Информационные технологии и системы в транспортной логистике 5 страница

1. Портовое агентирование.

2. Погрузочно-разгрузочные работы (стивидорные).

3. Транспортное экспедирование.

4. Декларантское обслуживание.

5. Предоставление таможенного склада временного хранения.

6. Фрахтование судов и грузов.

БТС является совладельцем и генеральным агентом, совместной с немецкой компанией “Посейдон”, линии “TransRussiaExpress”, соединяющей Санкт-Петербург и Киль (Германия), и генеральным грузовым и пассажирским агентом линии NTL, соединяющей Санкт-Петербург и Оксельзунд (Швеция). В настоящий момент БТС обрабатывает семь судозаходов в неделю.

Для ускорения обработки грузов, также как и грузовых, таможенных, пассажирских и финансовых документов работниками отдела компьютерных технологий компании БТС была разработана и создана не имеющая аналогов собственная логистическая технология, основанная на базе самых современных сетевых технологий.

Рис.10.11. Взаимодействие участников международных торгово-транспортных операций через корпоративный ЛЦ

Рис. 10.12. Структура типового ЛЦ

Логистический (информационно-аналитический) центр БТС развивает свою работу в направлениях:

* совершенствования информационных и логистических технологий транспортировки грузов;

* внедрения электронного документооборота в системах учета и обработки грузовой транспортной и таможенной документации;

* совершенствования информационно-компьютерной поддержки транспортно-логистического сервиса, позволяющей минимизировать затраты времени и финансовых ресурсов транспортно-экспедиторских фирм, таможенных служб при интермодальных и мультимодальных перевозках;

*

получения и агрегирования статистических данных, позволяющих проводить контроль и анализ транспортной активности в регионе.

Сетевые технологии взаимодействия ЛЦ БТС с партнерами показаны на схеме (рис. 10.13).

Рис. 10.13 Схема взаимодействия и отработки информационных технологий через транспортный логистический центр БТС

Автоматизированная система учета и обработки грузовых, пассажирских документов ЛЦ БТС представляет собой единый программно-сетевой комплекс. В него входят программы:

* резервирования (букования) грузовых и пассажирских мест;

* учета прохождения груза и пассажиров;

* учета грузов, проходящих через склад временного хранения;

* финансовой составляющей для выставления и учета выставленных счетов по любым видам услуг;

* аналитической составляющей для статистического анализа информации;

* агентской составляющей для учета документов и операций по портовому агентированию судов;

* таможенной составляющей.

Комплекс рассчитан на работу в операционной системе Windows 95 / Windows NT, создан на языке программирования высокого уровня, полностью поддерживает сетевые технологии и технологии Клиент/Сервер.

Система информационно-компьютерной поддержки транспортно-логистического сервиса:

* легко настраиваема, удобна в пользовании;

* полностью обеспечивает формирование и вывод на печать всех необходимых форм и документов с возможностью предварительного просмотра созданных документов;

* предусматривает возможность стыковки Комплекса с приложениями Microsoft Office;

* информация защищена от несанкционированного доступа через персональные пароли и установления уровней доступа к данным;

* ведет учет вносимых изменений с учетом указания времени и имени пользователя;

* предусматривает возможность для работы с удаленной базой данных в режиме “on line”, что позволяет работать с системой в удаленных офисах;

* все приложения системы пользуются единой базой данных, что обеспечивает оперативное обновление информации по мере ее ввода.

Учитывая важность телекоммуникационных связей в быстрой, надежной и качественной передаче информации, компания БТС проложила собственный оптоволоконный канал выхода на глобальную компьютерную сеть Internet, а также оптоволоконный канал, соединяющий отдел Балтийской таможни, работающий на территории БТС с главным управлением Балтийской таможни на Канонерском острове. В настоящий момент БТС является одной из немногих морских транспортных компаний на Северо-Западе России, имеющей такие современные телекоммуникационные связи.

