Документ и системы документации

ЛЕКЦИЯ 1

1. Развитие способов создания документов

2. Определение понятия «документ»

3. Функции документов

4. Типология и классификация документов

1. РАЗВИТИЕ СПОСОБОВ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В этом древнем латинском афоризме сформулирована цель создания документов. Только тогда информацию можно сохранить и передать во времени (и в пространстве), когда она записана (т.е. зафиксирована). Документ возникает в результате записи информации или, иначе говоря, в результате документирования информации.

При создании документа могут использовать разные способы записи информации и различные носители.

Развитию письменности как способа записи текстовой информации, а также материалов и орудий письма посвящены статьи Т.В. Кузнецовой [46, 44]. Выделяют несколько ступеней (этапов) развития письма.

Первая ступень — пиктографическое письмо — возникло 8—6 тыс. лет до н.э. Иначе его называют «рисунчатое письмо». Оно передает в виде рисунков (пиктограмм) целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Его нельзя читать, но можно толковать, понимая общий смысл. Так, с помощью рисунков был записан эпос «Валум-олум» индейского племени делаваров.

Пиктографический способ записи информации применяют и в настоящее время. Инструкции о порядке пользования различными приборами часто составляют в виде набора картинок, и эта информация понятна покупателю в любом уголке мира. Пожалуй, самый яркий пример современного использования рисунчатого письма — компьютерные программы, с которыми работают говорящие на разных языках пользователи всех стран мира.

Вторая ступень — идеографическое (логографическое) письмо. В этом типе письма знаки, которые остались картинками, передают уже отдельные слова. Первые документы, написанные этим способом, обнаружены при изучении первых цивилизаций Египта и Месопотамии.

Рисунки древних писцов постепенно упрощались и превратились в условные значки: в Египте — в иероглифы, в Месопотамии — в клинья. Например, в Китае традиции иероглифического письма сохранились до сих пор.

Логографические знаки используют и в настоящее время, например — знаки доллара, фунта стерлингов.

Третья ступень — слоговое письмо, в котором каждый знак равен слогу. Древнейшие слоговые знаки возникли из логограмм в шумерском письме во II тысячелетии до н.э. С помощью слогового письма были созданы ассиро-вавилонская, урартская, корейская и японская письменности, письмо народа майя.

Четвертая ступень — буквенно-звуковое письмо. Его делят на консонантно-звуковое письмо (передает только согласные) и вокализовано-звуковое письмо (передает как согласные, так и гласные). Считают, что вокализовано-звуковое письмо создано на основе слогового финикийцами, у которых его впоследствии позаимствовали и усовершенствовали греки. От греческого алфавита ведут свое происхождение почти все последующие вокализовано-звуковые системы мира.

Так возникло текстовое документирование — запись информации в виде текста письменного документа.

С развитием письменности одновременно совершенствовался материал для письма. Древнейшие записи человечества сохранились на камне (например, написанные иероглифами в египетских пирамидах рассказы о деяниях фараонов, высеченный на каменном столбе свод законов XVIII в. до н.э. вавилонского царя Хаммурапи).

Затем в качестве материала для письма стали использовать глину, дерево, металл, позднее — папирус, а впоследствии — пергамент. Лишь в XIII—XIV вв. пергамент начала активно вытеснять изобретенная в Китае бумага.

На Руси и в скандинавских странах для переписки использовалась береста. Берестяные грамоты впервые были найдены во время раскопок в Новгороде в начале 1950-х гг.

Самым распространенным во всем мире материалом для текстового документирования стала бумага. Первое упоминание о бумаге в китайской летописи относят к 12 г. н.э. Из Китая бумага попала в Японию, затем через Персию — в Северную Африку, на Кипр, в Испанию и Италию.

В Русском государстве первоначально использовали привозную бумагу. Первая отечественная бумажная мануфактура была основана Петром I в 1716 г. В России до начала XIX в. бу­магу производили ручным способом, а с 1818 г. — с помощью бумагоделательных машин.

Не менее длинный путь прошли орудия письма. Для письма использовали:

• железный стержень (письмо на глиняных дощечках);

• медное стило (письмо на восковых деревянных дощечках);

• тростниковую палочку (письмо на папирусе);

• волосяную кисточку, гусиное перо, металлическое перо, шариковую, капиллярную, гелевую ручку (письмо на бумаге). Первый патент на пишущую машину был получен в начале XVIII в. англичанином Генри Милем. В 1867 г. была сконструирована первая промышленная модель пишущей машинки, получившая название «Ремингтон». Пишущие машины постоянно совершенствовали, и во второй половине XX в. появились электронные пишущие машины с памятью, на смену которым пришли компьютеры и принтеры.

