Работа со списками в MS Excel

Создать список данных сотрудников предприятия, заголовок которой имеет вид:

№	Фамилия	Имя	Отчество	Должность	Код
	Иванов	Иван	Иванович	Менеджер

Заполнить список на 15 сотрудников.

Оформление списков производится так же, как и оформление любой таблицы в Excel. Только следует помнить, что таблица для спмска не должна иметь пустых строк и пустых столбцов, а также не допускается объединение ячеек для данной таблицы.

В нашем случае заголовок имеет вид:

Теперь в ячейку A4 запишем:

=СТРОКА(А4)-3

и растянем эту формулу до ячейки А18.

Далее заполняем ячейки B4:F18данными, получим:

Рассмотрим работу с формой списка данных, для этого добавим при помощи формы еще двух сотрудников. Выполним: \Данные\Форма...

получим диалоговое окно вида:

Теперь если мы хотим добавить запись в список данных, то нажмем кнопку «Добавить» и получим:

Заметим, что поле ввода номера не доступно, так как там заложена формула. Мы заполняем только доступные нам поля и получаем:

Заметим, что для перехода из одного поля ввода в другое необходимо нажимать клавишу TAB.

Теперь для того, чтобы добавить еще одного сотрудника, снова нажмите кнопку «Добавить» и введите данные этого сотрудника.

Для завершения добавлений в список данных необходимо нажать клавишу «Закрыть». Произойдет выход из режима «Форма», а также добавление сотрудников в список данных.

Обращаем ваше внимание на то, что сотрудники добавляются не по алфавиту, а в конце списка.

В результате наш список данных приобретет вид:

Теперь рассмотрим сортировку списка данных.

Сортировать список данных в Excel можно по столбцу любого типа в порядке возрастания или убывания. Допускается задание от одного до трех критериев сортировки.

Установите курсор в любую ячейку списка данных.
В меню «Данные» выберите пункт «Сортировка...»:

Получим диалоговое окно вида:

Теперь заполним поле «Сортировать по». Для начала отсортируем наш список по «Фамилиям» в порядке возрастания, получим:

Обратите внимание, что заданная нами формула для «№» позволяет сохранять правильную нумерацию независимо от сортировки.

Теперь отсортируем наш список по двум столбцам. Сначала отсортируем по «Должности», а потом по «Коду». Для этого в диалоговом окне сортировки наберем:

В результате получим:

В результате такой сортировки на первые позиции встали все «Координаторы», причем между собой они отсортированы по «Коду». В конце у нас «Менеджеры», которые тоже отсортированы между собой по «Коду».

Фильтрация списка предусмотрена для того, чтобы быстро извлекать из документа записи, которые соответствуют указанным критериям, а затем переносить эту информацию в другие части листа или применять в отчетах.

Для извлечения информации из списка по заданному критерию установите курсор в любую ячейку списка и выполните:

\Данные\Фильтр\Автофильтр

В результате вы получите:

Обратите внимание, что в строке заголовка появились кнопки со стрелками.

Теперь с помощью фильтра оставим всех «Менеджеров» с «Кодом» из диапазона от 3755 до 3760. Для этого нажмем кнопку со стрелочкой в столбце «Должность» и выберем «Менеджер»:

Далее нажмем кнопку со стрелочкой в столбце «Код» и выберем «Условие», в результате получим диалоговое окно вида:

Заполнив это окно так, как показано на рисунке, получим:

Обратите внимание на то, что вы не удаляли ничего, а просто выбрали лишь те элементы, которые вам необходимы. Стрелочки в столбцах, по которым задавались критерии для фильтрации, выделены цветом, так что если вам необходимо отменить данную фильтрацию, достаточно у выделенных стрелочек выбрать раздел «Все».

Если вы хотите снять фильтр, то выберите:

\Данные\Фильтр\Автофильтр

Примечание. Для того чтобы не только извлечь, но и переместить данные, выполните команду: \Данные\ Фильтр\Расширенный фильтр... В открывшемся диалоговом окне включите опцию «Скопировать результат в другое место» и укажите, куда копировать результат.