Разновидность совещаний и их организация
Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний
Цели совещания
Деловое совещание – это процесс обмена информацией между его участниками с целью повышения эффективности деятельности предприятия.
По целям созыва совещания можно подразделить на следующие категории:
1) совещание аналитического характера. Докладчик знакомит участников совещания с аналитической информацией, новыми технологиями, новыми продуктами и т. д. Это в основном монолог. Если объем доклада велик, то имеет смысл разослать его полный текст или его тезисы участникам заблаговременно, а на совещании сократить объем выступления, провести лаконично логическую нить рассуждений, представить иллюстративный материал, сделать выводы и ответить на вопросы;
2) выработка коллективного решения. На таком совещании каждому участнику предоставляется возможность выразить свое мнение и внести предложение по конечному решению. Отсюда важное условие: на совещание приглашаются только те, чье мнение важно для решения вопроса. Руководителю не следует назначать совещание по вопросу, решение по которому он уже принял. Участники это поймут и сочтут этот созыв немотивированным. Такое совещание окажет отрицательное воздействие на рабочий настрой участников, причем не только во время совещания, но и после него. Если руководителю нужно получить одобрение коллектива по принятому им решению, то именно так это и должно быть заявлено;
3) одобрение идей, программы, решения. Для того чтобы заручиться поддержкой участников совещания, нужно, чтобы предложенная идея или программа вызвали у них интерес и положительный резонанс. Здесь, вероятно, необходимо провести соответствующую подготовительную работу. Если обсуждаемый вопрос не вызывает у участников энтузиазма или характеризуется отрицательно, вполне возможно, что другого отношения он и не заслуживает. В любом случае у участников совещания должна быть возможность внести конструктивные предложения, влияющие на принятие решения;
4) примирение различных точек зрения. Иногда возникает необходимость собрать «круглый стол», для того чтобы погасить внутренний конфликт. Нужно выслушать и обсудить различные точки зрения и привести их к согласию. Нельзя допустить, чтобы противники укрепились в своих противоположных позициях. Если в конфликт вовлечены большие группы, результативнее будет провести предварительные переговоры с представителями этих групп. Здесь важно как дать возможность высказаться участникам «круглого стола», так и дать им возможность услышать оппонентов, а для этого количество участников должно быть минимальным;
5) возобновление прерванного проекта. Если возобновляется прерванный проект, нужно восстановить и сделать прозрачной всю цепочку административного управления проектом. Необходимо снять все сомнения и разрешить организационные вопросы участников проекта, тем самым преодолеть торможение и препоны в каких-либо звеньях цепи;
6) выработка новых идей и концепций. Это совещание творческого характера. По духу ему больше соответствует метод «мозговой атаки». Совещание подобного рода желательно проводить в атмосфере, отличной от обычных служебных совещаний, более раскованной, более комфортной. Главный принцип – выслушиваются все предложения, запрещается критиковать, высмеивать и отвергать предложения. Наиболее плодотворные идеи записываются и выносятся для дальнейшего обсуждения и доработки.
Все участники совещания должны быть заблаговременно ознакомлены с повесткой дня. Никто не должен испытывать недопонимания целей созыва совещания и сомневаться в его мотивированности.
Подводя итоги:под совещаниями следует понимать форму управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенный хронологический период, в заранее обусловленном месте для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу. Поскольку круг вопросов, по которым может собираться совещание, очень широк, поэтому и существует такое многообразие категорий совещаний.
