Теория систем как общеметодологический подход к изучению и анализу организации
Системная методология в менеджменте получила свое признание и широкое распространение уже во второй половине XX века.
Системный подход вошел в современную теорию организации как особая методология научного анализа и мышления. Способность к системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю. Суть системного подхода в менеджменте заключается в представлении об организации как о системе. Система, по определению многих авторов, - это совокупность взаимосвязанных элементов. Характерной особенностью такой совокупности является то, что ее свойства как системы не сводятся к простой сумме свойств входящих в нее элементов.
Качество организации системы обычно выражается в эффекте синергии. Он проявляется в том, что результат функционирования системы в целом получается выше, чем сумма одноименных результатов отдельных элементов, составляющих совокупность. На практике это означает, что из одних и тех же элементов мы можем получить системы разного или одинакового свойства, но различной эффективности в зависимости от того, как эти элементы будут взаимосвязаны между собой, т. е. как будет организована сама система.
Организация, представляющая собой в наиболее общей абстрактной форме организованное целое, является предельным расширением любой системы. Понятие «организация», как упорядоченное состояние целого, тождественно понятию «система». Понятием же противоположным «системе» является понятие «не-система».
Система - это не что иное, как организация в статике, т.е. некоторое зафиксированное на данный момент состояние упорядоченности.
Рассмотрение организации как системы является продуктивным. Это позволяет систематизировать и классифицировать организации по ряду общих признаков. Так по уровню сложности выделяют девять уровней иерархии:
1. уровень статической организации, отражающий статические взаимоотношения между элементами целого;
2. уровень простой динамической системы с заранее запрограммированными обязательными движениями;
3. уровень информационной организации или уровень «термостата»;
4. самосохраняющаяся организация - открытая система или уровень клетки;
5. генетически общественные организации;
6. организация типа «животных», характеризующиеся наличием подвижности, целенаправленным поведением и осведомленностью;
7. уровень индивидуального человеческого организма - «человеческий» уровень;
8. социальная организация, представляющая собой разнообразие общественных институтов;
9. трансцендентальные системы, т.е. организации, которые существуют в виде различных структур и взаимосвязей.
Понятие «организация» несколько шире понятия «система», т.к. представляет собой не только состояние порядка, но и процессы по упорядочению. Каждая система подвержена изменениям и процессы изменений быстро или медленно, дискретно или непрерывно, но происходят, организуя или дезорганизуя те или иные целостные образования, называемые системами.
Любая система может рассматриваться как результат организационных преобразований, сменяющих одно состояние равновесия системы другим. Такова, в основном, сущность организации как процесса нового прогрессивного его развития и распада целостных образований.
Представление организации как системы позволяет выделить ряд присущих ей общих свойств, наблюдаемых в организациях любой природы. К таким свойствам относятся: целостность, эмерджентность, устойчивость.
Создание целого осуществляется посредством интеграции (объединение частей в единое целое). Любую организацию можно рассматривать как интегрированное целое, в котором каждый структурный элемент занимает строго определенное место.
Эмерджентностью называется наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов. С другой стороны, объединяемые в систему (целое) элементы могут терять свойства, присущие им вне системы, или приобретать новые.
Организация, будучи целостным, системным образованием, обладает свойством устойчивости, т.е. всегда стремится восстановить нарушенное равновесие, компенсируя возникающие под влиянием внешних факторов изменения.
Применение системного подхода для изучения организации позволяет значительно расширить представление о ее сущности и тенденциях развития, более глубоко и всесторонне раскрыть содержание происходящих процессов, выявить объективные закономерности формирования этой многоаспектной системы.
Системный подход при исследовании свойств организации позволяет установить ее целостность, системность и организованность. При системном подходе внимание исследователей направлено на его состав, на свойства элементов, проявляющиеся в их взаимодействии. Установление в системе устойчивых взаимосвязей элементов на всех уровнях и ступенях, т. е. установление закона связей элементов, есть обнаружение структурности системы как следующая ступень конкретизации целого.
Исследование структуры организации является важным этапом познания многообразия связей, имеющих место внутри исследуемого объекта. Это одна из сторон системности. Другая сторона состоит в выявлении внутриорганизованных отношений и взаимоотношений рассматриваемого объекта с другими, составляющими систему более высокого уровня.
В этой связи необходимо, с одной стороны, рассматривать отдельные стороны (свойства) исследуемого объекта в их соотношении с объектом как целым, а с другой стороны, вскрыть законы поведения.
