Инициализация (заведение) досье

Если вы решили вести профессиональное досье, то, вероятно, есть смысл начать с тех лиц, которые стоят на ключевых постах и значительно влияют на жизнь компании. Обычно таких людей единицы, максимум десятки. Если конечно вы не руководитель транснациональной компании. Впрочем, в этом случае убедитесь, что досье еще не ведутся. Если окажется, что их нет – можете смело увольнять начальника службы безопасности или прикажите ему немедленно начать эту работу.

Кстати, убедитесь, что исполнители правильно понимают различие между досье и сбором компромата. Досье – это вся информация, которая относится к делу или человеку, в то время, как компромат – это только негативная информация, и та которую можно использовать для шантажа и психологического давления.

Компании, ведущие досье, вырабатывают свои регламенты. Не все сотрудники достойны подробного и развернутого досье, для большинства можно обойтись минимальной конфигурацией. Уровень детализации определяются задачами, которые стоят перед тем или иным досье.

Добавление информации

Решение вопроса о том, кто имеет право на добавление информации в досье, носит исключительно административный характер. Однако следует иметь в виду следующие аспекты:

· человек, добавляющий информацию в досье и человек имеющий доступ к досье на чтение это далеко не одно и тоже. Если досье ведется в электронном виде, то проблема решается довольно просто – выделением особых прав доступа. А как быть, если досье бумажное? Добавление и помещение информации в досье – это две операции. Один человек берет у сотрудника объяснительную, а другой, имеющий право на чтение досье, фактически подшивает объяснительную в дело.

· человек, добавляющий информацию в досье, вовсе не обязательно должен знать о ведении досье. Он просто фиксирует проступок в соответствии с принятыми правилами и регламентами предприятия.

· добавляемая информация должна быть строго структурирована, иначе, когда придет время воспользоваться ей, вы можете оказать в затруднении от долгих поисков.

· добавляемая информация должна быть минимально исчерпывающая. Это значит, что через два года, когда вы решите ей воспользоваться, вам не пришлось бы, что-то додумывать и сочинять.

· добавляемая информация, ни при каких условиях, не должна быть анонимной, обезличенной. Представьте, некто N, составил донесении о том, что сотрудник O систематически нарушает распорядок дня. Чуть позже выяснилось, что сам N был заслан конкурентами для развала компании. Что делать с записями сделанными N? Удалять их из досье или нет, вы прочтете чуть ниже, а сейчас важно понять, что у каждой записи в досье должен быть автор.

Изменение информации

Жизнь идет и многое меняется. Человек может сменить не только фамилию, но даже имя и пол. Наша конституция определяет, что вопрос принадлежности к той или иной национальности решаются самим человеком и не он не может быть принужден к другому выбору. Создается впечатление, что неизменным в течение жизни человека остается только ИНН, если он у вас есть, конечно.

На уровне здравого смысла мы знаем: вероятность одних изменений выше других. Тем не менее, ваша компьютерная программа должна быть приспособлена для реальной жизни, иначе вы можете оказаться в тупике изменения внести необходимо, но вести их невозможно.

Бумажная версия досье этот вопрос несколько упрощает – подшил новую страницу и готово.

Процесс изменения информации несколько напоминает добавление с лишь разницей, что добавленная информация замещает собой пустое место, а изменение то, что было добавлено раньше.

Изменяя и корректируя информацию надо обращать внимание на ключевые моменты. Некоторые из них были рассмотрены ранее:

- человек, изменяющий информацию, может не иметь право на чтение всего досье, но может иметь право на чтение изменяемого блока информации. Это надо сделать, чтобы не поменять «мыло на мыло».

- изменяемая информация по-прежнему должна быть строго структурирована и минимально исчерпывающая.

- информация должна содержать указание на авторство.

Теперь о специфичных для добавленной информации требованиях:

- наша позиция относительно добавляемой ситуации такова: новая информация не должна удалять предыдущую. Фактически ни при каких обстоятельствах. Тогда вы можете проследить, как и что вводилось. Иногда это будет крайне важно. Кроме того, если вы вспомните пример с неким сотрудником N, то поймете, что если ввод лживой информации вытеснит истинную информацию, то в итоге вы получите лживое досье, которое можно только выкинуть.

Удаление информации

Относительно удаления информации мы считаем, что эта функция должна быть заблокирована. Мы не знаем такой ситуации, когда что-то попавшее в досье должно было быть удаленным.

Однако у вас должна быть возможность сделать пометку «Информация не действительна» и дать подробное пояснение как это произошло.

Информация может быть (стать) не действительной по следующим причинам:

- ошибочный ввод. Это касается только компьютерной версии досье. Если объяснительная сотрудника «А» помещена в папку сотрудника «В» (интересно, как это могло произойти), то можно ее вернуть на место. Но целостность информации требует совершения записи в досье сотрудников и том, что такая замена имела место.

- ложная информация. Выяснилось, что человек, добавлявший информацию, преследовал какие-либо деструктивные цели и оговорил другого. Сама информация должна остаться, но опираться на нее в принятии решения – поступать, как герой известного анекдота: «Не приходи больше к нам в гости. Столовой серебро нашлось, но негативный осадок из-за подозрений относительно тебя все равно остался».

- информация вернулась к исходной. Сначала человек был мужского рода, потом сделал операцию и стал женщиной, потом вновь сменил пол на мужской. Представьте, как много информации о личности человека вы потеряете, если удалите промежуточную информацию о поле человека. Пример, конечно, почти фантастический, зато весьма убедительный, по нашему мнению.

- информация утратила актуальность, устарела. Нам не дано знать, что важно будет в ближайшем будущем, а что нет. Досье – это способ структурированного сбора и сохранения информации, а не телефонный справочник предприятий города, который устаревает раньше, чем будет опубликован.

Ознакомление с досье

Ознакомление с досье – это функция, которая должна быть предусмотрена для того человека, на которого досье составлено. Как правило, этот человек не имеет прав на изменение информации, максиму, что ему позволено - – разместить в досье свое мнение о том содержании, которое он увидел.