Функциональное назначение информационных систем
| Система маркетинга | Производственные системы | Финансовые и учетные системы | Система кадров (человеческих ресурсов) | Прочие системы, например, ИС руководства |
| Исследование рын- ка и прогнозиро- вание продаж | Планирование объе- мов работ и раз- работка календар- ных планов | Управление порт- фелем заказов | Анализ и прогнози- рование потребно- сти в трудовых ресурсах | Контроль за дея- тельностью фирмы |
| Управление прода- жами | Оперативный конт- роль и управление производством | Управление кредит- ной политикой | Ведение архивов записей о персонале | Выявление опера- тивных |
| Рекомендации по производству новой продукции | Анализ работы обо- рудования | Разработка финан- сового плана | Анализ и планиро- вание подготовки кадров | Анализ управлен- ческих и стратеги- ческих ситуаций |
| Анализ и установ- ление цены | Анализ работы обо- рудования | Финансовый анализ и прогнозирование | Обеспечение про- цесса выработки стратегических ре- шений | |
| Учет заказов | Управление запаса- ми | Контроль бюджета. Бухгалтерский учет и расчет зарплаты |
Типы информационных систем.Тип информационной системы зависит от того, чьи
интересы она обслуживает и на каком уровне управления.
Рис. 3.3. Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней
управления и квалификации персонала
Чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых
специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают
сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии
менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных
систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.
Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотруд-
ники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена –
оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления
информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими
деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой
структурированности поставленных задач.
Информационные системы оперативного (операционного) уровня.Информационная
система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о
сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов).
Назначение ИС на этом уровне – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать
поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению.
Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной,
непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.
Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в
высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным
алгоритмом.
Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и
внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне,
либо не выдает информацию. Кроме того, система – это __________основной поставщик информации для
остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и
архивную информацию.
Примерами информационных систем оперативного уровня служат следующие системы:
• бухгалтерская;
• банковских депозитов;
• обработки заказов;
• регистрации авиабилетов;
• выплаты зарплаты и т.д.
Информационные системы специалистов.Информационные системы этого уровня
помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность
работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем – интеграция
новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.
По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное,
производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие
системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня
в бизнесе.
В этом классе информационных систем можно выделить две группы:
• ИС офисной автоматизации;
• ИС обработки знаний.
Информационные системы офисной автоматизации вследствие своей простоты и
многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее
часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная
цель – обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.
ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных
регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их
деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление
расписаний и т.д.
Эти системы выполняют следующие функции:
• обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых редакторов;
• производство высококачественной печатной продукции;
• архивация документов;
• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
• электронная и аудиопочта;
• видео- и телеконференции.
Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в
себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового
продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например,
существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию
позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.
Информационные системы для менеджеров среднего звена.Информационные системы
уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга
(постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования.
Основные функции этих информационных систем:
• сравнение текущих показателей с прошлыми;
• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по
текущим событиям, как на оперативном уровне;
• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.
Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования
к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: «что
будет, если ...?».
На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для
менеджмента) и системы поддержки принятия решений.
Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают
управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел.
Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом
формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из
информационной системы операционного уровня.
Характеристики управленческих информационных систем:
• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично
структурированных задач на уровне контроля за операциями;
• ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
• опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;
• имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи,
результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический
аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных
информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решения:
менеджеры, специалисты, аналитики и пр.
Характеристики систем поддержки принятия решений:
• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;
• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.
Стратегические информационные системы.Развитие и успех любой организации (фирмы)
во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и
средств решения перспективных долгосрочных задач.
В этом контексте можно воспринимать и понятия «стратегический метод», «стратегическое
средство», «стратегическая система» и т.п. В настоящее время в связи с переходом к рыночным
отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что
способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали
расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей
фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более
тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных
систем – стратегический.
Стратегическая информационная система – компьютерная __________информационная система,
обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей
развития организации.
Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев
решать неструктурированные задачи, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача –
сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы.
Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в
неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы
способны в любой момент предоставить информацию из многих источников.
На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как
средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.
В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических
информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по
функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо
сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать
информационную систему к имеющейся стратегии; вторая – на том, что организация использует
стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому,
рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология
синтеза этих двух точек зрения.
Информационные системы в фирме.В любой фирме желательно иметь несколько
локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают
|
|
Рис. 3.4. Информационные системы в фирме
Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни
локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь
выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными.
Современный подход к организации связи основан на применении локальных
внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или
подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.
На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме
создаются корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют пользователю возможность работать какс общефирменной, так и с локальными базами данных.