С начала апреля 1997 года БТС выступает генеральным агентом шведской паромной линии “Нордик Траккер Лайн” (НТЛ). Для ускорения обработки грузов офисы БТС в Санкт-Петербурге и НТЛ в Оксельзунде были соединены в онлайновом режиме посредством глобальной сети Internet. Такое объединение позволяет использовать одновременно удаленную базу данных. Были установлены высокоскоростные сканеры и созданы программы для обработки сканерной информации. В настоящий момент БТС получает из Оксельзунда за сутки до прихода парома “Готланд” в Санкт-Петербург полный пакет грузовых и таможенных документов. Часть документов приходит в текстовом формате, часть в графическом. Это позволяет заранее приготовить таможенные декларации и сокращает время обработки грузов до минимума.

Совместно с основным западным партнером - компанией “Посейдон” (Германия) ведутся совместные работы по объединению баз данных обеих компаний и подключений к ним других транспортных компаний - партнеров по совместной деятельности.

Учитывая тот факт, что одним из основных звеньев в любой логистической цепи являются таможенные органы, уделено большое внимание этому звену. Компьютерная сеть БТС соединена согласно схемы, учрежденной ГНИиВЦом, с компьютерной сетью местного таможенного отдела и далее через оптоволоконную связь практически с любыми таможенными управлениями Санкт-Петербурга.

Техническое оснащение, на котором работает в настоящее время ЛЦ, включает:

* компьютеры 486DX, Pentium, объединенные в сеть на основе протоколов TCP/IP и Netbuie с использованием технологии Клиент/Сервер и хранением данных на SQL сервере;

* тип сети: для Windows 95 - одноранговая, для Windows NT - данные хранятся на SQL-сервере, что обеспечивает наиболее оптимальный доступ к ним;

* количество компьютеров в сети компании - порядка 50;

* внешний вход в систему осуществляется через Access-сервер, имеющий оптоволоконный вход.

Установив свой оптоволоконный канал на Internet, БТС начала активность в глобальной компьютерной сети. Работниками отдела компьютерных технологий создан и зарегистрирован в большинстве поисковых систем свой собственный WEB-сервер “BALTICS”, содержащий в себе краткую информацию о большинстве транспортных компаний города. БТС планирует объединить большое количество компаний с помощью глобальной сети с использованием собственных программ.

Понимая важность в ближайшем будущем развития EDI (электронного обмена документами) менеджмента, в компании БТС производятся работы по переводу внутренней и внешней систем документооборота на стандарт UN\EDIFACT.

Совместно с компанией “Посейдон”, БТС стала участником программы TEDIM, в частности, проекта BOPCom (части “Booking” и “Communications”).

По структуре выполняемых компанией функций, БТС можно сравнить с небольшим портом. Именно поэтому технологии, созданные БТС, можно распространять и на другие порты региона в их взаимодействии со всеми видами транспорта.

На базе ЛЦ БТС можно эффективно отрабатывать взаимодействия транспортных, экспедиторских фирм, таможенных органов, грузовых терминалов, складов временного хранения, банков, страховых компаний, агентов, брокеров и других логистических посредников при осуществлении смешанных, комбинированных, интермодальных перевозок по схемам:

* Море - автомобильный транспорт;

* Море - железная дорога;

* Море - железная дорога - автотранспорт.

Логистические технологии и информационное обеспечение интермодальных перевозок, отработанные в логистическом центре БТС, могут быть в дальнейшем внедрены в других логистических и информационно-аналитических центрах Северо-западного региона России.

Одной из наиболее важных категорий клиентов транспортных и экспедиторских организаций в РТЛС являются предприятия, осуществляющие торговые операции. В качестве них выступают как предприятия-производители продукции, которые продают ее покупателям, так и предприятия торговли, которые осуществляют посреднические операции между производителями и покупателями. Большинство предприятий-производителей не в состоянии довести до мелкооптового и розничного покупателя свою продукцию и как правило и не занимается этим, предоставляя возможность аккумулировать товарные запасы предприятиям торговли и тем самым достаточно быстро возвращать инвестированные средства. Система дистрибьюции товаров является одним из основных каналов реализации продукции предприятий-производителей.

Распределение товаров и продукции предприятий-производителей по каналам дистрибьюции приводит к увеличению спроса на услуги транспортных и экспедиторских организации, особенно в части средних и мелких заказов. Средние и мелкие заказчики очень чувствительны к тарифной политике транспортных и экспедиторских компаний, срокам проведения операций, качеству обслуживания и уровню гарантий выполнения оговоренных логистических операций. Эти заказчики весьма подвижны в плане выбора той или иной транспортной или экспедиторской фирмы-подрядчика и потоки заказов от них могут достаточно быстро перераспределяться между подрядчиками. Борьба за эти потоки заказов становится все более острой.

