Информационная система на комбинате «Иртыш» Росрезерва

Описание предметной области информационной технологии

Согласно приведённой выше организационной структуре описываемого предприятия (ФГКУ комбинат «Иртыш» Росрезерва).

За работу транспорта отвечает главный механик. В его обязанности входят, обеспечение отделов, цехов комбината автотранспортом, а также функции диспетчера и снабжения автотранспорта ГСМ и запасными частями.

Помимо этого, главный механик ведёт документацию по суточным пробегам и расходованию ГСМ автотранспортом.

Характеристика процессов циркуляции и переработки информации

Всю первичную информацию по обеспечению этапов транспортного процесса собирает главный механик комбината, после чего информация обрабатывается на ПК. Передача информации переносится по средствам внешних носителей в отделы снабжения, строительства, бухгалтерского и экономического учёта.

Информационная система на комбинате «Иртыш» Росрезерва

	АРМ отдела кадров		АРМ Бухгалтерии, таксировщика, техник по учёту шин и топлива		АРМ Планового отдела

Рис. 1 Структура информационной системы комбината

Структура информационной системы комбината включает в себя взаимосвязь автоматизированных рабочих мест комбината. АРМ отдела кадров; АРМ таксировщика; АРМ отдела эксплуатации (учёт регулярности работы); АРМ бухгалтерии, техника по учёту топлива, техника по учёту ходимости шин ; АРМ планового отдала; АРМ склада; АРМ администратора системы (базы данных). Диспетчер, ремонтная служба в АРМ не входят, в связи с отдаленностью транспортного цеха от единого информационного пространства. [2]

3.1. АРМ отдела кадров:

Рис. 2 Функциональная схема АРМ отдела кадров

АРМ отдела кадров, предназначен для ввода и корректировки информации о персонале предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (штатное расписание, категории работников, виды образования, структура подразделений предприятия и пр.). Персонал отдела кадров отслеживает все перемещения работников (приём, увольнение, переход в другое подразделение), а также изменение по конкретным работникам (смена места жительства, изменение классности, рождение детей и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа кадрового состава позволяет получать оперативные данные о текучести, потребности, вакансиях, списочный состав подразделений и пр. Вся информация об изменениях кадрового состава мгновенно отражается в базе данных и становится доступной для чтения с других рабочих мест. [2]

3.2. АРМ технического отдела, главного механика, диспетчера в одном лице:

Рис. 3 Функциональная схема технического отдела, диспетчера

АРМ технического отдела, диспетчера, предназначен для ввода и корректировки информации о подвижном составе предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (марки автомобилей, нормативы технического обслуживания и пр.). Персонал технического отдела отслеживает все перемещения автомобилей (получение, списание, перевод в другое подразделение), а также изменения по конкретным автомобилям (смена двигателя, закрепление за водителем и пр.), с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о пробегах, возрастной структуре парка, закреплении за водителями.

А также, для оперативного планирования работы водителей. Диспетчер составляет месячный график работы линейного персонала, вносит в данный график оперативные корректировки (невыход по болезни), анализирует табели фактической работы линейного персонала, составляет суточные наряды выходов на работу. Делает оперативную корректировку нарядов, обеспечивает их печать и передачу. [2]

3.3. АРМ бухгалтерии, (таксировщика, техника по учёту топлива, техника по учёту шин):

Все АРМ собранные под грифом бухгалтерии не случайно, на комбинате все эти должности совмещает именно бухгалтерия. Поэтому мы последовательно распалагаем схемы АРМ друг за другом.

Рис. 4Основные элементы подсистемы бухгалтерского учёта

Рис. 5 Функциональная схема АРМ таксировки путевых листов

Рис. 6 Функциональная схема АРМ техника по учёту топлива

Рис. 7 Функциональная схема АРМ по учёту шин

АРМ бухгалтерии, это наиболее сложная служба (с точки зрения реализации и сопровождения) и должна состоять из комплекса самостоятельных АРМ, функционально связанных как между собой, так и с другими рабочими местами предприятия.

На комбинате в обязанности бухгалтерии входят помимо бухгалтерского, учёт топлива и учёт шин. Все бухгалтерские проводки должны фиксироваться в главной книге.

