Дополнительные задания. ¨ Создайте свою визитную карточку

¨ Создайте свою визитную карточку.

¨ Напишите объявление о поиске работы.

¨ Создайте рекламу фирмы по продаже стройматериалов.

Лабораторная работа № 3

Использование шаблонов и защита файлов документов

Цель работы – освоение эффективных приемов создания типовых документов и способов защиты файлов Word

Общие сведения

Когда служебные записки и другие документы создаются десятками или требуется отформатировать большой объем текста для отчета или книги, использование только рассмотренных выше приемов нецелесообразно, так как требуется большой объем рутинной работы. Практика показывает, что в результате не получается одинакового стиля документов или разделов книги, отчего вся работа выглядит очень неприятно.

Для снижения трудоемкости форматирования применяют шаблоны.

Шаблон является эскизом или заготовкой для всех документов некоторого типа, например, писем, приказов, отчетов, служебных записок. Шаблоны могут содержать текст, стили[12], элементы автотекста[13], макросы[14], особые пользовательские панели инструментов. Таким образом, вместо того, чтобы набирать каждый раз одни и те же заголовки и применять одно и то же форматирование, достаточно использовать шаблон, который уже содержит все эти элементы.

В поставке Word содержится большое число шаблонов для разных типов документов: записок, отчетов, деловых писем и т.д. Можно использовать эти шаблоны, изменять их для своих нужд, создавать свои собственные.

При запуске Word появляется новый, чистый документ под именем Документ1, и можно сразу начинать набирать текст. По умолчанию этот новый документ создается на основе шаблона Normal. Шаблон Normal включает в себя минимальный набор установок форматирования. В таблице 1 перечислены некоторые содержащиеся в нем установки. Вместо шаблона по умолчанию можно выбрать подходящий шаблон из списка прилагаемых к Word. Создать новый документ на основе шаблона по умолчанию очень легко – достаточно щелкнуть на кнопке Создать стандартной панели инструментов.

Таблица 1. Некоторые замечания по умалчиванию,

принятые в шаблоне Normal.dot

Опция	Значение по умолчанию
Размер бумаги	А4 (210x297 мм)
Левое и правое поля	3,17 см (1,25 дюйма)
Верхнее и нижнее поля	2,54 (1 дюйм)
Межстрочный интервал	Одинарный
Выравнивание	По левому краю
Позиции табуляции	Через 1,27 см (0,5 дюйма)
Шрифт	Times New Roman
Размер шрифта	12 пунктов
Режим отображения	Обычный

Если Вы внесли изменения в шаблон Normal, от которых затем решили от казаться, удалите файл шаблона Normal.dot[15]. Word автоматически создаст новый файл Normal.dot при следующем же запуске программы.

Многие вирусы заражают именно файл Normal.dot. Если с ними не справляется антивирусная программа, приходится удалять этот файл.

Задание

¨ Создайте документ на основе шаблона Изысканное резюме.

¨ Создайте документ на основе шаблона Современный факс.

¨ Создайте документ на основе шаблона Современная записка.

¨ Защитите созданные документы от изменения различными способами.

¨ Объясните, как отличить документ в формате Word от его шаблона.

Порядок выполнения работы

1. Выберите меню à Создать… В многостраничном окне выбирайте нужный шаблон и создавайте документы. Полезно также воспользоваться мастерами.

2. Выберите меню à Сервис à Параметры… à Сохранение. Задайте пароль для открытия файла (никто, кроме знающих пароль, не сможет открыть Ваш файл) и пароль разрешения записи (никто, кроме знающих пароль, не сможет изменить файл)[16]. Включите режим Рекомендовать доступ только для чтения.

Пароль может содержать до 15 символов, включая буквы, числа, пробелы и специальные символы. При вводе пароля Word отображает звездочку вместо каждого вводимого Вами символа, не показывая сами символы. При просьбе подтвердить пароль его необходимо вводить так же, как при первоначальном задании, точно повторяя прописные и строчные буквы.

