Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Некоторые отчеты гораздо легче создавать с использованием Мастера отчетов. Мастер отчетов дает большую свободу выбора полей, включаемых в создаваемый отчет. Мастер отчетов предоставляет основу макета для отчета, которую можно потом изменить в Конструкторе отчетов.

В случае использования Мастера отчетов при создании нового отчета можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов.

Для создания нового отчета с помощью Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

1. В области переходов щелкнуть название того объекта БД (таблицы или запроса), который должен использоваться в качестве источника данных для нового отчета. Например, запрос «Заказы на товары» БД «Борей».

2. Перейти на вкладку Создание ленты инструментов и в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Мастер отчетов. Откроется окно диалога Создание отчетов.

3. Далее необходимо отвечать на вопросы Мастера, расположенные на вкладках окна дилога. На первой вкладке в поле со списком Таблицы и запросы отобразится имя таблицы или запроса, выбранных нами в качестве источника данных в области переходов. В случае необходимости можно выбрать в этом поле со списком другой источник данных.

Ниже в окне Мастера будут перчислены все поля выбранного источника в списке Доступные поля. Необходимо перенести из списка Доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые мы хотим отобразить в отчете.

Если отчет основан на нескольких таблицах, то можно в поле со списком Таблицы и запросы выбрать следующую таблицу и проделать с ней ту же операцию по переносу полей.

Затем щелкнуть по кнопке Далее.

4. На следующей вкладке выбирается способ размещения информации в отчете. В случае необходимости можно добавить уровни группировки или, наоборот, отменить их. Справа отображается макет создаваемого отчета. После выбора нужного варианта размещения информации в отчете щелкаем по кнопке Далее для перехода к следующему окну Мастера.

5. В этом окне задается порядок сортировки информации в отчете. Можно задать сортировку записей в отчете по различным полям (до 4-х полей), либо совсем отказаться от сортировки, выбрав из поля со списком строку (Отсутствует). Щелкаем по кнопке Далее.

6. На следующей вкладке Мастера отчетов предлагается выбрать вид макета для отчета (в столбец, табличный, выровненный). Выбор сопровождается показом макета отчета в левой части окна Мастера. Также на этой вкладке выбирается ориентация макета отчета (книжная, альбомная). Щелкаем по кнопке Далее.

7. На следующей вкладке Мастера выбираем стиль оформления отчета в списке стилей. Выбор сопровождается показом макета отчета. Щелкаем по кнопке Далее.

8. На последней вкладке окна диалога Мастера отчетов задается имя отчета. MS Access предлагает имя по умолчанию. С ним можно согласиться или присвоить свое имя. Также в этом окне выбираются дальнейшие действия с отчетом (Просмотреть отчет; Изменить макет отчета). Щелчок по кнопке Готово открывает нам созданный отчет для выполнения дальнейших действий.

Создание отчета с помощью Конструктора

Цель отчета - извлечь из разрозненных данных, хранящихся в БД, ценную информацию.

Создание отчета предусматривает выполнение следующих этапов:

1. Определение макета отчета

Первым этапом создания отчета является создание его макета. В макете отчета содержится перечень необходимых полей. Например, макет отчета «10 самых крупных заказов» из БД «Борей» имеет в режиме Конструктора отчетов вид, представленный на рис. 10.2.

рис. 10.2. Отчет в режиме Макета

Разделы отчета

Как видно из рис. 10.2, окно Конструктора отчетов подобно окну Конструктора форм, это окно, в котором создаются и модифицируются отчеты.

Основные различия между окном Конструктора отчетов и окном Конструктора форм заключаются в разделах, которые создают структуру. Для Конструктора отчетов это следующие разделы:

· Заголовок отчета - печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

· Верхний колонтитул - печатается вверху каждой страницы.

· Заголовок группы - печатается перед обработкой первой записи группы.

· Область данных - печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.

· Примечание группы - печатается после обработки последней записи группы.

· Нижний колонтитул - печатается внизу каждой страницы.

· Примечание отчета - печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Таким образом, по сравнению с Конструктором форм в Конструкторе отчетов добавлены разделы для работы с группами данных.

