могут осуществлять мониторинг деятельности всех элементов и подсистем в фоновом режиме. Эта возможность обусловлена спецификой продукции и производственного цикла, реализуемого в системе ИАО.

По существу вся информационная продукция проходит непосредственно через компоненты информационной инфраструктуры, что создает уникальную возможность учета, а значит, и оценивания организационной, коммуникационной и информационной активности элементов системы ИАО, а также отслеживания процессов целеполагания и формирования коалиций. Кроме того, подобные системы могут выступать в качестве инструмента ведения персональных и групповых рейтингов, а также инструмента поддержки процессов подготовки и переподготовки специалистов.