Существует набор функций в информационной деятельности транспортных и экспедиторских компаний, которые в ближайшем времени обеспечат повышенный уровень привлекательности этих компаний для предприятий, осуществляющих торговые операции. Эти функции приведены на рис. 10.14.

Рис. 10.14. Схема информационного взаимодействия участников торговли

Основная идея заключается в том, чтобы потенциальный клиент мог получить всю информацию, необходимую ему для принятия решения на использование услуг той или иной транспортной или экспедиторской компании, через средства телекоммуникаций и информационные сети ЛЦ. А после принятия решения - мог осуществить размещение заказа, провести весь сопутствующий документооборот и последующую реализацию функций слежения за движением груза, с помощью этих же средств.

Реализация функций ЛЦ (рис.10.13) может осуществляться на базе различных подходов разработчиков, обусловленных в первую очередь спецификой деятельности транспортной или экспедиторской организации. При этом необходимо учесть следующие рекомендации:

а) структура баз данных и организация документооборота должны быть по-возможности согласованы с рекомендациями международных стандартов, особенно стандарта UN/EDIFACT, который определяет содержательную часть документов; это позволит обеспечить высокую степень совместимости документооборота с различными заказчиками и партнерами, особенно зарубежными;

б) целесообразно в качестве базовой технологии доступа к информации использовать технологию сети Internet (в корпоративных целях - Intranet), что позволит сделать представляемую информацию об услугах транспортной или экспедиторской компании максимально доступной для огромного количества пользователей сети Internet, а телекоммуникационную платформу в максимальной степени совместимой с другими техническими решениями (сегодня практически все сети имеют шлюзы в сеть Internet);

в) необходимо позаботиться о безопасности информационного обмена с клиентами по работе с заказами и справками о выполнении заказов; в настоящее время имеется большое количество предложений и программ по организации безопасного документооборота.

Следует отметить, что в рамках своего внутреннего документооборота и информационного обмена транспортной и экспедиторской организации как правило необходимо взаимодействовать со страховыми компаниями, терминалами, банками, таможенными органами. Поэтому эти организации также должны иметь информационные системы, построенные по аналогичному принципу.

Таким образом, появление в транспортной или экспедиторской компании ЛЦ, реализующего по отношению к внешним клиентам описанные выше функции, позволит существенно упростить и ускорить для участников торговых операций решение вопросов по доставке грузов.

Глава XII.

ФИНАНСОВЫЕ ПОТОКИ В ТРАНСПОРТНОЙ ЛОГИСТИКЕ

Финансовая логистика представляет собой систему управления, планирования и контроля над финансовыми потоками на основе информации и данных по организации материальных потоков.

Под финансовыми потоками понимается направленное движение денежных средств или ресурсов в логистических системах и между ними, необходимое для обеспечения материальных и информационных потоков.

Задачей управления финансовыми потоками в логистических системах является полное и своевременное обеспечение по объемам, срокам и источникам финансирования. Эти источники финансирования должны отвечать требованиям минимальной цены.

Задачи финансовой логистики:

1. Изучение финансового рынка и прогнозирование источников финансирования с использованием маркетинговых приемов.

2. Определение потребности финансовых ресурсов, выбор источников финансирования, отслеживание процентных ставок по банковским и межбанковским кредитам, а также процентных ставок по ценным и государственным облигациям.

3. Построение финансовых моделей использования источников финансирования и алгоритма движения потоков денежных средств из источников финансирования.

4. Установление последовательности и звенности движения средств внутри бизнеса и проекта.

5. Координация оперативного управления финансовыми и материальными потоками. Прежде всего оцениваются затраты, например, на доставку товаров транспортным средством. Менеджер по логистике выстраивает материальные потоки с учетом затрат.

6. Формирование и регулирование свободных остатков на рублевых, валютных и бюджетных счетах с целью получения дополнительной прибыли от операций на финансовом рынке с применением высокодоходных финансовых инструментов.