Основные подсистемы бухгалтерии: расчёт заработной платы (все категории работников), подсистема учёта основных средств, подсистема учёта малоценных материалов, подсистема работы с банком (выписка платёжных поручений), подсистема работы с внешними организациями.

Подсистема расчёта заработной платы должна считывать начисления: основную зарплату, доплаты (ночные, праздничные, за работу в выходной день, за классность, за разрывной график работы, сверхурочные и пр.).

В качестве справочной информации бухгалтеры заносят в базу данных: праздничные и рабочие дни, начисления и удержания, таблицу настройки по справочнику начислений, справочник минимальных зарплат по месяцам, тарифов и пр. В течение месяца бухгалтеры обрабатывают только больничные листы, отпуска и начисляют зарплату уволенным работникам, корректируют табели выходов для служащих. Расчёт зарплаты выполняется раз в месяц, после чего делается распечатка нужных выходных документов (кассовых ведомостей, расчётных листков и пр.).

Учёт основных средств, сводится к формированию необходимых справочников (виды, подвиды средств, нормы амортизации и пр.). Сведения о новых основных средствах вводятся в базу данных с накладных. При необходимости в автоматическом режиме делается расчёт их износа (остаточной стоимости), а также переоценка стоимости (в случае инфляции, морального износа и пр.). При списании средств в автоматическом режиме составляются соответствующие акты. В системе присутствует модуль анализа состояния основных средств, с помощью которого можно получить любые интересующие сводки.

Учёт малоценных материалов сводится к формированию необходимых справочников (виды, подвиды материалов, материально ответственные лица). Сведения о малоценных материалах вводятся в базу данных с накладных. При необходимости малоценные материалы передаются в эксплуатацию с указанием конкретного подразделения или лица, при этом делается расчёт их износа. При списании малоценных материалов в автоматическом режиме составляются соответствующие акты. В системе присутствует модуль анализа состояния малоценных материалов, с помощью которого можно получить любые интересующие сводки.

Работа с банком. Любое предприятие работает с банком, соответственно должна быть подсистема выписки платёжных поручений и выполнения других проводок денежных средств. Вся эта информация должна автоматически попадать в главную книгу. В данной подсистеме ведутся свои справочники (реквизиты предприятия, банка, клиентов и пр.), выполняются проводки денежных средств с автоматической выпиской необходимых документов, имеется модуль анализа состояния счетов и движения средств.

Работа с внешними организациями. Комбинат имеет массу смежников и клиентов (поставщики запасных частей, топлива, резины, ремонтные заводы, заправочные станции). Ведутся работы с другими организациями по хозяйственным договорам. Естественно, в одних случаях возможна поставка материалов без оплаты (в долг), в других - предварительная оплата (полная или частичная). При большом количестве клиентов и поставок необходимо отслеживать движение материальных и денежных средств, эта функция выполняется подсистемой учёта работы с внешними организациями.

В системе присутствует модуль ведения основных справочников. Все новые договоры вводятся в систему через соответствующий модуль, денежные проводки выполняются либо в данном АРМ, либо в АРМ работы с банком. Имеется модуль анализа состояния поставок и движения денежных средств, который позволяет выдать соответствующие выходные формы.

АРМ техника по учёту топлива, предназначен для ввода и корректировки топливных нормативов, получения выходных форм анализа расхода топлива, ежедневного контроля правильности ввода топлива, полученного водителями, получение оперативных сведений о перерасходах. Данные о пробегах и расходе топлива формируются автоматически в ходе работы АРМ таксировщика.[2]

3.4. АРМ планового отдела:

Рис. 8 Функциональная схема планового отдела

АРМ планового отдела, предназначен для планирования технико-экономических показателей (ТЭП), убытков и доходов.

Кроме того, здесь выполняется расчёт премий и анализ деятельности предприятий. Формы анализа должны формироваться по всем видам работ, в разрезе всех подразделений предприятия (отработанные часы, расход топлива, фактическая выручка).[2]

АРМ склада.

Предназначен для отслеживания движения запасных частей и материалов. Функционально он дублирует АРМ материальная часть бухгалтерии, и отличается от него тем, что учёт ведётся с указанием местоположения деталей на складе. При реализации данного рабочего места нужна чёткая согласованность функций с рабочим местом материальной части бухгалтерии.[2]

Рис. 9 Функциональная схема АРМ склада