Но сам принцип записи текстовой информации не изменился. Человек по-прежнему записывает (вводит в память компьютера) информацию, используя буквы алфавита, а сохраняет и передает ее в виде текста письменного документа.

Письменная природа — неотъемлемое свойство документа. Однако следует различать понятие письменной формы документа (как результата процесса изготовления текстовых документов — заявлений, договоров, справок и т.д.) и более широкое понятие письменной сущности документа — записи (фиксации) в нем информации. Используя этот подход, к документам можно отнести кино- и фотодокументы, аудио- и видеозаписи, электронные документы.

Классификация документов по способу фиксации и представления информации рассмотрена в обзоре СИ. Семилетова [67]. С этой точки зрения, все существующие документы можно разделить на две группы: рукописные и машинописные.

Рукописные документы — самый древний вид документов. Они пишутся от руки и непосредственно воспринимаются ор­ганами чувств человека как двумерный документ, как правило, на бумажном носителе. Если рассматривать широко, к этой группе могут быть отнесены картины и рисунки.

К машинописным документам, для создания которых используют механизмы, относят:

• документы, напечатанные на типографском станке, печатной машинке или принтере, которые, как и рукописные документы, непосредственно воспринимаются органами чувств человека в виде двумерного документа, как правило, на бумажном носителе;

• фотографии, аудио-документы, кино- и видеодокументы, в которых для фиксации и воспроизведения информации используют специальные технологии и приспособления. Причем, для аудио-, кино- и видеодокументов информация воспринимается не непосредственно с документа, а с его воспроизведенного (при помощи специального оборудования) нематериального образа (звукового или видеоряда). Вышеперечисленные виды рукописных и машинописных документов объединяет общий принцип способа записи информации, который, не вдаваясь в технические детали, можно сформулировать как «что вижу и что слышу, то и пишу» (непосредственно или путем преобразования видимого или слышимого спектра волн в фиксируемый спектр электронных сигналов). В технике такие способы называют аналоговыми:

• электронные документы (электронно-цифровые документы), в которых форма исполнения записи цифровая, а способ записи основан на принципе преобразования (кодирования) информации. Информация, представленная в электронно-цифровой форме, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств, интерпретирующих закодированные сигналы. Электронные документы образуют альтернативный аналого­вым вид документов, но любой аналоговый документ с помощью современных технологий может быть преобразован в электронный. Физический способ цифровой записи может быть разным: механическим (на перфокарте), электромагнитным (на магнитной ленте кассеты, дискете или жестком диске компьютера), светооптическим (на СD или DVD диске), электронным (на флэш-карте).

Основная форма электронных документов — файл. Организационная форма представления информации в электронном виде на основе файловой структуры и системы файлов осталась неизменной при смене всех существующих поколений ЭВМ.

При этом файл (цифровая запись информации, например, на твердом диске, СD -диске или дискете) с такими атрибутами файла, как имя, расширение, дата создания, объем и т.д., по своей функции, с одной стороны, выполняет роль материального носителя документа. С другой стороны, при активизации файла формируется нематериальный образ электронного документа, который можно копировать, передавать по коммуникационным каналам и принимать без перемещения материального носителя, содержащего исходную информацию.

В управленческой информации в основном используют электронные документы, в которых информация представлена в виде текста, таблиц, графических изображений и т.д. К электронным документам также относят инструментальные средства, решающие определенную целевую задачу (например, базы данных, программное обеспечение персонального компьютера или сим карты).

Развитие и широкое использование сети Интернет как интерактивной среды или, как сейчас говорят, «гипермедийной среды» привело к возникновению таких многомерных электронных документов, как веб-документы — сложные цифровые документы, состоящие из набора электронных файлов, которые при их активизации воспроизводятся как страницы веб-сайта.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»

Понятие «документ» является базовым для науки «Документоведение».

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

Основу любой научной дисциплины составляют понятия — представления об общем, наиболее существенном и особенном в изучаемых явлениях и предметах. Поэтому всякое понятие представляет собой абстракцию — мысленное отвлечение от маловажных и вычленение наиболее значимых свойств, раскрывающих сущность этих явлений и предметов [57].

Понятия формируются в результате исследования предметной области этих научных дисциплин, изучения закономерностей и тенденций ее развития. Понятия не статичны, по мере углубления наших представлений о предметной области они уточняются и изменяются и таким образом с развитием науки приближаются к действительности.

Научные понятия обозначают специальными словами — терминами, которые составляют основу научного языка.

Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

То, что конкретное понятие приписывают (придают) термину, обусловливает известную конвенциональность (условность) термина, т.е. ученые или специалисты условливаются (договариваются), каким словом (термином) обозначать то или иное понятие.

Термины конкретной области знания или деятельности составляют отдельную терминосистему (терминологию).

Термин «документ» (от лат. documentum— доказательство, свидетельство) в русский язык ввел Петр I, трактуя его как «письменное свидетельство и доказательство».

Терминология российского документоведения и ДОУ зафиксирована в государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт требует актуализации на основе использования международных стандартов и отечественного опыта работы с документацией в связи с масштабным использованием электронных документов и информационно-комуникационных технологий в ДОУ.

Основные термины ДОУ, которые полезно знать управленческому персоналу предприятия, приведены в Словаре терминов пособия.

Документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Такое определение термина «документ» содержал Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», который в настоящее время утратил силу. В заменившем его Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» не используется, а документированная информация определена как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Это определение вызывает недоумение у специалистов в области документоведения [47]. По сути, оно повторяет формулировку 1995 г., но является стилистически тяжелым для восприятия и не очень понятным.

Таким образом, понятие «документ» формируется из следующих составляющих: информации, материального носителя, записи (фиксации) информации, а также возможности идентификации информации посредством реквизитов. Последнее кардинально отличает документ от других носителей информации.

Реквизитами называются обязательные элементы оформления официального документа (например, подпись, дата, регистрационный номер и т.д.). Для установления подлинности документа (идентификации информации) в нем необходим определенный набор реквизитов. Состав и правила оформления реквизитов управленческих документов изложены в главе 3.

Значение термина «документ» в отечественном документоведении неоднократно уточнялось [69]. Так, в предшественнике действующего ныне терминологического стандарта — ГОСТе 16487-83 — документ был определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Это лишний раз подтверждает известное положение о том, что о терминах не спорят, а договариваются.

Существует еще одна особенность документа, отличающая его от недокументированной информации. Для документа характерно обращение в динамической информационной системе, включающее этапы его создания, передачи, приема, обработки, хранения, поиска.

Специалисты в области информационных технологий «договорились» определять документ как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды». Это закреплено в национальном стандарте из серии «Информационные технологии» ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения».

Понятие электронного документа дано в Федеральном законе от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», в котором электронный документ определен как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».

Толкование термина «документ» отечественными документоведами отличается от его определения в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация — Управление документами», в котором акцент сделан на свойстве информационной составляющей документа служить доказательством и свидетельством деятельности организации или частного лица.

Документ — информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или отдельным лицом в качестве доказательства и сведений о выполнении юридических обязательств или в интересах их деятельности.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

Слово «функция» означает обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Любой документ выполняет несколько функций, при его создании могут преследовать несколько целей, и он может использоваться для решения нескольких задач.

Различают общие и частные функции документа [45]. К общим относят функции, которые документ выполняет независимо от воли создавшего его человека и которые возникают в момент запечатления в документе информации. К частным относят функции документа, для выполнения которых его целенаправленно составляют.

Общие функции документа

1. Социальная функция

Документ создает человек и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу («социальный», от латинского socialis — общественный, связанный с жизнью и отношением людей в обществе).

Конкретный документ создают в определенной социальной среде, он отражает социальные процессы, происходящие в обществе, и сложившиеся в нем социальные отношения. Отдельные виды документов сами активно воздействуют на формирование этих отношений (конституции, законодательные акты, уставы, положения, отношения, договоры между гражданами или гражданином и государством и т.д.).

2. Функция закрепления информации

Человек фиксирует (закрепляет) информацию в документе прежде всего для того, чтобы иметь возможность вернуться к ней спустя какое-то время или передать ее на расстояние. Все, что не задокументировано (не записано, не сфотографировано и т.д.), не может быть сохранено.

3. Коммуникативная функция

С помощью коммуникативной функции документа (передачи информации в пространстве) осуществляются все информационные связи общества: вертикальные (от управляющих органов к управляемым, и наоборот, от нижестоящих к вышестоящим) и горизонтальные (между отдельными организациями и гражданами). Человечество постоянно ищет способы наиболее быстрой реализации коммуникативной функции: самый быстроходный гонец, фельдъегерская тройка, телеграф (телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), факс, и, наконец, электронная почта.