7. Создание операционных систем обработки информации и финансовых потоков.

Принципы финансовой логистики:

1. Саморегулирование для достижения сбалансированности поступления денежных ресурсов с движением материальных ресурсов, производства и минимизацией производственных затрат.

2. Гибкость, связанная с возможностью внесения изменений в графики финансирования приобретения материалов, необходимых для реализации проекта готовых изделий и при корректировке условия заказа со стороны потребителей или партнеров.

3. Минимизация производственных затрат при максимализации коротких циклов реализации проектов.

4. Интеграция процессов финансирования, снабжения, производства и сбыта в едином органе реализации проекта.

5. Моделирование движения денежных потоков от источников финансирования к исполнителям проектов с оборотом свободных денежных средств с максимальной эффективностью.

6. Соответствие объемов финансирования объемам необходимых затрат.

7. Использование программ обеспечения и компьютерных сетей для управления финансами.

8. Надежность источников финансирования и обеспечения проекта финансовыми ресурсами.

9. Экономичность. Не только через оценку затрат, но и «давления» на эти затраты.

10. Доходность при размещении денежных средств.

Как известно, ключевым аспектом логистической деятельности является управление материальными потоками: движением сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции. Каждый материальный поток, возникающий в ходе закупки материалов или сбыта продукции, транспортировки или хранения товаров сопровождается финансовым потоком: вложением финансов или компенсацией за реализацию товара.

При подготовке и организации логистических процессов, помимо планирования материальных потоков, необходимо просчитать и продумать схемы движения финансов. Так, в международных отношениях, выбор условия поставки CIF или FOB влияет на распределение затрат на фрахт и страховку между покупателем и поставщиком груза. При транспортировке, расходы за порчу груза несет либо перевозчик, либо поставщик – в зависимости от договорных условий, фактических характеристик груза, данных товарораспорядительных документов. Изменение параметров системы складирования влияет на сохранность и качество товара, а, следовательно, на стоимость услуг. Сбыт товара собственными силами, при помощи торговых агентов, комиссионеров или консигнаторов требует различных расходов, обеспечивает разный оборот товара и длительность финансового цикла.

Для каждой схемы движения материальных ресурсов может быть предусмотрено несколько вариантов организации финансовых потоков, различных по стоимости и риску. В качестве инвесторов и кредиторов привлекаются финансовые институты, сторонние предприятия, потребители, государство, иностранные лица, каждый из которых предлагает ресурсы на разных условиях. Рассчитав момент возникновения дефицита в финансах, возможно привлечь ресурсы в нужном объеме и требуемый срок и вернуть их при получении достаточного дохода.

Выбор поставщиков и источников ресурсов, способов оплаты услуг перевозчикам, порядка расположения товара на складе также рациональнее всего осуществлять по финансовым параметрам, так как они обеспечивают сопоставимость разнородных оценок. Можно оценить целесообразность переоборудования складского терминала, сравнив ожидаемое увеличение потока грузов и выручки за единицу времени с размером необходимых инвестиций. Сопоставляя потери и доходы, стоимость хеджирования рисков и возможности их ликвидации, возможно построить такие схемы движения финансовых и материальных потоков, в которых логистические затраты в будут оптимальными.

Для того, чтобы выполнить производственные планы, доставить товар к пункту назначения в нужное время, получить достаточный доход от потребителей, планы финансирования должны выполняться. Рост стоимости материалов вынуждает привлекать дополнительные источники финансирования или менять технологии производства. Падение котировок векселей, принятых в залог оплаты поставок, может привести к потере выручки и разрыву отношений между поставщиками и потребителями. Контроль и корректировка отклонений в параметрах финансовых потоков необходимы как для отдельных участников логистической деятельности, так и для системы в целом.

Параметры финансовых потоков также служат индикаторами благополучия и устойчивости предприятий, свидетельствуют об эффективности логистической деятельности, необходимы при планировании и организации взаимоотношений с контрагентами. Так, при составлении бюджета на текущий год, прогнозируют размер будущих поступлений и необходимых вложений, рассчитывают показатели прибыльности и рентабельности, которые используют при составлении финансовой отчетности, обосновании привлечения инвестиций и кредитов, заключении договоров и соглашений.

