Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт (в крупном учреждении служба информационно-документационного обеспечения управления) на основе этого банка данных обязан в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. Для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаются в течение года.

Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая - в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеется две карточки – в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется для создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.

По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период.

По региону: области; городу.

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних – подписания документа, от и до);

регион, по которому ведется поиск (страна, область);

организация (корреспондент/адресат);

содержание (тема).

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Отправка документов

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем, или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют:

правильность его оформления;

наличие подписи;

наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

наличие заголовка;

правильность адресования;

если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке по почте документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Формирование дел

Формирование дел – группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Основные правила:

- в дела подшиваются только исполненныедокументы с отметкой об их исполнении;

- в дела с перепиской подшиваются запрос и ответ на него;

- подшиваются полностью оформленные документы;

- черновики в дела не подшиваются;

- формируются документы в дела строго по номенклатуре дел.

Номенклатура дел – это список наименований дел, заводимых на предприятии на год с указанием сроков их хранения.

Для правильной формулировки заголовков дел и установления сроков их хранения пользуются перечнями материалов, в которых указаны сроки хранения. Предприятие должно иметь сводную номенклатуру дел, которая состоит из индивидуальных номенклатур каждой структурной единицы (отдела, службы, ответственных исполнителей, общественных организаций предприятия). Без номенклатуры дел ведение делопроизводства на предприятии недопустимо. Номенклатура утверждается руководителем предприятия и согласуется с архивной службой в установленном порядке.

Хранение дел в отделах (оперативное). Дела находятся в отделах в течение делопроизводственного года. Как правило, их размещают в шкафах на полках. Хранение дел у исполнителей недопустимо. По окончании этого срока дела с постоянным сроком хранения поступают в архив предприятия, а документы временного срока находятся на местах до истечения срока хранения.

Срок хранения исчисляется с момента окончания делопроизводственного года. Например, дело заведено в 2000 г., его срок хранения – 3 года. Дело можно уничтожить после 1 января 2004 г. по акту, который утверждает руководитель предприятия.

По окончании делопроизводственного года документы постоянного срока хранения должны быть обработаны:

- документы снимают со скоросшивателя;

- удаляют скрепки и другие металлические предметы;

- проверяют правильность оформления каждого документа, при необходимости возвращают документ на дооформление;

- систематизируют документы: по хронологии, номерам, тематике и другим признакам;

- в конце дела помещают лист-заверитель;

- в начале дела должна находиться внутренняя опись документов дела;

- документы подшивают в четыре прокола в твердые обложки;

- листы нумеруют;

- четко формулируют заголовок дела.

Оформленные дела систематизируют по годам, внутри года – по значимости документов и включают в опись. На предприятиях составляются две описи: опись №1 – на документы постоянного срока хранения и опись № 2 – на документы по личному составу.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения осуществляется по актам.