4. Функция сохранения информации

Закрепив информацию, документ позволяет сохранить ее для передачи не только в пространстве, но и во времени (на годы, века и даже тысячелетия). Некоторые документы используют единожды или неоднократно в текущей деятельности. Но лишь очень небольшую часть документов в силу ценности отраженной в них информации бережно хранят постоянно, и для ее хранения создают специальные архивы. Архивные документы выполняют функцию исторического источника и позволяют при их ретроспективном анализе восстановить события прошедших лет и минувших эпох.

5. Культурная функция

Документ может выполнять культурную функцию, отражая культурные нормы, сложившиеся в обществе, и передавая от поколения к поколению накопленное культурное наследие: традиции, нравственно-этические нормы и т.д.

Частные функции документа

1. Управленческая функция

Подавляющую часть документов создают именно в сфере управления. Их составляют для решения различных управленческих задач. С помощью организационных документов (уставов, положений, инструкций, правил и т.д.) строят систему управления предприятием. Через издание распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений и т.д.) управленческие решения доводят до сведения исполнителей. Посредством документов идет обмен информацией о состоянии дел на предприятии (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы).

После передачи и использования информации, а также исполнения сформулированных в документе поручений, управленческая функция документа исчерпывается, и он переходит в стадию хранения, оставаясь свидетельством деятельности предприятия и выполнения его обязательств.

2. Правовая функция

Правовая функция документа заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе и является одной из наиболее ранних и востребованных функций документа. К документам, выполняющим правовую функцию, относят, например:

• правовые акты органов власти и управления: законы, указы, постановления и др.;

• нормативные акты организаций и предприятий, которые влекут за собой определенные юридические последствия;

• договоры: международные и межгосударственные, между организациями, между гражданами и организациями (например трудовые), между частными лицами;

• документы, удостоверяющие личность (паспорта, удостоверения), дипломы об образовании, различные справки.

Для таких документов их правовая функция самая главная, их оформляют с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но многие другие документы предприятия при необходимости могут выполнять правовую функцию, выступая доказательством какого-либо факта, события, явления.

3. Учетная функция

Учетная функция — одна из древнейших функций документа. Например, человек всегда хотел знать размеры принадлежащего ему имущества, а повелитель страны с древнейших времен хотел знать, судьбами скольких людей он может распоряжаться.

Документы, выполняющие учетную функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах (первичные учетные документы, бухгалтерские, различные регистрационные журналы). Эти документы в настоящее время почти все представлены унифицированными формами, многие из которых предназначены для компьютерной обработки.

Иногда дополнительно выделяют следующие частные функции документа:

• познавательная (способность документа служить средством получения и передачи знаний);

• организационная (с помощью документа воздействуют на людей для организации и координации их действий);

• воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус);

• гедоническая (способность документа служить средством отдыха и развлечения) и т.д.

Таким образом, документ всегда полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Одни из них — общие, присущие любому документу. Частными функциями документ целенаправленно наделяет при его создании человек. Выполнив эти функции, документ затем их утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

4. ТИПОЛОГИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В п. 1.1 рассмотрена классификация документов по способу фиксации и представления информации. В основу их классификации могут быть положены и другие характеристики управленческих документов [35; с. 97—102].

По происхождению документов различают личные документы (личная переписка, мемуары, дневники), которые создают вне служебной или общественной деятельности человека, и официальные документы, создаваемые юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением этих документов в установленном порядке.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают входящие (поступившие в организацию), исходящие (созданные в организации и отправленные внешним адресатам) и внутренние (создаваемые и используемые внутри организации) документы.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые (содержат изложение одного вопроса) и сложные (включают несколько вопросов).

По ограничению доступа выделяют секретные документы, документы для служебного пользования (ДСП) и несекретные (простые). Работа с секретными документами осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения.

По способу изложения текста индивидуальные документы отличаются от типовых и трафаретных. Создание индивидуальных документов связано с нестандартной управленческой ситуацией, поэтому содержание их текста оригинально.

Типовые документы используют для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций и составляют на основе образца (например, типовые инструкции, договоры, письма).

В трафаретных документах, например анкетах или справках, текст содержит заранее подготовленные стандартные фразы или их части и пропуски для заполнения переменной информацией.

Использование трафаретов и типовых документов сокращает время подготовки документов и повышает их качество.

По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы), копии, дубликаты.

Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, называют подлинным (аутентичным) документом. Синоним подлинника — оригинал.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа, все его реквизиты и внешние признаки. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии могут воспроизводить весь документ или его часть (выписка). Все копии должны быть официально заверены.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая пометкой «Дубликат».

По срокам хранения документы делят на документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяют на управленческие, научные, технические, производственные и т.д.

ЛЕКЦИЯ 2