Часть 1: Создание таблиц и заполнение их данными

Практическая работа №23.

Создание новой базы данных. Заполнение таблиц данными. Связывание таблиц

Цель работы:

- получить практические навыки работы в программе MS Access по построению, форматированию и редактированию таблиц в режиме Конструктор.

- научиться связывать таблицы по заданному полю.

Итог работы: Отчёт в форме подробного алгоритма выполнения задания. (В тетради для отчёта по практикумам),

Оборудование:

1. ПЭВМ, MS Access 2010;

2. Интерактивная доска

Краткие теоретические сведения

СУБД Access является системой управления базами данных. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базе данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в них содержится, то есть Поля обладают свойствами, от которых зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.

Очевидным уникальным свойством любого поля является его Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом. Но кроме имени у поля есть еще свойство Подпись.

Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В послед­нем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи.

Таблицы — основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц. Таблицы можно создавать как в режиме таблиц, так и в режиме "Конструктор", который тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.

Как мы знаем, с документом в программах можно делать все что угодно, пока не настала пора его сохранять. Испортив неаккуратными дей­ствиями исходный документ, можно отказаться от сохранения и вернуться к работе с прежней копией. В базах данных всё происходит по-другому. Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами. Сама база — это документ. Ей соответствует файл на диске, и мы можем сделать его копию. Структура таблиц — тоже документ. При изменении струк­туры таблицы система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений.

Содержание таблиц — это совсем другое дело. Его нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются авто­матически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока мы работаем с таблицей, происходит ее непре­рывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немед­ленно записываются на жесткий диск.

Ход работы:

Часть 1: Создание таблиц и заполнение их данными.

1. Запустите программу Microsoft Access.

2. Выберите команду Новая база данных. Дайте файлу имя: МАТЕРИКИ.

3. Откроется окно новой базы – МАТЕРИКИ: БАЗА ДАННЫХ по умолчанию в режиме Таблицы.

4. Перейдём в режиме Конструктор, при этом появится запрос об имени нашей таблицы, назовём её Материки (так же как и нашу базу) – откроется бланк создания структуры.

таблицы. В верхней части бланка вводятся имена полей и тип данных.

В нижней части определяются свойства полей.

6. Для первой таблицы введите следующие поля и их свойства

(табл. 1).

7. Создадим вторую таблицу путем ввода данных в режиме Таблицы. Для чего на ленте выберем вкладку Создание – Таблицы. По умолчанию мы сразу находимся в режиме таблицы.

8. Заполним один столбец названиями вершин: Аконкагуа, Вильсон, Джомолунгма (Эверест), Килиманджаро, Косцюшко, Мак-Кинли.

9. Переименуем Поле1 в Название вершины. Закроем таблицу, сохранив её под именем – НАЗВАНИЕ ВЕРШИН.

9. Войдем в режим конструктора для этой таблицы и изменим имя

(Нв) и размер поля (21).

10. Войдем в режим конструктора таблицы МАТЕРИКИ.

11. Для поля Нв в типе полей выберем из раскрывающегося списка Мастер подстановок. Создадим подстановки, используя таблицу «Названия вершин», двигаясь по шагам мастера. В окне конструктора таблицы откроем вкладку Подстановка, обратим внимание на заполненные значения.

12. Для связи с будущей таблицей РЕКИ надо задать ключевое поле. В

нашем примере это будет поле «Код». Щелчком правой кнопки мыши от-

кройте контекстное меню поля «Код» и выберите в нем пункт Ключевое поле.

13. Закройте окно Конструктора.

14. Создадим третью таблицу РЕКИ в режиме Конструктор (табл. 2).

Таблица 2

15. Для поля Код в поле свойства Условие на значение введите <10, в

поле Сообщение об ошибке – неверно набран код.

16. Ключевое поле для таблицы РЕКИ не задавать – для текущей за-

дачи оно не требуется. Закройте таблицу РЕКИ, сохранив изменения.

17. В окне МАТЕРИКИ: БАЗА ДАННЫХ откройте по очереди соз-

данные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (6 записей, табл. 3, 4).

Названия вершин выбирайте из раскрывающегося списка, соответствующего столбца.