Как отправить письмо в органы исполнительной власти?

Отправка письма в органы исполнительной власти возможна одним из нескольких способов. Мы приведем примеры именно для Челябинской области, хотя 3 первых способа могут быть использованы в любом регионе, а в случае использования остальных способов, будут меняться лишь электронные адреса отправки и некоторые технические моменты.

Способ 1. Вы доставляете письмо лично

1. Распечатайте письмо в 2-х экземплярах, поставьте дату и личную подпись.

2. Зайдите в орган исполнительной власти по адресу на письме в часы его работы. Вам нужно пройти в отдел по работе с обращениями граждан, секретариат и т.п.

3. Отдайте специалисту один экземпляр письма. На втором экземпляре Вам должны поставить отметку о том, что письмо принято с указанием даты.

Данный способ является самым надежным с точки зрения гарантии получения ответа и возможности повлиять на администрацию в случае отсутствия ответа, так как Вы получаете реальный документ (второй экземпляр Вашего письма) с отметкой о том, что письмо принято. Это будет являться неоспоримым доказательством того, что Вы отправили обращение, в случае каких-либо конфликтов с исполнительными органами власти.

Однако данный способ является самым затратным для Вас по времени отправки обращения.

Способ 2. Вы отправляете письмо по почте

Зайдите в Ваше почтовое отделение и отправьте письмо на адрес органа исполнительной власти как заказное. Отправка подобных писем – платная услуга. Расценки Вы можете узнать в своем почтовом отделении. Однако, только таким образом Вы получите гарантию, что письмо не потеряется и будет доставлено адресату.

Этот способ такой же надежный, как и первый, но несколько дороже, но Вы экономите собственное время на доставку обращения.

Как вариант, можно отправить обращение обычным письмом, это будет дешевле, но гарантии получения ответа будут ниже.

Способ 3. Вы отправляете письмо по электронной почте.

Сейчас на сайте есть возможность сразу отправлять обращение на e-mail органа исполнительной власти сразу же после внесения своих персональных данных при формировании письма. Нужно лишь нажать соответствующую кнопку. Конечно же, чтобы выполнить это действие необходимо, чтобы в данных органа исполнительной власти был указан его e-mail адрес.

По-нашему опыту отправки сообщений подобным способом в Челябинской области выяснилось, что письма не доходят до адресата, либо игнорируются им, либо автоматически помещаются в папку “Спам”. Видимо это связано с тем, что сейчас практически все органы исполнительной власти создали электронные формы для обращений граждан на своих сайтах, которые являются официальными и четко контролируются.

Поэтому мы не советуем пользоваться этим способом отправки писем, хотя в каких-то случаях, возможно, письмо и дойдет до адресата и будет оформлено.

Способ 4. Отправка письма через форму для обращений граждан на сайтах органов исполнительной власти.

На большинстве сайтов органов исполнительной власти есть специальная форма для приема обращений граждан в электронной форме. На данный момент, по-нашему опыту работы в Челябинской области, этот способ отправки является наиболее удобным из всех, позволяет без лишних затрат времени и средств, непосредственно из любого места, где есть интернет, доставить письмо адресату.

Схема работы изначально такая же, как и для предыдущих способов, до момента просмотра данных письма. Далее совершаем следующие действия:

1. Нажмите кнопку «Просмотр», чтобы увидеть, как будет выглядеть Ваше письмо. В режиме предварительного просмотра письмо не сохраняется на сайте.

2. Скопируйте текст обращения в буфер обмена компьютера с помощью функции “Копировать”, либо сочетания клавиш “Ctrl + C”.

3. Нажмите на кнопку “На печать”, чтобы сохранить информацию о создании обращения на сайте, но при этом не печатайте само письмо. После этой процедуры Вы сможете загружать ответы приходящие из исполнительных органов.

4. Зайдите на сайт исполнительного органа власти, в раздел “Прием обращений”, либо “Интернет-приемна”, либо что-то подобное. Перейдите на страницу заполнения электронной-формы обращения. Вот некоторые ссылки для Челябинской области:

- Администрация г. Челябинска: http://priemnaya.cheladmin.ru/add_request

- Администрация г. Копейска: http://www.kopeysk-okrug.ru/internet-priemnaya/

- Администрация г. Магнитогорска:
http://www.magnitogorsk.ru/index.php?option=com_aform&form=receiption

- Администрация г. Миасса: http://xn--80aplwa.xn--p1ai/forma.php

- Администрация г. Кыштыма: http://adminkgo.eps74.ru/InternetReception

- Администрация г. Озерска: http://www.ozerskadm.ru/feedback/index.php

- Губернатор Челябинской области: http://pravmin74.ru/internet-priemnaya-0

- Роспотребнадзор по Челябинской области:
http://74.rospotrebnadzor.ru/virtual/feedback

Рассмотрим дальнейшие действия на примере формы Администрации г. Челябинска. Практически все графы в формах одинаковые с незначительными отличиями.

5. Вставляем скопированный ранее текст в поле “Вопрос”

6. Вносим свои персональные данные в необходимые поля. Не забываем, что необходимо вносить настоящие, действительные данные, иначе обращение не будет принято, либо власти не смогут с Вами связаться в случае дополнительных вопросов. И нажать кнопку “Отправить сообщение”.

Чтобы упростить работу органов исполнительной власти по обработке Вашего обращения, лучше всего предоставить в прикрепленном файле-архиве фотографии зафиксированного объекта, копии ответов других служб и ведомств.