2. Сбор данных

После разработки общего формата отчета следует подобрать необходимые данные. В отчете можно использовать данные из одной таблицы БД или результирующий набор данных запроса. С помощью запроса можно связать несколько таблиц, а затем использовать результаты выполнения запроса в качестве источника записей отчета. Результирующий набор данных в MS Access можно рассматривать как одну таблицу. Можно выбрать поля, записи и порядок сортировки записей в запросе. Например, на рис. 10.3 представлен запрос «Десять первых заказов по сумме», включающий поля из таблицы и двух других запросов БД «Борей».

Результирующая таблица, полученная после выполнения запроса «Десять первых заказов по сумме», представлена на рис. 10.4.

рис. 10.3. Запрос «Десять первых заказов по сумме» для создания отчета

рис. 10.4. Результат выполнения запроса «Десять первых заказов по сумме»

3. Создание нового отчета и связь его с запросом или таблицей

После того как запрос готов, необходимо создать новый отчет и связать его с данным запросом.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. На ленте инструментов перейти на вкладку Создание.

2. В группе Отчеты щелкнуть по кнопке Конструктор отчетов. Откроется окно Конструктора отчетов с разделами Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул.

3. Для того чтобы выбрать Источник записей отчета необходимо при выделенном квадратике (1 на рис. 10.5), обозначающем принадлежность свойств всему отчету, щелкнуть на ленте инструментов на вкладке Конструктор контекстного меню Инструменты конструктора отчетов кнопку Страница свойств . При этом откроется Окно свойств, относящихся ко всему отчету в целом. На вкладке Данные или на вкладке Все этого окна необходимо из распахивающегося списка выбрать таблицу или запрос, являющийся источником записей для создаваемого отчета. В нашем случае это запрос «Десять первых заказов по сумме» (рис. 10.5).

рис. 10.5. Выбор источника записей для отчета

4. Определение размеров страницы отчета и ее макета

При планировании отчета необходимо задать параметры страницы, а также размер бумаги и тип принтера, которые будут использоваться для распечатки отчета. Эти установки проводятся на вкладке Параметры страницы контекстного меню Инструменты конструктора отчетов ленты инструментов.

В самом окне создания отчета необходимо задать ширину макета отчета. Для этого необходимо переместить правую границу окна с помощью указателя мыши до нужной ширины (например, 18 см), отмеряя ее по горизонтальной линейке.

5. Размещение полей в отчете

Помимо имеющихся на рис. 10.5 в отчет можно добавить еще области Заголовок отчета и Примечание отчета из контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по области отчета, или с помощью кнопки Заголовок , расположенной в группе Элементы управления контекстного меню Инструменты конструктора отчетов – Конструктор ленты инструментов.

В MS Access для размещения полей в отчетах, как и в формах, широко используется метод перетащить и отпустить, поддерживаемый в Windows. Размещенные в отчете поля называют элементами управления. Любой элемент управления имеет источник элемента управления (некоторое поле), с которым он связан.

Размещение элементов управления в отчете выполняется:

1. Вызвать список полей, которые можно добавить в отчет из источника данных, с помощью кнопки Добавить существующие поля, расположенной в группе Сервис контекстного меню Инструменты конструктора отчетов – Конструктор ленты инструментов.

2. Перетащить необходимые поля из списка полей в область данных окна Конструктора отчетов или перенести необходимые поля из списка полей двойным щелчком по каждому необходимому полю.

Или

1. Задать тип элемента управления с помощью щелчка на соответствующей кнопке в группе Элементы управления контекстного меню Инструменты конструктора отчетов – Конструктор ленты инструментов и в окне свойств данного элемента, вызываемого с помощью кнопки Страница свойств, расположенной на вкладке Конструктор контекстного меню Инструменты конструктора отчетов ленты инструментов, и указать имя поля, связанного с данным элементом управления.

6. Работа с надписями и полями

При перемещении с помощью мыши поля из окна списка полей автоматически будет создано не только поле, но и присоединенная к нему надпись.

Для того чтобы конечный отчет имел вид таблицы, в которой заголовки столбцов отображаются один раз вверху страницы, необходимо перенести надписи полей из области данных в область верхнего колонтитула.

Для этого необходимо:

1. Перейти в режим Макета.

2. Выделить все надписи и поля отчета щелчком левой кнопки мыши по каждому объекту, удерживая в нажатом положении клавишу Shift.

3. Затем щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Макет – Табличный.

