Внешняя форма делового письма / The letter heading and the layout

Как пишутся деловые письма/ Business letter writing

Письменная форма коммуникации в коммерческой практике, включает в себя обмен письмами, телеграммами, сообщениями, телексами, документами и т.д. Несмотря на использование таких современных средств коммуникации, как телефон, телеграф, факс, телекс, обмен письмами между деловыми партнерами не прекращается и в наше время, являясь важной частью бизнеса. Более того, устные или телефонные волеизъявления и соглашения в большинстве случаев требуют письменного подтверждения, что служит официальным документом, юридическим доказательством для участников заключения сделки. Поэтому письма должны быть написаны с особой тщательностью. Вот несколько рекомендаций, которые необходимо учитывать при написании деловых писем:

Деловые письма пишутся на деловых бланках.
На бланке письма указывают название фирмы, ее адрес, номер телефона, факса, почтовый адрес и номер налога на добавленную стоимость (V.A/T. number), а во многих случаях имя и фамилия директора. В последнее время принято печатать на бланке эмблему или товарный знак/ фабричную марку фирмы.
Помните, что реакцию партнера при непосредственном устном общении или во время телефонных разговоров можно увидеть или услышать тотчас же, в то время как реакция на письмо неизвестна до тех пор, пока не будет получен ответ.
Если Вы написали письмо, прочитайте его внимательно. При этом обратите особое внимание на то, написали ли Вы в письме все то, что хотели сообщить и достаточно ли грамотно Вы изложили все это.
Прочитайте свое письмо еще раз, но уже с точки зрения получателя/адресата, чтобы предугадать, какое впечатление произведет Ваше письмо на Вашего делового партнера.
При написании письма обращайте внимание на лексические и грамматические особенности английского языка, на анлоязычную специфику делового письма.
Помните, что целью делового письма является заинтересовать читателя в сотрудничестве с Вашей фирмой, поэтому начинайте свое письмо с предложений, содержащих введение в предмет речи без отступлений и излишних форм вежливости.
Последующие строчки письма должны содержать всю необходимую информацию о предмете речи (то что пишущий желает сообщить читающему, а также аргументацию автора письма в ненавязчивой, некатегоричной, плавной форме, чтобы оказать на адресата желаемое воздействие). Поэтому коммерческая корреспонденция должна быть точной, простой, достаточно вежливой, краткой, отчетливой и ясной.
Заключительная часть письма должна быть краткой и содержать указание на то, что точка зрения читателя учитывается автором письма. Это касается в первую очередь тех деловых писем, когда торгующая фирма пишет письмо фирме, закупающей ее продукцию.
Избегайте повторений.
Подготовьте заранее необходимый список слов и выражений, характерных для делового письма, стереотипные выражения для начала и конца письма.
Используйте в переписке с деловым партнером типовые письма.
При написании письма соблюдайте внешнюю форму делового письма и порядок расположения его составных частей.
Прежде чем приступить к составлению письма, ознакомьтесь сначала с основными типами оригинальных деловых писем Англии и США и по их образцу напишите свое письмо, так как коммерческая корреспонденция, в сущности, стандартна и интернациональна, за исключением языковых и некоторых формальных различий.

Деловое письмо, как правило, состоит из следующих частей:

- шапки (The heading)

- ссылки (The reference)

- даты (The date)

- адрес получателя (The inside address)

- обращения/ формы приветствия (The salutation)

- заключительной формулы вежливости/формулы прощения (The complimentary close)

- подписи (The signature)

Шапка письма содержит: название фирмы – отправителя (the company’s name), ее адрес (the company’s address), номера телефонов, телекса, факса, телефонный код (its telephone numbers, telex code, telegraphic addresses), наименование отрасли, в которой работает данная фирма (the type of business it is engaged in), номер налога на добавочную стоимость (V/A/T – Value Added Tax), имена и фамилии директоров (the names of the directors), а также фирменный и товарный знак (an emblem or trademark).

An example of heading that might be used by a British company and by partnerships:

T.M. Brown & Co 843 Queen Street Ltd Import and Export London, E 04 8YH Directors: R.S. Hornby, Telephone: 5393420 I.C. Wells

Quirk, Smith & Webb Telephone: 2773888 SOLICITORS F.W. King 373 HIGH HOLBORN D.N. Cree LONDON WCIH 7 BA

Примечание. Компания с ограниченной ответственностью (limited company) обычно обозначается словом «Limited» или чаще аббревиатурой «Ltd», которые печатаются после названия фирмы. Если наименование фирмы не указывает на отрасль бизнеса, в которой работает фирма, то об этом сообщается специально.

