Импортирование, встраивание и экспортирование таблиц

Предположим, что перед принятием решения о переводе всего делопроизводства в среду Access, данные обрабатывались другой программой управления базами данных или программой расчета электронных таблиц. Переход к Access желательно выполнить с минимальными потерями и не начинать все с самого начала, т.е. преобразовать уже имеющиеся наборы данных в Access-таблицы. Наличие средств конвертирования форматов может существенно сэкономить время на перенос информации из других сред, особенно если речь идет о достаточно больших базах данных, содержащих сотни и тысячи записей.

Встроенные в Access средства конвертирования позволяют считывать и подвергать дальнейшей обработке данные «чужих» форматов, а также экспортировать Access-таблицы в другие базы данных.

Импортирование таблиц

Для импортирования набора данных следует перейти на ленту Внешние данные, а в ней в поле Импорт нажать на нужную пиктограмму. Находящиеся там пиктограммы позволяют копировать данные из текстового файла, файла программы обработки электронных таблиц или базы данных, а также из других программ в Access-таблицу. Пиктограмма позволяет скопировать объекты из другой базы данных Access в активную базу данных.

Предположим, что до сих пор данные о студентах хранились в Excel-таблице. С целью дальнейшей обработки она должна быть импортирована в Access.

Для этого на ленте Внешние данные нажмите на пиктограмму .

В поле Имя файла укажите источник данных (найдите файл, который следует импортировать; в рассматриваемом примере – файл Microsoft Excel).

Выполните щелчок на кнопке Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных для запуска программы Мастер Импорта, которая поможет преобразовать формат электронной таблицы в таблицу Access. Затем нажмите на кнопку .

После запуска программы Мастер Импорта откроется диалоговое окно, в котором отобразятся данные импортируемой таблицы Excel. Сначала надо указать листы, с которых Вы хотите импортировать данные и нажать на кнопку . В следующем окне предлагается выбрать в качестве имен полей первую строку таблицы Excel, содержащую заголовки колонок. Для этого следует установить опцию Первая строка содержит заголовки колонок.

Наименования (имена) полей, а также другие характеристики можно откорректировать в следующем диалоговом окне, для этого следует нажать кнопку .

В открывшемся окне можно изменить имя поля и, если возможно, его тип, а также определить, следует ли его импортировать, установить опцию не импортировать (пропустить) поле. Кроме того, можно определить, требуется ли индексация данного поля. После выполнения всех установок надо опять нажать на кнопку . В следующем окне следует установить первичный ключ для таблицы, исходя из следующих предложенных вариантов:

- автоматически создать ключ - программа Access сама добавляет поле с первичным ключом;

- определить ключ: - поле, которое будет выполнять роль первичного ключа, из списка доступных полей выбирается пользователем;

- не создавать ключ - первичный ключ не присваивается.

Теперь остается перейти к последнему диалоговому окну мастера ( ) и задать имя импортируемой таблицы (таблицы, в которую импортируются данные). В этом окне можно установить опцию, которая позволит после импорта таблицы запустить программу анализа данных Проанализировать таблицу после импорта данных. Далее надо нажать на кнопку . После чего откроется диалоговое окно с предложением продолжить работу. АНАЛИЗ ТАБЛИЦЫ.

Встраивание таблиц

Кроме возможности импорта данных из файлов другой прикладной программы, в Access существует возможность анализа данных, представленных в формате другой прикладной программы, а также возможность их обработки без выполнения импортирования. Такие данные представляют для Access внешнюю таблицу, они остаются в своем исходном формате и могут обрабатываться далее как в оригинальной прикладной программе, так и в Access.