Конференции и выставки

Иногда конференции и семинары проводятся одновременно с выставками, или наоборот, выставка может сопровождать конференцию. Это служит средством дополнительного привлечения посетителей, а также помощи участникам конференции.

PR-специалист может организовать выступление на конференции, спонсированной устроителями выставки, представителя своей компании, и его речь может быть опубликована в прессе.

Если PR-специалист располагает подходящим фильмом, он может включить его показ в общую программу. Это еще одна хорошая возможность для PR!

В начало

Планирование PR на выставках

5. PR-план для выставок

Любой участник выставки имеет множество возможностей для паблик рилейшинз, разумеется, при условии, что он соответствующим образом к ней подготовился. Если он ограничился только предоставлением пресс-релизов в пресс-центр, это означает, что он пренебрег основными возможностями паблик рилейшинз, которые существуют на большинстве выставок. Поэтому план PR-деятельности должен быть разработан немедленно после того как организация забронировала себе на выставке место, как правило, это год до проведения выставки. Проведем образец такой процедуры.

(a). (a).Общение с пресс-секретарем выставки сразу же после подписания контракта о выделении места для стендов. Пресс-секретарю необходимо задать следующие вопросы.

(i). (i). Что необходимо сделать, чтобы помочь провести предварительный PR для данного события? Какая информация может быть представлена об участнике? Фотографии? (В самый первый момент особенности выставки еще могут быть не известны, но, по крайней мере, может быть получена информация об организации, которая собирается в ней участвовать, о том, что она делает или продает.)

(ii). (ii). Что необходимо подготовить для участия в дне для представителей прессы.

(iii). (iii). Кто будет официально открывать выставку? Заинтересованно ли это лицо в отношении каких-то товаров и услуг вашей организации? Если да, можно отправить приглашение непосредственно этой персоне с предложением, чтобы ваш стенд был включен в его маршрут обхода экспонатов выставки. Это может быть сделано через сотрудника организации, отвечающего за отношения с важными личностями. Конечно, необходимо понимать, что за время такого обхода можно посетить лишь ограниченное число заранее выбранных стендов.

(iv). (iv). Каковы будут условия деятельности пресс-центра? Обычно там размещается заранее установленное число новостных релизов и фотографии с сопровождающими надписями, возможно, 50 или 100, которые пресс-секретарь готов принять и разместить. В отдельных случаях организация может предоставить только единственную фотографию, которая будет размещена на стенде, а другие будут находиться в специальной подшивке. Иногда на отдельном столике можно выложить литературу по продажам. Как правило, пресс-секретари не очень охотно принимают огромные упаковки материалов для прессы, так как не хотят получать материал, который, как они знают по своему опыту, не будет востребован в полном объеме, и поэтому им придется избавляться от него, когда выставка закончится. Журналисты, посещающие выставку, хотят получить краткий, хороший, новостной материал с привлекательными фотографиями, которые они могут положить в свой карман или дипломат, если уж они пришли с ним.

(b). (b).Для экспортера появляются дополнительные возможности благодаря услугам Центрального информационного офиса, который распространяет за границей информацию о британских участниках. Этот Центр также готовит видеоматериалы о выставках для иностранных телевизионных компаний и записанные на пленку интервью для иностранных радиостанций. Целесообразно проинформировать Центр о вашем участии за два или три месяца до начала работы выставки. Это дополнительное паблисити не будет вам стоить ничего, или вернее сказать, оплачивается из налогов, и поэтому этим способом целесообразно воспользоваться.

(c). (c).Информация о выставках должна быть послана в журналы, которые сделают обзор этого события еще до начала его работы. Такая информация часто с удовольствием принимается редакторами, и поэтому нет необходимости покупать рекламную площадь, хотя энергичный менеджер по рекламе вашей организации, очевидно, захочет получить и рекламную поддержку.

(d). (d).К установленной организаторами дате необходимо предоставить нужную информацию для ее включения в каталог выставки.

(e). (e).Если во время выставки частный прием представителей прессы проводится на вашем стенде (или в другом месте), приготовления к этому приему и рассылка приглашений должны быть осуществлены своевременно.

(f). (f).Если частного приема представителей прессы на вашем стенде не предусмотрено, можно разослать индивидуальные приглашения в медиа и пригласить их посетить ваш стенд в удобное для них время. Это могут быть и приглашения на посещения демонстраций оборудования, устраиваемых в определенное время.

(g). (g).В некоторых случаях можно пригласить посетить стенд розничных торговцев, агентов и других дистрибьюторов и не только для того, чтобы они увидели новую продукцию, но и для того, чтобы познакомились с персоналом компании. Для этого необходимо заказать у организаторов выставки необходимое число пригласительных билетов.

(h). (h).Информация об участии компании в выставке должна появиться во внутрифирменном журнале.

(i). (i).Об участии компании в выставке необходимо проинформировать местные медиа.

В начало

6. Часть общего PR-плана

Различные участники выставок располагают разными возможностями, которыми опытный PR-специалист может воспользоваться. Суть заключается в том, что участие в выставке требует принятия специальной PR-программы, которая, чтобы обеспечить максимальный охват и максимально высокие результаты, должна начинаться как можно раньше. Если сделать таким образом, то можно получить большие выгоды. Такая специальная PR-программа должна быть встроена в общую программу, чтобы учесть необходимые часы работы, финансы и ресурсы в общем бюджете.

В начало

Конференции

В 4 упоминалось о конференциях, связанных с проводимыми выставками, и наоборот, однако многие конференции организуются в PR-целях и проводятся независимо от выставок. О таких мероприятиях мы упоминали в 10: 27.

Организация PR-конференции похожа на прием представителей прессы (см. 9:21), однако такое мероприятие длится дольше (по крайней мере целый день); приглашают и угощают большее число гостей; программа более обширна, больше выступающих, более широко используются аудиовизуальные средства; и, конечно, обходится оно значительно дороже. Например, необходимо снимать специальное помещение для проведения конференций, которым может быть конференц-зал или танцевальный зал отеля. Для обслуживания гостей можно применять варианты, как буфета, так и столов. Выступающими могут быть не только представители компании, но и органов власти. Для докладчиков от компании необходимо подготовить выступления, а в некоторых случаях и провести репетиции. Приглашенным необходимо раздать отпечатанные программки.

В начало

Контрольные вопросы к главе 15

1. 1.Какое отношение имеет PR к выставкам?

2. 2.Объясните отличие между публичными и профессиональными выставками.

3. 3.Что определяет главным образом место проведения выставки: в помещении или на открытом воздухе?

4. 4.Что такое совместное проведение?

5. 5.Опишите некоторые из способов, используемых для транспортирования передвижных выставок.

6. 6.Что такое неделя продаж?

7. 7.Опишите некоторые особые характеристики выставок.

8. 8.Каким способом конференция может быть связана с проведением выставок, и иметь PR-ценность?

9. 9.Для выставки, которая произойдет через шесть месяцев, составьте план с графиком PR-мероприятий.

10. 10.Как вы думаете, сколько потребуется вам рабочего времени, чтобы составить план, указанный в предыдущем вопросе?

11. 11.Чем конференция отличается от приема представителей прессы?

Глава 16.

Фотография