Таким образом, финансовые потоки выполняют ряд важных функций по обеспечению, учету и координации движения ресурсов в логистических процессах. Финансовые параметры во многом определяют экономическую жизнеспособность предприятий, устойчивость на рынке, прочность связей с поставщиками и потребителями. Трудно переоценить важность управления финансовыми потоками для логистических систем.

Определим основные требования к параметрам финансовых потоков в логистических системах (рис. 12.1). Прежде всего, для полного и своевременного обеспечения логистической деятельности, должно выполняться требование достаточности – финансовые ресурсы должны быть в наличии в требуемом объеме и в срок возникновения потребности в них. Для выполнения требования соответствия параметров потоков, при разработке финансовых планов учитывают время и размер затрат на закупку и транспортировку оборудования и материалов, нормы складирования и производства, сбытовые и распределительные технологии.

Следующим важным требованием является надежность источников ресурсов и экономичность привлечения финансов. Для его соблюдения отслеживают конъюнктуру финансовых рынков (процентные ставки по кредитам и депозитам, рынку корпоративных и государственных ценных бумаг), выбирают источники минимальной стоимости и риска, определяют последовательность включения источников финансирования, выявляют возможные проблемы привлечения ресурсов.

Оптимизация затрат – основополагающее требование любой деятельности – достигается путем рационализации привлечения и распределения ресурсов. Ограничением сокращения затрат является возможный ущерб для качества продукции.

Еще одним требованием, особенно актуальным для логистики, является согласованность финансовых, материальных, информационных и любых других видов ресурсных потоков по всей цепи движения продукции. Его выполнение способствует повышению рациональности использования ресурсов и денежных средств. Контроль за согласованностью потоков позволяет достичь общесистемной оптимизации ресурсных процессов.

Оперативность – требование, связанное с внешним окружением логистической системы. Схемы движения потоков должны гибко и оперативно меняться при изменении экономической и политической ситуации, юридических и рыночных условий. В связи с тем, что участники логистического процесса принадлежат к различным сферам производства и обращения, структура и состав финансовых потоков должны быть адаптивны для каждого контрагента.

Для того, чтобы потоки соответствовали вышеперечисленным требованиям, на них необходимо оказывать управляющие и корректирующие воздействия. При этом, должен выполняться принцип взаимосвязанности информационных и финансовых потоков. Этому способствует применение информационных систем поддержки принятия решений, использование баз данных и корпоративных систем автоматизации для оперативного управления потоковыми процессами в логистических системах.

Финансовый поток – это направленное движение финансовых ресурсов, связанное с движением материальных, информационных и иных ресурсных потоков как в рамках логистической системы, так и вне ее. Финансовые потоки возникают при возмещении логистических затрат и издержек, привлечении средств из источников финансирования, возмещении (в денежном эквиваленте) за реализованную продукцию и оказанные услуги участникам логистической цепи.

Рис. 12.1. Требования к параметрам и процессам управления финансовыми потоками в логистической системе

Рис. 12.2. Структура финансового окружения

Среда обращения финансовых потоков финансовое окружение. Данная среда включает в себя как часть внутренней среды предприятия, так и часть внешней логистической среды. Элементами финансового окружения являются финансы и финансовые ресурсы, источники и потребители ресурсов и финансовые потоки, связанные с логистическими отношениям (рис. 12.2).

Исследование финансового окружения проводят для конкретной логистической системы. Определяют ряд параметров: ценность и значимость финансов, доступность и ликвидность финансовых ресурсов, упорядоченность и подконтрольность движения финансов, число и конкурентность источников и потребителей финансовых ресурсов. При изучении финансовых потоков, необходимо выбрать степень их детализации, определить факторы влияния внешней и внутренней среды на потоковые процессы, возможности управляющих воздействий.

Чем крупнее логистическая система, тем более многочисленные и разветвленные в ней логистические цепочки, сложнее схемы движения финансовых потоков. В современных условиях усложнения производственных, транспортных и распределительных систем, процесс управления финансами усложняется, более актуальной становится задача структурирования потоков, определения их свойств, факторов влияния и воздействия. Для повышения прозрачности потоковых процессов как в элементарных так и в комплексных логистических системах (международных логистических системах, складских терминалах и распределительных логистических центрах) необходимо иметь четкое представление о характеристиках потоков.

