Работа с данными таблицы

Ввод записей

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ панели инструментов или с помощью команды Режим таблицы (меню Вид).

На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля.

Переход на нужное поле или запись

Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша Tabили комбинация клавиш Shift+Tab.

Быстрый путь ввода данных

Копирование данных из предыдущей записи

Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать <Ctrl>+<«>(кавычки).

Инструменты редактирования Windows

Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования Windows: вырезанием (<Ctrl>+<X>), копированием (<Ctrl>+<C>) и вставкой (<Ctrl>+<V>) в буфер.

Сохранение данных

В MS Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:

􀂃 Переход к следующей записи.

􀂃 Закрытие режима таблицы или формы.

Чтобы сохранить запись без перехода к другой записи выполните команду Сохранить запись (меню Записи).

Добавление и удаление записей

Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных.

Для добавления данных в новую запись:

1. Перейдите на первое пустое поле новой записи.

2. Введите значение и нажмите клавишу Tabдля перехода к следующему полю.

Для удаления записей:

1. Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.

2. Нажмите клавишу Deleteили выберите команду Удалить записи (меню Правка).

3. В появившемся окне подтвердите изменения, нажав кнопку ОК.

Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:

1. Перейдите в режим Конструктора таблиц.

2. Добавьте поле объекта OLE.

3. В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку и выполните команду Объект (меню Вставка).

Если объект вставляется из существующего файла:

1. В появившемся окне выберите переключатель СОЗДАТЬ ИЗ ФАЙЛА.

2. Введите полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзори выберите имя требуемого файла.

3. Нажмите кнопку ОК.

Если объект нужно создать:

1. Выберите тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например, Точечный рисунок Paintbrush).

2. Нажмите кнопку ОК.

3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните команду Выход (меню Файл)или Выход и возврат (меню Файл)приложения OLE.

Подтвердите обновление объекта в MS Access.

Просмотр данных в виде формы

Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись.

Для автоматического создания простой формы:

1. Нажмите кнопку ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ панели инструментов для перехода в соответствующее окно

2. Щелкните на вкладке ТАБЛИЦА.

3. Выберите нужную таблицу.

4. Выберите команду Автоформа (меню Вставка)для создания формы, в которой значения каждой записи располагаются в один столбец, или команду Формадля создания формы с другими расположениями полей.

Добавление записей с помощью формы

С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке «Новая запись»и ввести новые данные в пустые поля формы.

Поиск и замена данных

1. В окне БАЗА ДАННЫХ выберите вкладку ТАБЛИЦА или ФОРМА, а затем дважды щелкните на имени соответствующего объекта, в котором хотите осуществить поиск.

2. Щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск.

3. Щелкните на кнопке НАЙТИ панели инструментов или выберите команду Найти… (меню Правка).Появляется диалоговое окно ПОИСК В ПОЛЕ. Заголовок окна содержит наименование соответствующего поля.

4. В поле "Образец" введите последовательность символов, которую нужно искать.

5. В поле "Совпадение" укажите: С начала поля, если данные по которым ведется поиск известны целиком, С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

6. Установите область и направление поиска.

7. Щелкните на кнопке НАЙТИ.

8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкните на кнопке НАЙТИ ДАЛЕЕ.

9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает, намерены ли Вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.

10. Щелкните на кнопке ЗАКРЫТЬ, чтобы закрыть диалоговое окно.

Для выполнения замены данных используйте команду Заменитьиз меню Правка.

Сортировка данных

Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:

1. Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделите столбец для сортировки.

2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку панели инструментов или выберите команду Сортировка (меню Записи).

Фильтрация данных

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию.

В MS Access-97 существует четыре вида фильтров:

1. Фильтр по выделенномуфрагменту: определяет какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в Режиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор).

2. Обычный фильтр: по команде Изменить фильтропределяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).

3. В Поле Фильтр для:(контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.

4. Расширенный фильтр:позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.

В режиме работы с таблицами выберите команду Фильтр/ Расширенный фильтр (меню Записи). В окне ФИЛЬТР укажите все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно установить условия:

1. Перетащите выбранное имя поля в первую клетку строки "Поле" бланка фильтра или из предложенного в строке "Поле" бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.

2. В клетку "Условие отбора" введите с клавиатуры соответствующее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы (* - соответствует любому количеству букв, цифр или других символов, ? – соответствует любому текстовому символу, # - соответствует любой цифре, [] - соответствует любому одному символу из заключенных в скобки и др.)

3. Нажмите клавишу Enter. Microsoft Access добавляет к вашему критерию недостающие символы (кавычки - для текста, знак # - для даты и т.д.)

4. Щелкните на кнопке ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР панели инструментов или выберите команду Применить фильтр (меню Фильтр).

Для того чтобы отобразить все записи, выберите команду Удалить фильтр (меню Записи).