Таблицы и их структура

Таблица - это объект БД, который служит для ввода и хранения информации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.

	Поле 1	Поле 2	Поле 3	…
Запись 1
Запись 2
Запись 3
…

Запись содержит информацию об отдельном объекте системы: одной книге в библиотеке, одном сотруднике предприятия и т.п.

Поле – это определённая характеристика (свойство, атрибут) объекта: название книги, автор книги, фамилия сотрудника, год рождения и т.п. Поля таблицы должны иметь несовпадающие имена.

В одной таблице не должно быть повторяющихся записей.

Для каждого поля задаётся имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.

Имя поля должно быть уникальным, содержать не более 64 символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содержать любые символы, за исключением (.); (!); ('); ([); (]).

Тип данных.Каждое поле таблицы имеет определённый тип. Тип– это множество значений, которые поле может принимать, и множество операций, которые можно выполнять этими значениями. MS Access предлагает следующие типы данных.

Тип	Описание
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные (до 255 символов)
Memo	Алфавитно-цифровые данные – предложения, абзацы, тексты (до 65000 символов)
Числовой	Различные числовые данные (имеет несколько форматов: целое. Длинное целое, с плавающей точкой)
Дата/Время	Дата и время в одном из предлагаемых Access форматов
Денежный	Тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой.
Счётчик	Уникальное число, которое в каждой новой записи Access автоматически увеличивается на 1
Логический	Логические значения (истина или ложь)
Объект OLE	OLE-объекты и иллюстрации
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки (текста или файла с текстом)
Мастер подстановок	Создаёт поле в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащими набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля

Свойства поля.Для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.

û Размер поля - определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле.

û Формат поля - определяет способ формирования данных в данном поле таблицы.

û Число десятичных знаков - определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа.

û Маска ввода - определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами.

û Подпись - задает названия полей таблицы, кото­рые выводятся в различных режимах.

û Значение по умолчанию - указывает значение, авто­матически вводимое в поле при создании новой записи.

û Условие назначения - ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные.

û Сообщение об ошибке - это текст сообщения, ко­торое будет выводиться в случае нарушения условия на­значения.

û Обязательное поле - определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.

û Индексированное поле - определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все опе­рации, связанные с сортировкой, группировкой или по­иском записей по значению.

Описание. Чтобы сделать таблицы понятными, для каждого поля таблицы можно ввести описание (комментарий). Наличие или отсутствие комментария никак не влияет на корректность спецификации таблицы.

Для каждой таблицы должен быть определён главный ключ – имя поля или нескольких полей, совокупность значений которых однозначно определяет запись. Значение главного ключа не должно повторяться в разных записях.

Пример: Библиотека (Инв_номер, Автор, Название, Год_изд, Издательство).

Чтобы установить главный ключ для выбранного поля, следует зафиксировать на нём в спецификации таблицы курсор мыши и на вкладке Конструктор нажать кнопку Ключевое поле .