Если вы забудете свой пароль, то открыть свой собственный документ не удастся.

Результат работы

¨ Умение пользоваться готовыми шаблонами документов.

¨ Умение защищать файл документа.

Лабораторная работа № 4

Использование стилей для форматирования текста

Цель работы – освоение эффективных приемов работы с текстом

Общие сведения

В процессе обучения приходится защищать множество расчетно-графических, курсовых работ, курсовых проектов. Завершением обучения является защита дипломного проекта. Некоторые студенты защищают также бакалаврскую работу и магистерскую диссертацию.

Важной частью защиты является хорошо оформленная пояснительная записка. Оформление часто делается в условиях нехватки времени. Поэтому данное задание имеет большую практическую ценность.

При работе с текстом основным объектом является абзац. Абзац – часть текста, ограниченная символами абзаца (Enter на клавиатуре). Абзацами являются части текста между двумя красными строками, заголовки, подписи под рисунками.

Абзац имеет множество характеристик, к которым относятся свойства шрифта, размер отступа первой строки, тип выравнивания, вид рамки вокруг абзаца. Важными свойствами абзаца являются параметры его положения на странице: запрет/разрешение разрыва абзаца, запрет/разрешение отрывать абзац от следующего, начало абзаца с новой страницы.

В полиграфии считается ошибкой оставлять одну строку абзаца в начале или в конце страницы. Она называется висячей строкой. Если не задавать свойства абзацев, то такие строки будут появляться довольно часто. Ручное исправление (с помощью клавиши Enter) помогает мало, так как при вставке фрагментов в предыдущий текст приходится убирать сделанные ранее ручные исправления.

Если же запретить висячие строки в свойствах абзацев, они никогда не появятся.

То же относится к заголовкам. Если определить начало заголовка главы с новой страницы, все заголовки всегда будут расположены правильно. Полезно также задать для заголовка свойство Не отрывать от следующего [абзаца].

Вывод: гораздо лучше задавать правила расположения абзацев, а не перемещать куски текста вручную.

Задание свойства каждого абзаца – длительный процесс. Для его ускорения используются стили. Стилем называется набор характеристик абзаца. У каждого стиля имеется имя.

Стандартными именами стилей являются: Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2, …, Заголовок 9, Оглавление 1, …, Оглавление 9 и другие.

Если стиль задан, то можно выделить абзац и присвоить ему нужный стиль через меню à Формат à Стиль. Найдите в появившемся окне словесное описание стиля абзаца. При необходимости можно изменить выделенный стиль, нажав кнопку Изменить.

Итак, если у Вас имеется большой неформатированный текст, то задайте стили для каждого типа абзацев: основного текста, заголовков, подзаголовков, перечислений (списков) и других «особых» абзацев. После этого (или одновременно с этим) задайте свойства каждого стиля.

Полезным применением стилей является создание оглавления в документе. Известно, что оглавление содержит список заголовков. Если Вы правильно использовали стили Заголовок1 [17] Заголовок2 [18] и т.д., то, выбрав меню à Вставка à Оглавление и указатели à Оглавление, Вы можете включить оглавление в начало или конец документа.

Довольно удобно работать с текстом в режиме Электронный документ, который можно выбрать в меню à Вид. В этом режиме слева будет располагаться оглавление (оно также основано на абзацах, имеющих стиль Заголовок), а справа – текст. Щелкнув по нужному пункту оглавления слева, Вы увидите текст выбранного раздела справа. Впрочем, вид текста будет несколько отличаться от печатаемого.

Если Вы измените отступ первой строки в одном или нескольких выделенных абзацах, то эта мера будет временной и изменения коснутся только выделенной части текста. Изменять таким образом величину красной строки во всем тексте крайне неудобно[19]. Если же Вы измените отступ первой строки в стиле Обычный, то изменятся отступы всех абзацев, имеющих данный стиль.

Задание

¨ Скомпоновать неформатированный текст[20] объемом 10…20 страниц.

¨ Провести форматирование документа с помощью стилей.

¨ Создать оглавление документа.