Рассмотрим основные характеристики финансового потока (рис.12.3). К ним относятся объем, стоимость, время и направление. Дополнительные характеристики могут быть определены, исходя из специфики и потребностей предприятия и его места в логистической системе. Объем потока указывается в его документарном, электронном или каком-либо другом сопровождении в денежных единицах. Стоимость потока определяют затратами на его организацию, а время характеризует его доступность для воздействия. Как время, так и направление финансового потока определяют по отношению к предприятию, его организующему. Различают входящие и исходящие потоки, по отношению к участникам логистических отношений. Скажем, получение предоплаты – это входящий поток, а оплата поставок – исходящий поток.

Рис. 12.3. Характеристики финансового потока

Характеристики финансовых потоков определяют на основе информации об условиях, сроках и характере взаимоотношений участников логистического процесса, данных о параметрах ресурсов и движении материальных потоков. По всем перемещениям денежных средств от предприятия к другим участникам логистического процесса (потребителям и поставщикам, между складскими, портовыми и таможенными терминалами, в логистических узлах стыковки транспортных потоков) рассчитывают время и объем поступлений и вложений, стоимость кредитных средств, определяют направления результирующих потоков, другие необходимые для управления потоками характеристики.

Понятие результирующего финансового потока связано уже не с одним, а с несколькими потоками. Здесь следует ввести понятие финансовой операции – совокупности двух или более взаимосвязанных финансовых потоков. Например, привлечение ресурсов, их вложение в производство и получение выручки от реализации – это финансовая операция, состоящая как минимум из трех потоков.

Для финансовых операций определяют такие параметры, как рентабельность и прибыльность, показывающие насколько эффективны воздействия на потоки. По финансовым операциям можно определить ряд других параметров, существенных для управления финансовыми потоками. Например, для распределительного логистического центра, в котором приход и расход финансовых ресурсов происходит неравномерно, важно рассчитать плотность финансового потока, которая характеризует интенсивность деятельности и определяется объемом результирующего потока в единицу времени. А, скажем, при организации закупок, можно рассчитать временной разрыв между получением информации от поставщика (входящий информационный поток) и осуществлением предоплаты (выходящий финансовый поток).

Воздействия на характеристики финансовых потоков приводят к изменению схем движения материальных и информационных потоков, и, наоборот, стоимость, время и объем используемых материальных ресурсов определяют параметры финансовых операций. Подобная корреляция потоковых процессов дает ряд преимуществ при планировании, организации и контроле за движением ресурсов в логистических системах.

Рассмотрим особенности управления ресурсами и характер воздействий на финансовые потоки на отдельных стадиях логистической деятельности.

Первая стадия – планирование ресурсопотоков – включает в себя несколько этапов: формирование различных вариантов осуществления логистических процессов (возможные схемы снабжения, заготовки сырья и полуфабрикатов, использования технологий производства, транспортных маршрутов, т.д.); анализ альтернативных вариантов; выбор оптимальных для логистической системы процессов, схем и технологий.

При подготовке проведения операций и процессов готовят плановую документацию, важной частью которой является финансовый план. В нем отражены потребности в финансовых ресурсах, возможные источники финансирования, обоснована эффективность вложений. Финансовый план также должен включать характеристику финансового окружения, оценку рисков и вероятности изменения параметров потоков.

При анализе альтернативных сценариев развития ситуации сравнивают характеристики финансовых потоков, связанных с той или иной схемой. Рассчитывают величину необходимых объемов и сроков привлечения ресурсов, стоимости и возможного времени использования источников финансирования. Оптимальной считают такую схему движения потоков или технологию производства, при которой распределение финансовых ресурсов между отдельными звеньями логистической цепи является рациональным, стоимость ресурсопотоков минимальна, организационные, административные и операционные издержки не превышают лимитов.

В дальнейшем планы и схемы движения материальных потоков подлежат корректировки для оптимизации общих логистических затрат. С учетом ограничений внешней среды (законодательной базы, теневого сектора, корпоративных интересов) находят "проблемные" места в движении финансовых и материальных потоков, требующие особого контроля.