2.Ссылкипомещаются на том же уровне, что и дата, но слева и содержат инициалы лиц, подписывающих письмо и печатающих его (инициалы машинисток).

3. Датапечатается справа. Наиболее распространенной и простой формой написания даты является: 17 April 2005

Варианты: 1) 17^th April 2005 (вариант написания даты в деловых письмах США)

2) 17^th April 2005

3) April 17^th 2005

4.Адрес получателя пишется слева у поля письма. При этом печатание имен фамилий и адреса по диагонали и современных деловых письмах встречается крайне редко.

Messrs. (сокращенная форма французского слова Messieurs)/ «господа» употребляется, если письмо адресуется товариществу (a partnership):

Messrs. Thons and Strong 260 Oxford Street London W 1 7 TM

Однако, формула обращения Messrs. не употребляется:

а) перед названием компании/общества с ограниченной общественностью;

б) перед названием фирмы с указанием на отрасль бизнеса, в которой занята данная фирма, но без указания фамилии владельца фирмы.

В адресе всегда сначала указывается номер улицы, а затем название улицы, а в отношении больших городов Соединенного Королевства указание графств не обязательно. Однако, если письмо адресовано фирме, которая находится в небольшом городе, то указание графства в почтовом адресе обязательно. Это дает возможность избежать недоразумений, так как в Великобритании, например, имеется два города Ричмонда (один – в графстве Суррей, а другой – в графстве Йоркшир) и несколько Ньюпортов.

5. Обращение печатается слева под адресом обычно с интервалом в две строки. Стандартным обращением в деловых письмах Великобритании является Dear Sirs. Довольно часто после обращения ставится запятая. ОбращениеGentlemenнаиболее употребительно в деловых письмах США.

При обращении к отдельному лицу без указания фамилии используетсяDear Sir/ Уважаемый господин! Если известно, что получателем письма является женщина, тогда прибегают к обращению Dear Madam/ Уважаемая госпожа!

Если в деловом письме к отдельному лицу обращаются по имени, тогда рекомендуется употреблять следующие обращения с указанием фамилии и адреса:

Dear Mr Green/ Уважаемый господин Грин!

Dear Mrs Smith/ Уважаемая госпожа Смит! (по отношению к замужней женщине)

Dear Miss Brown/ Уважаемая мисс Браун! (по отношению к девушке или незамужней

женщине)

Dear Ms Jones/ Уважаемая госпожа Джоунс! (по отношению к замужней или

незамужней женщине)

Следует отметить, что в последнее время форма обращения Ms, которая сначала употреблялась только в США, получила довольно широкое распространение в деловой корреспонденции Великобритании.

6. Заключительная формула вежливости помещается слева над наименованием фирмы, посылающей письмо. Под заключительной формулой вежливости оставляется место для подписи. При этом она варьируется в зависимости от формы обращения. Так, если в деловом письме содержится обращение Dear Sirили Dear Sirs, тосоответствующей заключительной формулой вежливости будет Yours Faithfully или режеYours truly.

Если в письмах используется обращение с указанием фамилии, например Dear Mr White, Dear Miss Blueи т.д., то им должно соответствовать Yours sincerely.

7. Подпись,как и заключительная формула вежливости традиционно печаталась посреди страницы, но в последние годы эти составные части все чаще помещаются слева у поля письма. Подписывать письма имеют право владелец компании, его юридические представители и уполномоченные служащие. Если письмо подписано другим служащим компании/фирмы, то непосредственно перед их фамилиями необходимо написать слово for или латинское сокращение р.р. ( per procurationem / по доверенности).

8.Приложение (Enclosure) Наличие приложения указывается как в самом тексте письма, так и посредством слова Enclosure и его сокращенными вариантами Encl.илиEnc. ,которые печатаются слева у поля письма с интервалом под подписью.

9. Тема письма зачастую печатается отдельной строкой (subject line) под обращением.

1. Telegrams GRADEN & JONES Telephone

GRAJO LEEDS LIMITEDLeeds 978653

Home & Oversea Merchants

DIRECTORS: Upper Bridge Street

L.L. Graden, P.G. Jones Leeds 2

2 June 2005

2. JAS / DS

4. Oliver Green and Co. Ltd.

25 King Edward VII St

Manchester M 24 5 BD

5. Dear Sirs