4. Перейти в режим Конструктора отчетов и посмотреть на произошедшие изменения с элементами управления отчета: надписи переместились в область Верхнего колонтитула и расположились в одну строку; поля в Области данных тоже расположились в одну строку под соответствующими надписями. Остается только подтянуть поля к верхнему краю Области данных, и изменить размер Области данных в соответствии с высотой полей.

5. При необходимости изменить горизонтальное расположение элементов управления отчета.

Для изменения свойств элемента управления необходимо отобразить на экране окно свойств элемента управления.

Оно вызывается одним из следующих способов:

· дважды щелкнуть на границе элемента управления;

· щелкнуть по кнопке Страница свойств, расположенной на вкладке Конструктор контекстного меню Инструменты конструктора отчетов ленты инструментов;

· щелкнуть правой кнопкой мыши по элементу управления и выбрать из контекстного меню команду Свойства.

С помощью окна свойств можно просмотреть параметры свойств элемента управления и выполнить их редактирование.

7. Сортировка и группировка данных

Сортировка позволяет задать порядок отображения записей в режиме таблицы, форме или в отчете на основе значений в одном или нескольких полях. Это важно, если данные необходимо просмотреть в порядке, отличном от порядка их ввода. Хотя можно отсортировать данные с помощью запроса, рекомендуется это делать непосредственно в отчете, так как при изменении запроса в отчете будет сохранен правильный порядок следования записей.

Правильный порядок следования записей можно реализовать путем группировки, т.е. разбиения связанных записей на группы. Прежде чем добавлять группировку в отчет, следует задать порядок сортировки хотя бы по одному полю. Это можно сделать с помощью окна Группировка и сортировка, которое показано на рис. 10.6. Оно открывается щелчком по кнопке Сортировка и группировка, расположенной в группе Группировка и итоги контекстного меню Инструменты конструктора отчета – Конструктор ленты инструментов.

рис. 10.6. Окно Группировка и сортировка

В окне на рис. 10.6 щелкнуть по кнопке Добавить сортировку. Откроется список Сортировка – Выбрать поле. Из этого списка выбрать нужное поле для сортировки (например, поле ИД Заказа). В следующем появившемся распахивающемся списке выбрать порядок сортировки: от минимального к максимальному или от максимального к минимальному.

Дополнительные свойства сортировки и группировки для поля (в нашем случае, ИД Заказа) можно установить, щелкнув по кнопке Больше, которая появляется при выборе поля для сортировки.

Если для свойств Заголовок группы и Примечание группы установить значения С разделом заголовка и С разделом примечания, то при этом в окне отчета появятся дополнительные области Заголовок группы «ИД Заказа» перед Областью данных и Примечание группы «ИД Заказа» после Области данных. Можно добавить заголовок каждой группы данных, нажав на гиперссылку добавления в разделе С заголовком.

Группировку можно установить с помощью соответствующего параметра по всему значению, для первых 5, 10, 100, 1000 значений или другую. В поле Интервал можно установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы. Для группировки по одному первому символу это значение равно 1. Также можно установить параметр Не удерживать группу на одной странице; Удерживать группу на одной странице; Удерживать заголовок и первую запись на одной странице.

Отчет, полученный на основе запроса «Десять первых заказов по сумме», сгруппированный по названию организации-заказчика, расположенному в алфавитном порядке от А до Я, имеет вид, представленный на рис. 10.7.

В этом отчете в область Заголовок группы «Название» бланка отчета выводится крайняя правая буква в названии, по которой создавалась очередная группа, с помощью функции Right.

В отчете на рис. 10.7 вставлен текст заголовка отчета в элемент Надпись и дата создания отчета с помощью функции Date по заданному формату:

Format(Date();"dd-mmm-yyyy").

При выполнении отчета данная функция выводит текущую дату в виде, например, 22-мар-2009.

Страницы отчета на рис. 10.7 пронумерованы в нижнем колонтитуле с помощью выражения:

"Стр."&[Page]&"из"&[Pages],

где [Page] - номер текущей страницы отчета;

[Pages] - общее количество страниц в отчете.

рис. 10.7. Отчет «10 самых крупных заказов» в режиме Предварительного просмотра

8. Печать или просмотр отчета

На рис. 10.7 изображен отчет, который можно увидеть в окне Предварительного просмотра. Если отчет удовлетворяет пользователя, то его можно распечатывать. В противном случае необходимо щелкнуть по кнопке Закрыть для возврата в окно Конструктора и внести необходимые изменения.