Подготовка, порядок проведения и анализ результатов переговоров

Функциональные цели деловых переговоров

Деловые переговоры – это процесс согласования условий совместной деятельности контрагентов, имеющих собственные интересы, с целью их сбалансирования. Цель переговоров – выработка приемлемого для обеих сторон варианта для отражения в договоре.

Деловые переговоры должны иметь три этапа: подготовка к проведению или организация; собственно переговоры; анализ переговоров. Следовательно, переговоры имеют содержательный и процессуальный аспекты. Содержательный аспект – это то, о чем пойдет речь на переговорах, процессуальный – порядок их проведения.

От уровня организации деловых переговоров зависит успех в достижении поставленных целей, а также репутация организации в деловых кругах. Профессиональные переговоры являются мощным инструментом при урегулировании конфликтов, спорных вопросов, организации эффективной совместной деятельности предприятий. Они способствуют выявлению сфер соприкосновения коммерческих интересов, причин разногласий, несовпадения интересов, а также формируют информационную базу для анализа текущей ситуации на рынке.

Функциональные цели переговоров можно объединить в следующие группы:

информационная функция – реализуется при первом знакомстве;

коммуникативная функция – реализуется при установлении взаимоотношений;

информационно-коммуникативная функция – реализуется в процессе взаимных консультаций, бесед и встреч;

деструктивная функция – при переговорах изначально не планируется подписание документов;

рекламная функция – презентация предприятия и его интересов.

Таким образом, коммерческие переговоры служат для налаживания хозяйственных связей с контрагентами, выяснения и разрешения текущих разногласий с поставщиками и покупателями, сбора информации о субъектах коммерческой деятельности на рынке товаров и услуг.

Виды деловых переговоров

В коммерческой практике различают ознакомительные переговоры, переговоры по заключению договора на продажу товаров и переговоры по рассмотрению претензий.

Ознакомительные переговоры проводятся с целью выяснения взаимной заинтересованности и возможности установления торговых связей. Руководителем обычно назначается представитель отдела маркетинга, а в состав участников могут быть приглашены представители отдела по координации закупок и продаж. Этой группе необходимо определить перечень передаваемого контрагенту информационного и рекламного материала.

Переговоры по заключению договора на продажу товаров. Ответственным за проведение этих переговоров может быть назначен начальник отдела продаж. В состав группы может быть включен представитель отдела маркетинга и цен. В процессе подготовки происходит ознакомление со справкой на контрагента и составление проекта договора.

Переговоры по рассмотрению претензий. Это может быть, например, просрочка платежа или поставки. Руководителем переговоров назначается коммерческий директор предприятия. В состав группы включается представитель оперативной коммерческой группы, исполняющей этот договор, юрист и др.

Документы для изучения: справка на предприятие; текст претензии; коммерческая переписка. При подготовке к переговорам необходимо проанализировать текущую ситуацию и подготовить несколько вариантов удовлетворения претензии с минимальными потерями.

Подготовка, порядок проведения и анализ результатов переговоров

Подготовка к переговорам формирует условия для успешного достижения планируемого результата и включает в себя два этапа: организационную работу и подготовку содержательной части.

Организационная работа. Для проведения деловых переговоров на средних по величине предприятиях создается протокольная группа из 2-3 сотрудников, в крупных компаниях образуют специальные протокольные отделы, на мелких предприятиях ведение переговоров поручается помощнику и секретарю генерального директора организации.

Переговоры должны назначаться с учетом времени, необходимого на подготовку основных вопросов. Вступление в переговоры без достаточной подготовки приводит к тому, что договор подписывается с грубыми ошибками или к неоправданным уступкам, допущенными неподготовленной стороной.

Для переговоров выделяется просторное помещение с большим круглым столом. При необходимости переговоры обслуживаются специально выделенными работниками.