Разновидность совещаний и их организация
Комплекс организационно-технических мероприятий по организации и проведению совещаний включает следующие мероприятия:
1) выработку повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
2) ознакомление с повесткой дня предполагаемых участников;
3) выработку регламента совещания;
4) подготовку материалов, намечаемых для рассмотрения на совещании:
а) доклада, информации организатора совещания;
б) доклада, информации предполагаемых участников совещания;
в) справочно-информационных материалов (справок, актов, заключений и т. п.), которые могут потребоваться в ходе работы совещания;
г) проекта решения;
5) организационное обеспечение совещания:
а) регистрацию участников;
б) размещение участников;
в) транспортное обеспечение участников;
г) питание участников;
д) культурно-массовые мероприятия;
е) информирование участников по интересующим их вопросам;
ж) снабжение участников канцелярскими принадлежностями;
6) организацию работы секретаря совещания;
7) техническое обеспечение проведения совещания:
а) оснащение помещения техническими средствами.
8) документирование работы совещания;
9) оформление документальных материалов совещания:
а) изготовление протокола (стенограммы), итоговых материалов;
б) размножение итоговых документальных материалов;
в) обеспечение участников итоговыми документальными материалами;
10) анкетирование участников совещания:
а) о работе совещания;
б) об уровне организации и проведения совещания.
В зависимости от количества участников, сложности, объемов вопросов предполагаемого совещания и от других факторов выполнение перечисленного комплекса организационно-технических мероприятий может быть возложено на одного работника (например, секретаря учреждения), на специально выделенное подразделение (например, на хозяйственную службу) или на специально созданную группу сотрудников из разных подразделений. В случае привлечения к организации и проведению совещания группы сотрудников следует составлять план работы этой группы с четким разграничением выполняемых задач и закреплением за каждой такой задачей конкретного сотрудника. План утверждается должностным лицом, ответственным за проведение совещания.
Работа по подготовке к проведению совещания начинается после получения указания должностного лица, ответственного за данное совещание. Указание необходимо даже в том случае, если совещание проводится на основании заранее утвержденного плана подобных мероприятий. Это не бюрократическая процедура и не перестраховка, а подтверждение того, что необходимость в проведении конкретного совещания не утрачена.
Вместе с получением указания о проведении совещания решается и вопрос о его финансовом обеспечении, если это не было предусмотрено при формировании текущего бюджета организация.
Получение задания на проведение совещания предопределяет ход последующих мероприятий: выработку повестки дня и определение круга лиц, привлекаемых или приглашаемых для участия в совещании.
В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т. п.
Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.
Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.
Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если по каким-либо причинам возникает ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.
К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1, 5 – 2 недели до их проведения. Совместно с руководителем секретарь должен:
1) уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;
2) уточнить регламент совещания;
3) оповестить участников;
4) оформить и подготовить к рассылке повестку дня совещания и тезисы основных сообщений;
5) обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;
6) обеспечить регистрацию участников;
7) обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформить результаты протокола и решения, проконтролировать ход выполнения решений. В ряде случаев секретарь может выполнять функцию регистратора. В ходе совещания он не дает никому никаких оценок. Он просто фиксирует идеи. Он ни в коем случае не должен редактировать высказывания, основываясь на собственном мнении. Именно он должен уловить рациональное зерно, понять его суть и записать. Он может на секунду прервать выступавшего, чтобы тот четко сформулировал свое предложение. Поэтому совещание идет своим ходом, не затягиваясь, а может, и, наоборот, ускоренными темпами, так как регистратор в состоянии сразу определить повтор предложений. Он должен записывать основные мысли собравшихся на больших листах бумаги.
Для оповещения участников секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения.
За 1 – 1, 5 ч до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой и стакан (для выступающих) или минеральную воду и т. п.
Регистрацию участников начинают за 30 мин до начала совещания.
Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.
Место руководителя – в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места – справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам – участницам совещания.
Рабочее место стенографистки следует выбрать так, чтобы она хорошо слышала речи выступающих.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.
Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входят раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших; сообщение руководителю об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение о наступлении времени перерыва.
По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.
На оформление протокола совещания отводят обычно 2 – 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.
По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.
Подводя итоги:секретарь как помощник руководителя должен владеть все необходимой информацией по подготовке и проведение совещаний, так как о того, как подготовлено совещание, напрямую зависит его результат.