Системный подход к исследованию организации в современном его толковании тесно связывается с самоуправляемыми процессами систем. Социально-экономические системы в большинстве случаев неравновесны, что спонтанно обеспечивает развитие эффекта самоорганизации человеческою фактора и, соответственно, самоуправления.
Организационная наука, использующая системную методологию, предполагает изучение и учет опыта организационной деятельности в различных типах организации - экономических, государственных, военных и т.п.
Рассмотрение организации как системы позволяет существенно обогатить и разнообразить методологический инструментарий исследования организационных отношений.
4. Организованность как основополагающее свойство и условие существования материи
Высшей формой материального бытия является человеческое общество, в котором произошло переплетение живого (человеческие индивиды) и качественно нового, появившегося в ходе эволюции предка человека, когда на место бывшей животной стадности пришла человеческая социальность со всеми её определяющими признаками. В результате чего появляется высший ярус материального бытия – социальная материя.
1. Объективность существования. Это свойство материи наиболее доступно для понимания. Объективное – это существующее независимо от воли и желания человека, т.е. субъекта. Субъект – это и человек, и мыслящий индивид, а всё то, что есть вокруг мыслящего субъекта, будь оно на Земле или в небесах, составляет объективно существующее материальное бытие. Объективным для человека является и само общество, хотя и состоит оно из мыслящих субъектов.
2. Движение. Со свойством материи двигаться мы знакомы с самого детства, когда видели, как всё катится, падает, куда-то убегает, уезжает и тому подобное. Изучая астрономию, мы узнаем, что движутся Земля, планеты, вся Солнечная система, смещается наша Галактика. Но обратим внимание на одно обстоятельство: железнодорожный состав, ушедший сегодня из пункта «А» в пункт «Б», завтра может вновь вернуться в пункт «А», рассветы повторяются каждое утро (Земля завершила очередной оборот вокруг своей оси), грузовик, ушедший в рейс утром, вечером вновь возвращается в тот же гараж. Куда ушло движение? А его и не было – ответит на это философия, было только механическое перемещение, мало чем отличающееся от качаний маятника, который монотонно возвращается в исходное положение. Философия, нисколько не отрицая за перемещением права называться движением, движением в философском смысле слова называет изменение. К примеру, спокойно лежащий на земле камень через десятилетия и столетия превратится в пыль под влиянием Солнца, влаги, температуры; представление о движении подобного рода дает сравнение Уральских и Кавказских гор. Возраст первых геологи определили в 20 миллионов лет, возраст вторых – всего 7 миллионов. Первые скромны, туда не лезут толпы организованных и «диких» туристов, поэты не настраивают там свои лиры; вторые – величавы, и можно только посочувствовать тому, у кого не замирало сердце при виде черноты ревущего потока на дне ущелья. Уральские горы в южной зоне хребта порой приближаются к набору холмов, поросших травяной растительностью, тогда как Кавказские все еще устремлены в небо. Но где-то через 15–20 млн. лет очертания Кавказских гор приблизятся к современному очертанию Уральских, а старый Урал станет каким-либо Евроазиатским плоскогорьем. Примерно так наглядно выступает движение в неживой природе.
3. Время. В обыденном восприятии время понятно всем: это столетия, годы, месяцы, дни и др. Так же смотрел на время и великий англичанин Исаак Ньютон. При таком взгляде на время оно воспринимается как «чистая» длительность, в которой проходит, течет бытие всего существующего. Но подобное представление о времени было взорвано появлением в начале XX века теории относительности Эйнштейна. Оказалось, что никакого чистого времени нет, оно обременено материей; более того, материя «делает» время. По современным представлениям, время – ритм движения материи, скорость её изменения.
Если допустить существование какого-либо пространства, где полностью отсутствует материя какого-либо вида, то там не будет никакого времени. Припомним народные сказки о спящих царствах и красавицах, которых пробуждают к жизни прекрасные принцы. Царевны и принцессы, их прислуга пробуждаются в том же виде, в каком они заснули столетия назад. Ситуация красивая, но в полном смысле слова сказочная: остановить обмен веществ в организме невозможно, следовательно, нашим «соням» необходимо было питаться, а раз шел процесс питания, то неизбежен процесс изменения формы (в данном случае – старение). Так что принцы повстречались с двухсотлетними старухами! Время словно привязывает к себе все то, что в нем находится, а каждая форма бытия словно пропитана временем и вне материального бытия никакого времени нет. Но теория относительности идет дальше, вопрос о времени становится более сложным. По расчетам, вытекающим из теории относительности, во Вселенной нет единого времени, единой ритмики «вселенского» движения. В качестве примера рассмотрим такую реакцию, как окисление дерева в процессе гниения и горения. Химически оба этих явления однопорядковы, но разный ритм процесса: дерево может прогореть за час, а гниение продлится десятилетия.