Подготовка к переговорам зависит от ожидаемого круга обсуждаемых вопросов и характера планируемых к подписанию документов. В зависимости от предполагаемого предмета переговоров работник, назначенный ведущим эти переговоры, должен:

подобрать участников переговоров со стороны предприятия и согласовать их кандидатуры с непосредственным руководством;

предложить участникам ознакомиться со справочным материалом на контрагента и необходимыми коммерческими документами;

составить проекты коммерческих документов, которые предполагается подписать в результате переговоров;

оценить необходимость проведения совещания с представителями специализированных отделов и опытными экспертами по тематике предстоящих переговоров.

Для подготовки к переговорам рекомендуется использовать следующие методы:

составление балансовых листов, в которых представлены собственные интересы и интересы партнеров;

метод «мозгового штурма» - направлен на порождение новых идей, вариантов решения проблемы, но не на их оценку;

экспертные опросы – опрос специалистов или лиц со стороны, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме – взгляд со стороны;

проведение деловых совещаний – собираются специалисты из разных подразделений предприятия;

деловые игры – проигрывание всех возможных ситуаций.

Содержательная часть. Подготовка содержательной части требует серьезной проработки всех возможных вариантов развития ситуации до начала переговоров.

Для этого необходимо: оценить текущую ситуацию, ее сильные и слабые стороны; выделить основные цели переговоров и распределить их по степени приоритетности; оценить собственные позиции по обсуждаемой проблеме; разработать и проиграть все возможные варианты своих предложений с максимальной выгодой для себя; по каждому варианту проработать возможные уступки, четко определив позиции, ниже которых уступки невозможны; подготовить обоснование своей позиции, аргументы по ее отстаиванию, не противоречащие законодательству и здравому смыслу; составить необходимые документы.

Для проведения переговоров необходимо использовать деловой протокол, то есть это порядок проведения деловых встреч.

Условливаться о встрече принято не ранее чем за 2-3 дня. При этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые на обсуждение, а также продолжительность встречи.

Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно. Опоздание свыше 15 минут считается нарушением правил вежливости. Нежелательно приходить на встречу и раньше намеченного времени. Это показывает неумение пришедших планировать время и вызывает раздражение у принимающей стороны, которой приходится досрочно прерывать запланированную работу.

Встреча представителей контрагента или партнера поручается обычно младшему персоналу, но не участникам предстоящих переговоров. Принимающая сторона должна до прибытия гостей находиться в помещении для переговоров. При входе гостей участники только здороваются друг с другом, но не представляются. После этого за стол садятся участники пригласившей стороны, а затем приглашенные.

Затем руководители обмениваются приветствиями и любой из руководителей представляет своих участников с указанием фамилии и должности. По мере представления участники передают друг другу визитные карточки.

Переговоры могут проводится в форме протокольных мероприятий, таких как коктейль, фуршет, ужин, ленч, чай, шведский стол, бокал шампанского.

В процессе проведения переговоров работник, которому поручена запись переговоров, кратко отмечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности. После окончания переговоров он составляет полную запись переговоров, которая подлежит утверждению ответственным за ведение переговоров, подшивается в досье и вводится в компьютерный файл.

На основании достигнутых договоренностей работники отделов вносят обязательства сторон в свои комплексные планы с указанием контрольного срока их исполнения и контроля.

Одновременно с составлением записи переговоров составляется справка на фирму контрагента, в которую заносятся все сведения о контрагенте, полученные в ходе беседы.

В справку на фирму входят такие сведения, как ее организационно-правовая форма, величина уставного капитала, структурная схема управления, число работающих, номенклатура выпускаемых, закупаемых и сбываемых товаров, объем выпуска и товарооборота, и любые другие сведения о фирме. Одновременно с этим даются персональные характеристики участников переговоров.

Если в результате переговоров не удалось подписать договор, но для предприятия желательно зафиксировать достигнутые договоренности, то можно подписать протокол о намерениях. В том случае, если контрагент отказывается подписывать такой протокол, можно составить памятную записку (меморандум), подписать ее и один экземпляр вручить контрагенту. Ни протокол о намерениях, ни меморандум не имеют юридической силы, но морально привязывают контрагента к ранее согласованным решениям. Подписанные протоколы о намерениях и меморандумы подшиваются в досье контрактов и соглашений, а также вводятся в компьютерное досье.