Тема 5.2. Цели и целепологание в организации

Организация – означает структура, строение и сочетание, а также что-то хорошее, планомерное обдуманное устройство чего- либо.

Организация в современной науке принято рассматривать в трех различных аспектах.(рис. 5.2.1. )

,

Рис. 5.2.1. Триединство термина «Организация»

1. как объект – явление

2. как процесс управления

3. как воздействие и или действие (налаживание чего либо)

Рассмотрим каждый подробнее

Организация как объект — это искусственное объединение людей, являющееся элементом или частью общественной структуры и выполняющее определенные функции. В таком понимании слово «организация» относится к интересующим нас сложным формациям, таким как предприятия, фирмы банки, органы власти, учреждения, добровольные союзы, созданные, например, по профессиональному признаку.

Организация как процесс — это совокупность мероприя­тий, обеспечивающих взаимосвязь между элементами систе­мы в процессе ее существования. Другими словами, это вид деятельности, включающий в себя распределение функций между членами коллектива, обеспечение взаимодействия ме­жду людьми, контроль за исполнением приказов и распоряже­ний вышестоящих должностных лиц, распределение матери­альных и денежных фондов и т.д. В этом смысле организация представляет собой не что иное, как процесс управления дея­тельностью людей, т.е. «организовывание».

Организация как воздействие — это упорядочение или на­лаживание действия какого-либо объекта. Применительно к материальному объекту это может быть, например, организа­ция системы водоснабжения. В принципе в этом смысле поня­тие «организация» применимо и к предприятию, если речь идет, скажем, о разработках схемы организационной структу­ры, или организационном проектировании.

Любая организация не может существовать без цели. Цели - это конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим фактором координирования деятельности группы.

Существует понятие разнообразие целей.Организации различных типов ставят перед собой и различные цели. Так, организации, занимающиеся бизнесом, сосредотачивают внимание, прежде всего, на таких вопросах, как затраты и получаемая прибыль. Они, главным образом, ставят себе цели по рентабельности (прибыльности) и производительности. В свою очередь эти цели конкретизируются, находя выражение в таких, например, определениях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей, а также социальная ответственность.

С другой стороны, государственные учреждения, которые не являются коммерческими организациями, формулируют свои цели, например, как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Включаемые в формулировки этих целей этические представления и оценки социальной ответственности выражают в большей степени философию данной организации, чем конкретизацию результата.

Есть еще и социальные организации. То есть объединение людей понятие коллектива.

Ориентация, задаваемая ясно сформулированными целями, определяет все последующие решения руководства.

В каждом подразделении организации также необходима выработка своих целей. Например, целью подразделения маркетинга может стать сокращение количества жалоб потребителей в следующем году. Цели сходных подразделений в различных организациях могут быть гораздо ближе друг другу, чем даже цели различных подразделений в рамках одной организации, поэтому особенно необходима их координация. Цели подразделений должны удовлетворять деятельности организации как целого, а не входить в противоречия с целями других подразделений.

Чтобы понять, как главная цель организации может быть разбита на составляющие, необходимо изучить весь процесс.

Задачи – это конкретизированная поставленная цель, которую стремятся достигнуть конкретные исполнители. Процесс формирования задачи для каждого исполнителя состоит в разбиении генеральной цели организации (миссии) на подцели, которые затем становятся задачами для исполнителей. Процесс разбиения целей носит название декомпозиций.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

2. наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;

3. наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают, как общую все члены дано группы;

4. наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Цели являются начальным элементом системы управления организацией. Целеполагание (выбор и постановка цели) определяет набор конкретных функций и структуру управления, формирование стратегии и целевых программ, содержание информационных технологий и внутриорганизационных процессов. Вся деятельность организации - это процесс достижения целей с помощью определенных средств (структура, процессы). (рис. 5.2.2.)

Рис. 5.2.2. Процесс целеполагания

Цели нижнего уровня служат средством достижения целей более высокого уровня управления.

Цели классифицируются по разным признакам.

По источникам - внешние и внутренние. Внешние цели задаются извне, учитывают потребности более широкой социальной общности. Внутренние цели - это цели самого коллектива.

По степени важности цели разделяются на стратегические и тактические, а, исходя из периода времени, необходимого для реализации, подразделяются на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

По содержанию цели делятся на технологические, экономические, производственные, административные, маркетинговые, научно-технические, социальные.

. Цели могут иметь троякую направленность: на получение заданного результата; на осуществление той или иной деятельности; на достижение того или иного состояния объекта управления.

По форме выражения - подразделяются на цели, характеризуемые количественными показателями и описываемые качественно.

Цели можно рассматривать по уровню. Здесь выделяется миссия, общеорганизационные цели и цели подразделений, задачи.

Миссия создает представление о предназначении организации, ее философии, смысле существования, социальной ответственности перед обществом и своими работниками, ценностях и т.п. Миссия компании «Форд»: предоставление людям дешевого транспорта.

Миссия создает основу для формулировки целей организации и ее подразделений, выработки стратегии, распределения ресурсов, ориентирует деятельность управляющих. Цели преобразуются в конкретные задачи, рабочие задания.

Целям присущи множественность, соподчиненность, соотносительная важность, развертываемость.

Предприятие исполняет много ролей, например, роли производителя, потребителя, поставщика, нанимателя, налогоплательщика и т.д. Отсюда множественность целей.

Цели могут находиться друг с другом в отношении соподчиненности. При этом цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и продолжительными по времени существования, чем цели низшего уровня.

Соотносительная важность целей делает необходимым ранжировать их, устанавливать приоритет. Цели можно ранжировать по таким основаниям, как вклад в реализацию миссии организации; по возможности их достижения в заданный срок; по величине выгоды, которая может быть получена и т.п.

Развертываемость означает, что более общая цель (по содержанию, по времени или по уровню) конкретизируется в определенном спектре локальных целей. (рис. 5.2.3.)

Правила осуществления декомпозиции главной цели на подцели:

- общая цель и цели разных уровней должны содержать описание конечного результата, а не способов их получения;

- реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения целей предыдущего уровня;

- подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимыми друг из друга;

- фундамент дерева целей должны составлять задачи, работы, которые должны быть выполнены в установленные сроки.

Рис. 5.2.3. Развертывание целей

Суть управления по целям в организации состоит в том, что сотрудники, исходя из официальных целей, заложенных в планах, формулируют собственные индивидуальные цели деятельности. Исходя из достижения этих целей, оценивается эффективность деятельности, осуществляется материальное и моральное поощрение.

Участие подчиненных в постановке целей, интеграция целей во все организационные уровни, связь целей с оценкой их исполнения - это три существенные черты УПЦ.

Задачи, решаемые подчиненными могут быть конечным этапом в построении дерева целей.