Включение в философскую картину мира положений теории относительности позволило говорить о физическом времени, биологическом времени, социальном времени, космическом времени. Скорость процессов всюду разная: горы и материки меняют свои очертания за много миллионов лет, внутривидовые изменения в животных и растительных царствах происходят за тысячелетия, современная (цивилизационная) история человечества насчитывает около десяти тысяч лет, тогда как предыстория цивилизации длилась сотни тысячелетий. И совсем «свое» время в ритмике изменения каждой конкретной формы. Мир оказывается многомерным не только по уровням материи, но и по ритмике времени. Следовательно, мы пришли к заключению, что материя, движение и время неразрывны.
4. Организация. Понимание организации с появлением теории относительности также изменилось. Столетия и тысячелетия люди (в том числе и философы) видели организацию как трехмерную протяженность: длина, ширина, высота. Она нашло свое отражение в декартовой системе координат. В присутствует то, что философия определила как материю. Организация оказалась слитой с материей, но не с «материей вообще», а с её конкретными для каждого участка формами.
В философском понимании организация – это бытие разных форм и уровней материи друг возле друга. Ее образно можно представить в виде поленницы дров или хаотично наваленных кирпичей, где общий объем кучи будет выступать организациям, а отдельный кирпич – образующими это организация формами материи.
5. Связи и взаимосвязи как всеобщие свойства бытия. Вопрос о связях одного с чем-либо другим не может вызывать затруднений, поскольку мы постоянно это видим в нашей практической жизни. Философия только уточняет, развивает эти эмпирические наблюдения, учит различать связи простые и сложные, прямые и косвенные, улавливать в ходе изучения связей саму природу рассматриваемых явлений. Кроме того, она вносит ясность в такие различные понятия, как «связь» и «взаимосвязь», которые нередко используются как синонимы и даже встречаются в философской лексике как дежурный оборот «всё в мире связано и взаимосвязано», который не совсем точен. О наличии всеобщей связи всего материального мира говорит хотя бы такой материалистический тезис, как положение-аксиома: мир был – есть – будет. Оно означает только то, что все настоящее связано с прошлым, оно вышло из него; но и будущее материального мира уже скрытно присутствует в мире настоящем.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ
Организация-это относительно автономная группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Она представляет собой планируемую систему совокупных (кооперативных) усилий, в которой каждый участник имеет свою, четко определенную роль, свои задачи или обязанности, которые необходимо выполнять.
Организациями являются частные и государственные фирмы, государственные учреждения, общественные объединения, учреждения культуры, образования и т. п. Любая организация состоит из трех основных элементов. Это люди, входящие в данную организацию, цели и задачи, для решения которых она создается, и управление, которое формирует и мобилизует потенциал организации для решения стоящих задач.Любая организация представляет собой открытую систему, встроенную во внешнюю среду, с которой организация находится в состоянии постоянного обмена. На входе она получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает во внешнюю среду созданный продукт. Поэтому жизнедеятельность организации состоит из трех основных процессов:
1) получение ресурсов из внешней среды;
2) преобразование ресурсов в готовый продукт;
3) передача произведенного продукта во внешнюю среду.
При этом ключевую роль выполняет процесс управления, который поддерживает соответствие между этими процессами, а также мобилизует ресурсы организации на осуществление этих процессов. В современной организации основными являются процессы, осуществляемые на входах и выходах, которые обеспечивают соответствие между организацией и ее средой. Осуществление внутренних процессов, производственной функции подчинено обеспечению долгосрочной готовности организации адаптироваться к изменениям внешнего окружения.
Элементы процесса управления. Функции управления
Управление – это единый процесс, который представлен разными управленческими работниками или органами. Целью их взаимодействия является выработка единого управляющего воздействия на объект управления. К управленческим кадрам относятся менеджеры (руководители), специалисты и служащие (технические исполнители). Центральное место в управлении занимает менеджер. Он возглавляет определенный коллектив, ему принадлежит право принятия и контроля управленческих решений, именно он несет всю полноту ответственности за результаты работы коллектива.
