Запрос на создание таблицы
БД на физическом уровне хранит только таблицы. Набор записей запросов физически не существует в БД. Ассеss создает его из данных таблиц только во время выполнения запроса. Иногда возникает необходимость сохранить извлекаемые с помощью запроса на выборку данные в новой таблице:
1. Создайте новый запрос на выборку и проверьте его корректность, перейдя в режим ТАБЛИЦА. Для создания резервной копии таблицы (таблицы, содержащей те же поля и в том же количестве, что и в оригинале), чтобы не перетаскивать все поля таблицы в строку «Поле», достаточно поместить туда из начала списка полей таблицы символ *, заменяющий все поля таблицы.
2. Преобразуйте запрос на выборку в запрос на создание новой таблицы. Для этого, вернувшись в режим КОНСТРУКТОРА, выберите команду Создание таблицы...(меню Запрос).
3. В появившемся окне введите имя новой таблицы и нажмите ОК.
4. Выполните запрос.
5. Нажмите кнопку ОКв появившемся специальном диалоговом окне.
Запрос на обновление
Используя этот тип запроса, можно изменить в базовой таблице группу блоков данных, отобранную на основе определенных критериев:
1. Создайте новый запрос на выборку и проверьте его корректность, перейдя в режим ТАБЛИЦА.
2. Преобразуйте запрос на выборку в запрос на обновление. Для этого, вернувшись в режим КОНСТРУКТОРА, выберите команду Обновление (меню Запрос).
3. В появившейся в бланке запроса строке «Обновление» в соответствующих столбцах задайте новые значения полей таблицы. В качестве таковых могут выступать и вычисляемые значения. В случае необходимости воспользуйтесь Построителем выражений (кнопка ПОСТРОИТЬ панели инструментов или соответствующая кнопка контекстного меню).
4. Выполните запрос.
5. Нажмите кнопку ОКв появившемся специальном диалоговом окне.
Запрос на добавление записей
С помощью этого типа запроса блоки данных одной таблицы (все или отобранные запросом) можно присоединить в конец другой таблицы:
1. Создайте новый запрос на выборку тех блоков данных, которые будут добавлены в некоторую таблицу и проверьте его корректность, перейдя в режим ТАБЛИЦА.
2. Преобразуйте запрос на выборку в запрос на добавление. Для этого, вернувшись в режим КОНСТРУКТОРА, выберите команду Добавление...(меню Запрос).
3. В появившемся окне введите имя таблицы, к которой нужно присоединить данные и нажмите ОК.
4. Выполните запрос.
5. Нажмите кнопку ОК в появившемся специальном диалоговом окне.
Запрос на удаление записей
С помощью данного типа запроса можно удалить из базовой таблицы группу блоков данных, отобранных по определенным критериям. При этом следует тщательно проанализировать критерии отбора, поскольку эту операцию нельзя отменить:
1. Создайте новый запрос на выборку удаляемых блоков данных. Отбор блоков данных выполняется в соответствии с заданными в строке «Условие» критериями.
2. Проверьте корректность сформулированных условий, перейдя в режим ТАБЛИЦА.
3. Преобразуйте запрос на выборку в запрос на удаление записей. Для этого, вернувшись в режим КОНСТРУКТОРА, выберите команду Удалить (меню Запрос).
4. В появившейся строке «Удалить» установите критерии отбора.
5. Выполните запрос.
6. Нажмите кнопку ОКв появившемся специальном диалоговом окне.
Упражнение 4
1. Откройте базу данных, созданную в ходе выполнения предыдущих упражнений.
2. Создайте и сохраните запрос на создание резервной копии таблицы Товары. Присвойте ей имя Товары1.
3. Создайте и сохраните запрос на обновление в таблице Товары1цен с учетом сезонных скидок в 10%.
4. Создайте и сохраните запрос на обновление в таблице Товары1количества товара, оставшегося на складе после продаж.
5. Создайте и сохраните запрос на создание таблицы Видеокамеры,отображающей данные о ценах на видеокамеры, марке товара, а также о названиях и телефонах фирм, их реализующих.
6. Создайте и сохраните запрос на добавление в таблицу Видеокамерыданных о видеомагнитофонах.
7. Используя команду Переименовать (меню Правка), измените имя таблицы Видеокамерына Видеотовары.
8. Создайте и сохраните запрос на удаление данных о видеомагнитофонах Sony E150EE из таблицы Видеотовары.
Создание отчета
Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. В Access 97отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.
При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.
Для создания отчета с помощью Мастера Отчетов:
1. В окне БАЗА ДАННЫХ щелкните на вкладке ОТЧЕТ.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно НОВЫЙ ОТЧЕТ.
3. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет и выберите режим МАСТЕР ОТЧЕТА.
4. Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.
1. Далее определите, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и, если требуется, то выберите вариант группировки. Интервал группировки может быть изменен после нажатия кнопки Группировка.
5. Далее задайте порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажмите кнопку Итогии установите требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Нажмите кнопку ОК.
6. На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль его оформления.
Мастер Отчетов позволяет подготовить следующие типы отчетов:
ü отчет, содержащий информацию, расположенную в один столбец или в виде таблицы;
ü отчет с группировкой и вычислением итоговых величин;
ü почтовые наклейки.
Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера Отчетов:
1. В окне БАЗА ДАННЫХ щелкните на вкладке ОТЧЕТ.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно НОВЫЙ ОТЧЕТ.
3. Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться отчет и выберите режим КОНСТРУКТОР.
MS Access индицирует окно отчета в режиме Конструктора. Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета. В эти области при необходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уровни группировки.
Заголовок отчета— печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.
Верхний колонтитул —печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы —печатается перед обработкой первой записи группы.
Область данных —печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса
Примечание группы —печатается после обработки последней записи группы.
Нижний колонтитул —печатается внизу каждой страницы.
Примечание отчета —печатается в конце отчета после обработки всех записей.
Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access 97 должна "знать" все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.
При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск, Настройка, Принтеры, Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.