Краткие теоретические сведения. В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Отчет¾ это набор данных, удовлетворяющий пользователя, как по содержанию, так и по форме и предназначенный для вывода на печать.

Данные для отчетов берутся из таблиц и запросов. Дополнительные данные можно ввести в отчет при его разработке.

Создание отчета в Access осуществляется в окне базы данных на вкладке ОТЧЕТЫ. При нажатии кнопки СОЗДАТЬ открывается окно НОВЫЙ ОТЧЕТ с вариантами способов создания отчетов. В Access возможны следующие режимы создания отчетов:

КОНСТРУКТОР ¾ дает возможность самостоятельного проектирования отчетов;

МАСТЕР ОТЧЕТОВ позволяет создать отчет, задавая ряд вопросов, касающихся структуры, содержания и оформления отчета, исключая возможность не корректных действий;

АВТООТЧЕТ: В СТОЛБЕЦ создает отчет в столбец;

АВТООТЧЕТ: ЛЕНТОЧНЫЙ создает ленточный отчет;

МАСТЕР ДИАГРАММ создает диаграмму;

ПОЧТОВЫЕ НАКЛЕЙКИ используется для создания почтовых наклеек на конверты.

КОНСТРУКТОР позволяет создавать отчеты на основании только одной таблицы или одного запроса. Если в отчете необходимо использовать данные из нескольких таблиц, то сначала создается запрос на основе этих таблиц, а затем он используется для создания отчета КОНСТРУКТОРОМ.

МАСТЕР ОТЧЕТОВ позволяет создавать отчеты на основании одной или нескольких таблиц, а также одного или нескольких запросов. Поля таблиц и запросов могут включаться в отчет по выбору. Однако МАСТЕР не выполняет создание дополнительных полей, не содержащихся в таблицах или запросах.

4.1. Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты.

4.1.1. Переходим на закладку «Создание» и запускаем Мастер отчетов

4.1.2. В открывшемся окне мастера, выбираем «Таблица: Контакты», добавляем все поля кроме поля «Код», нажимаем «Далее».

Рис. 5.1. Мастер отчетов

4.1.3. В следующем окне мастера оставляем все без изменения и нажимаем «Далее».

4.1.4. Выбираем сортировку по фамилии и нажимаем «Далее».

4.1.5. Ставим переключатели как показано на Рис.5.2. и нажимаем «Далее».

Рис. 5.2. Мастер отчетов

4.1.6. Выбираем стиль оформления отчета – Access 2007, и нажимаем «Готово».

4.2. Конструктор отчетов

Отчет, представленный на Рис. 5.4. имеет ряд недостатков, таких как: одни поля занимают слишком много места, а другие поля не умещаются; отчет занимает больше одной страницы и др.

Эти недостатки можно исправить с помощью конструктора отчетов.

4.2.1. Переходим в режим конструктора – ПКМ на отчете, пункт – Конструктор.

4.2.2. Конструктор отчетов напоминает конструктор форм, в нем также можно изменять размеры, форму и положение элементов. Переместим элементы так, чтобы они не выходили за пределы одного листа и занимали место соответственно содержимому.

Рис. 5.3. Конструктор отчетов

4.2.3. После редактирования переходим в режим предварительного просмотра.

Практические задания

Задание 1

1. Создайте в режиме конструктора отчет на основе таблицы КОНЦЕРТНЫЕ КОСТЮМЫ. Включите в отчет все поля таблицы.

2. В области заголовка отчета введите название отчетаКОНЦЕРТНЫЕ КОСТЮМЫ.

3. Вставьте рисунок в область заголовка отчета. Измените цвет фона для области Заголовок отчета.

4. Подписи полей переместите в область верхнего колонтитула и расположите их на одной линии. Поля в области данных расположите под подписями.

5. Установите для подписей шрифт Times New Roman Cyr, полужирный курсив.

6. В области Нижнего колонтитула добавьте поле, в котором выдается текущая дата, и поле, в котором выдается номер страницы. Подписи этих полей удалите.

7. Подписи полей в области верхнего колонтитула обведите прямоугольником.

8. Сохраните отчет под именемКОНЦЕРТНЫЕ КОСТЮМЫ.

Задание 2

1. Создайте в режиме конструктора отчет на основе таблицы ВЕДОМОСТЬ УДЕРЖАНИЙ. Включите в отчет все поля таблицы.

2. В области заголовка отчета введите название отчета ВЕДОМОСТЬ УДЕРЖАНИЙ.

3. Вставьте рисунок в область заголовка отчета.

4. Подписи полей переместите в область верхнего колонтитула и расположите их на одной линии. Поля в области данных расположите под подписями.

5. Выполните группировку по полю Номер. Порядок сортировки – по убыванию. Поле Номер переместите в область Заголовок группы.

6. В области Нижнего колонтитула добавьте поле, в котором выдается текущая дата. Подпись этого поля удалите.

7. Подписи полей в области верхнего колонтитула обведите прямоугольником.

8. Сохраните отчет под именем ВЕДОМОСТЬ УДЕРЖАНИЙ.

Задание 3

1. Создайте в режиме конструктора отчет на основе таблицы ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЙ. Включите в отчет все поля таблицы.

2. В области заголовка отчета введите название отчета ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЙ.

3. Подписи полей переместите в область верхнего колонтитула и расположите их на одной линии. Поля в области данных расположите под подписями.

4. Установите для подписей шрифт Times New Roman Cyr, полужирный курсив.

5. Для поля Дата установите формат поля Длинный формат даты.

6. Выполните группировку по полю Табельный номер. Порядок сортировки – по возрастанию. Поле Табельный номер переместите в область Заголовок группы.

7. Для области Заголовок группыизмените цвет фона.

8. Сохраните отчет под именем ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЙ.

Контрольные вопросы

1. Что называется отчетом в базе данных?

2. На основе каких данных формируются отчеты в Access?

3. Какие способы (режимы) создания отчета можно использовать в среде Access?

4. Чем характеризуется способ создания отчета с помощью МАСТЕРА?

5. Чем характеризуется способ создания отчета с помощью КОНСТРУКТОРА?

6. Какие структурные области в отчете позволяет оформлять КОНСТРУКТОР и какие данные размещают в этих областях?

7. Как с помощью КОНСТРУКТОРА создать заголовок в отчете?

8. Как с помощью КОНСТРУКТОРА разместить в отчете данные из таблиц- или запросов-источников?

9. Как с помощью КОНСТРУКТОРА выполнить вычисления по группам записей и разместить итоги в отчете?

10. Как с помощью КОНСТРУКТОРА разместить в отчете текущую дату?

11. Как с помощью КОНСТРУКТОРА выполнить нумерацию страниц в отчете?

Литература

1. Демин, В.М. Разработка баз данных в системе Microsoft Access / В.М. Демин, А.В.Кузин. – М.: Форум, 2009. – 224 с.

2. Илюшечкин, В.М. Основы использования и проектирования баз данных: учеб. пособие для ВУЗ / В.М. Илюшечкин. – М.: Юрайт, 2011. – 213 с.

3. Кузин, А.В. Базы данных / А.В. Кузин, С.В. Левонисова: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений. – М.: Academia, 2008. – 320 с.

4. Смирнова, О.В. Access 2007 на практике: справоч. пособие / О.В. Смирнова. – М.: Феникс, 2009. – 160 с.