Итак, процесс управления включает следующие элементы: управляющую систему (субъект управления), управляемую систему (объект управления), управляющее воздействие в форме управленческого решения, конечный результат, общую цель и обратную связь, которая представляет собой передачу информации о результатах управляющего воздействия от объекта управления к его субъекту.
Управление как единый процесс, обеспечивающий согласованность совместного процесса труда, осуществляется в разных формах, через разные функции управления. Они представляют собой форму достижения связи и единства совместного процесса труда и реализуются через определенные виды деятельности. Выделение в управлении отдельных функций – объективный процесс. Состав функций управления должен обеспечить эффективную реакцию управляющей системы на любое изменение управляемой системы и внешней среды.
Прямое управляющее воздействие на объект управления представляет собой взаимодействие трех функций: планирования, организации и мотивации. Обратную связь осуществляет функция контроля. Кроме основных, существуют специфические или конкретные функции управления. управление основным производством, управление вспомогательным производством, управление человеческими ресурсами, управление финансами, управление маркетингом, управление нововведениями и др.
ТЕОРИЯ «ЖИВЫХ» СИСТЕМ
Живые системы Миллера
В своих работах, первая из которых вышла в 1965 г., Миллер отразил иерархию живых систем. Общая теория живых систем оперирует семью уровнями живых систем, которыми являются клетка, орган, организм, группа, организация, общество, межнациональная система. Системы каждого уровня имеют компоненты из нижележащего уровня и, как и во всех правильно организованных иерархиях, сами являются компонентами систем более высокого уровня. Организмы, например, состоят из органов, и в свою очередь служат компонентами для групп и т. д.
«В целях продолжения жизненного процесса системы на всех уровнях перерабатывают вещество, энергию и информацию. Вследствие общности эволюционного происхождения живых систем и общности их физических потребностей фундаментальные процессы, свойственные различным системам, во многом схожи». Миллер выделяет 19 таких процессов, «каждый из которых отражает хотя бы одну функцию, важную для существования индивидуума и (или) вида в целом. ... Каждый тип системы должен либо сам иметь структурные компоненты — подсистемы, либо быть связанным с другими живыми системами с такими же структурными компонентами. Однако для того, чтобы быть живой системой, система, помимо структурных компонентов, должна иметь в своем составе элемент, принимающий решения».
Существует три типа подсистем, которые считаются принципиально важными для жизненного процесса.
1.Подсистемы, перерабатывающие как материально-энергетическую субстанцию, так и информацию:
• Повторитель.
• Ограничитель
2. Подсистемы, перерабатывающие лишь материально-энергетическую субстанцию:
• Поглотитель.
• Распределитель.
• Преобразователь
• Генератор.
• Накопитель вещества и энергии.
• Эжектор.
• Двигатель.
• Вспомогательные и резервирующие подсистемы.
3. Подсистемы, перерабатывающие лишь информацию:
• Входной преобразователь.
• Внутренний преобразователь.
• Канал и сеть.
• Дешифратор.
• Распознаватель.
• Память.
• Блок принятия решений.
• Кодирующее устройство.
• Выходной преобразователь.
Согласно Миллеру, Такая классификация подсистем живых систем использует понятия термодинамики, теории информации, кибернетики и системотехники, а также классические понятия, соответствующие каждому уровню иерархии живых систем. Целью классификации является описание живых структур и процессов в терминах входа и выхода, потоков через систему, установившихся состояний и обратных связей. Такое описание позволяет сделать более понятными отдельные факты и объединить их в некоторую теоретическую систему. Подход этот порождает как гипотезы, относящиеся к отдельным индивидуумам, отдельным типам, отдельным уровням живых систем, так и гипотезы, относящиеся ко всем индивидуумам, типам и уровням. Эти гипотезы могут быть подтверждены, опровергнуты или оценены путем экспериментальной проверки и получения иных эмпирических доказательств
Модели Миллера применялись при исследовании систем уровня городских сообществ. Для анализа структуры таких сообществ и процессов, происходящих в них, использовался системный подход; на базе 19 подсистем, о которых упоминалось выше, строили более сложные системы. Автор считает, что достоинства такого подхода состоят в следующем. Сообщество и его части описываются на одном общем языке. Может быть получен исчерпывающий список компонентов такой системы, причем в списке отражаются и их взаимосвязи, а не только констатируется наличие данного компонента.