Способы создания отчетов
Характеристика элементов управления формы. Присоединенные и свободные элементы управления.
Элементы управления, которыми может пользоваться разработчик, представлены на Панели элементов. Ее открывают щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов Microsoft Access или командой Вид --> Панель элементов. Выбор элемента управления выполняется одним щелчком на его значке в Панели элементов, после чего следующим щелчком в поле формы отмечается место, куда он должен быть поставлен. Вместе с элементом в поле формы вставляется его присоединенная надпись. По умолчанию эта надпись стандартная, например, для переключателей это Переключатель 1, Переключатель 2 и т. д. Редактированием свойства элемента управления (доступ к свойствам открывается через контекстное меню) можно дать элементу управления более содержательную подпись. Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки. Для создания в форме текстовых надписей служат два элемента управления — Надпись и Поле. В качестве надписи можно задать произвольный текст. Элемент Поле отличается тем, что в нем отображается содержимое одного из полей таблицы, на которой основана форма, то есть при переходе от записи к записи текст может меняться. Для создания графических элементов оформления служат элементы управления Рисунок, Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в форму. Элемент Свободная рамка объекта отличается тем, что это не обязательно рисунок — это может быть любой другой объект OLE, например мультимедийный. Элемент Присоединенная рамка объекта тоже в какой-то степени может служить для оформления формы, но его содержимое берется не из назначенного файла, а непосредственно из таблицы базы данных (если она имеет поле объекта OLE). Естественно, что при переходе между записями содержимое этого элемента будет меняться.
Способы создания отчетов.
Отчеты можно создать следующими способами:
• с помощью Мастера отчетов
• в режиме Конструктора
Создание отчета с помощью мастера отчетов выполняется в режиме диалога пользователя с системой. Мастер «навязывает» источники данных (таблицы, запросы). Пользователь выбирает поля и порядок их расположения. Мастер не создает дополнительных полей, которые не удерживаются в таблицах-источниках. Мастер отчетов создает отчеты в пределах своих возможностей, которые заложены этой программой. Конечный вид отчета в некоторых деталях может не устраивать пользователя. Эти детали можно учесть в режиме конструктора.
Конструктор отчетов позволяет пользователю спроектировать отчет с учетом всех запланированных особенностей. В режиме конструктора можно указать сортировку и группировку, можно добавлять рисунки, линии, прямоугольники, работать с вычислительными и итоговыми полями. Можно группировать данные с указанием названий для каждой группы. Можно работать с верхним и нижним колонтитулами.
Создание формы, в которой отображается несколько записей при помощи инструмента «Несколько элементов» В форме, созданной с помощью средства «Форма», одновременно отображается только одна запись. Если нужна форма, в которой отображается сразу несколько записей, и при этом требуются более широкие возможности настройки, чем у таблицы, можно воспользоваться инструментом «Несколько элементов». В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Несколько элементов. 
Создание формы при помощи мастера форм Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами. Для получения дополнительных сведений о создании отношений воспользуйтесь ссылками в разделе См. также этой статьи. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы, а затем выберите командуМастер форм 
. Следуйте инструкциям на страницах мастера форм. Создание формы при помощи инструмента «Пустая форма» Если мастер или инструменты для создания форм не подходят, можно воспользоваться инструментом «Пустая форма», чтобы создать форму На вкладке Создание в группе Формыщелкните Пустая форма. 
Access открывает пустую форму в режиме макета и отображает область Список полей. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму. Чтобы добавить поле к форме, дважды щелкните его или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму. Пользуясь инструментами группы Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в форму эмблему компании, заголовок, номера страниц или дату и время. Если нужно добавить к форме большое количество элементов управления, переключитесь в режим конструктора, щелкнув форму правой кнопкой мыши и затем выбрав пункт Конструктор 
. Затем можно воспользоваться инструментами в группе Элементы управления на вкладке Конструктор. | 30. Отчеты в MS Access. Общая характеристика структуры отчета. |
Отчёты отличаются от прочих объектов Access тем, что предназначены только для вывода данных на печатающее устройство, но не на экран. В них приняты специальные меры для группировки выходных данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов. Отчеты во многом похожи на формы и страницы доступа к данным, но имеют иное функциональное назначение — они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги. Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Здесь также существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами (База данных --> Создать --> Новый отчет --> Автоотчет в столбец). Кроме автоотчетов «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты. Разницу между ними нетрудно увидеть, поставив эксперимент. Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления. Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц. Чем больше страниц занимает отчет, тем важнее роль данных, выводимых на печать через эти разделы. Если для каких-то полей отчета применена группировка, количество разделов отчета увеличивается, поскольку оформление заголовков групп выполняется в отдельных разделах. Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора (режим запускается кнопкой Конструктор в окне База данных). Приемы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции элементов оформления, поскольку печатный отчет не интерактивный объект, в отличие от электронных форм и Web-страниц. Размещение элементов управления выполняют с помощью Панели элементов (Вид --> Панель элементов), которая по составу практически не отличается от Панели элементов формы. Важной особенностью отчетов является наличие средства для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операцию выполняют с помощью диалогового окна Номера страниц (Вставка --> Номера страниц).
Наши рекомендации