Искусство управления в условиях кризиса состоит в следующем
• Оперативное выявление причины кризиса и возникающих проблем и их возможных последствий.
• Сбор всей необходимой для принятия возможных решений информации.
• Правильная оценка кризисной ситуации, определение негативных факторов, возможных видов ущерба, оценка возникающих неопределенностей, рисков, угроз и возможных последствий.
• Выбор соответствующих методов, средств, инструментов и техник проектного управления для снижения негативных последствий кризисных явлений.
• Применение профилактических мер в отношении негативного влияния окружения, составление и реализация оптимальных сценариев решения проблем и выхода из кризиса.
Руководитель проекта должен сохранять спокойствие, выдержку и позитивный настрой, работать в постоянном контакте с владельцем (спонсором) проекта и другими заинтересованными сторонами, безотлагательно информируя их обо всех изменениях. Руководитель проекта должен применять различные методы для оценки влияния турбулентного окружения и последствий кризиса, привлекать к работе необходимых экспертов и консультантов для оказания поддержки по вопросам управления в условиях кризиса.
Все используемые в компании модели и инструменты проектного управления в период кризиса должны быть адаптированы с целью повышения динамических характеристик системы управления. Среди современных методов проектного управления, обеспечивающих наибольший эффект в условиях кризиса, следует отметить именно динамическое управление портфелями проектов и программ организации, обеспечивающее непрерывную обратную связь и мониторинг (внешней и внутренней среды, а также системы управления), постоянную оценку значимости всех проектов и направлений бизнеса в антикризисной стратегии организации, оптимизацию календарных и ресурсных планов.
Для традиционных методов управления проектами, таких как управление по временным и стоимостным параметрам, управление рисками и других функциональных областей, должен быть радикально повышен уровень оперативности принятия решений и минимизировано время реакции на изменения во внешней и внутренней среде проекта.
В условиях кризиса проекты и проектное управление сами становятся экстренными мерами по снижению последствий кризиса и даже спасению самого предприятия. Перечислим возможные основные темы антикризисных проектов:
ликвидация, консервация, сохранение бизнеса и организаций;
слияние, перепрофилирование, развитие организаций;
сокращение объема производства, численности персонала;
реструктуризация финансового портфеля, портфеля проектов и программ;
инновационное развитие, внедрение новых технологий и продуктов, изменение целей и стратегии развития организации;
внедрение корпоративной системы проектного управления с учетом влияния кризиса.
ВОЗМОЖНЫЕ ЭТАПЫ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ В УСЛОВИЯХ КРИЗИСА
• Определите проблемные области, возникшие в результате кризисных явлений, дайте адекватный прогноз развития ситуации и возможных последствий для организации. Выявите и оцените факторы окружения, оказывающие влияние на проектную деятельность.
• Разработайте антикризисную программу организации и план ее реализации, уведомьте о ней все заинтересованные стороны.
• Проведите корректировку ценностей, целей, форм и стратегии проектной деятельности организации в условиях кризиса и согласуйте их с заинтересованными сторонами. Скорректируйте планы проектно-ориентированной деятельности с учетом складывающейся обстановки и антикризисной программы.
• Постарайтесь избавиться от неэффективных проектов, лишних работ, ресурсов, при необходимости увольте лишний персонал.
• Определите цели, стратегию, задачи, модели и методы проектного управления именно в условиях кризиса.
• Проведите оперативную диагностику системы проектного управления в компании и ее окружении. Проведите адаптацию имеющихся методов и средств проектного управления к условиям кризиса и данной организации.
• Внесите необходимые коррективы в корпоративный стандарт проектного управления в связи с изменением условий и практики проектного управления. Распределите ответственность в системе управления между членами команды и заинтересованными сторонами, мотивируйте сотрудников, проведите тренинг персонала в области проектного управления в условиях кризиса.
• Активируйте антикризисный режим функционирования системы проектного управления, обеспечивающий усиление контроля, сокращение времени реакции, снижение рисков и излишних расходов.
• Введите систему мониторинга ключевых событий внешней среды и реализации планов в реальном времени, анализируйте и регулируйте ход выполнения работ, вносите необходимые изменения системно.
• Контролируйте эффективность применяемых антикризисных методов и средств проектного управления и вносите в них необходимые изменения.
• Фиксируйте (документируйте) полученный опыт и применяйте его в будущих проектах.
ТЕМЫ ДЛЯ УГЛУБЛЕННОГО ИЗУЧЕНИЯ ПО КОМПЕТЕНТНОСТИ «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В УСЛОВИЯХ КРИЗИСА»
Особенности проектного управления в условиях кризиса.
1. Антикризисное управление проектами План ответного реагирования на влияние динамического окружения в условиях кризиса.
2. Резервы времени и средств на смягчение последствий кризисных явлений.
3. Инструменты и техники снижения влияния динамического окружения в условиях кризиса.
4. Стратегии и планы ответного реагирования на последствия кризиса.
5. Инструменты и техники выявления источников влияния динамического окружения.
6 Планирование сценариев реакции на последствия кризиса.
7. SWOT-анализ: анализ достоинств, недостатков проекта, его возможностей и угроз.
8. Системный подход в управлении проектами, его применение в условиях кризиса.
9. Методологический инструментарий управления проектами в условиях кризиса.
10. Система коммуникаций и ведения документации в проекте в условиях кризиса