ПО для оформления баз данных. СУБД Access

Access – это реляционная система управления базами данных (СУБД), входящая в пакет MS Office.

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле, который имеет расширение .mdb.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Каждая таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо задать поля, определив их свойства.

Свойства полей базы данных Access

Свойство	Его назначение
Имя поля	Определяет, как следует обращаться к данным этого поля. Должно быть уникальным, желательно таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени.
Тип поля	Определяет тип данных, которые содержаться в данном поле.
Размер поля	Определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля	Определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
Маска ввода	Определяет форму, в которой вводятся данные в поле.
Подпись	Определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если не указана, то в качестве заголовка используется имя поля.
Значение по умолчанию	Значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.
Условие на значение	Ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных
Сообщение об ошибке	Текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
Обязательное поле	Определяет обязательность заполнения поля данными.
Пустые строки	Разрешает ввод пустых строковых данных
Индексированное поле	Позволяет ускорять все операции, связанные с поиском или сортировкой данных этого поля. Можно также задать проверку на наличие повторов для этого поля, чтобы исключить дублирование данных.

Необходимо отметить, что свойства полей существенно зависят от типа данных, содержащихся в поле.

Типы данных Access

Тип данных	Описание
Текстовый (Значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/время	Для хранения календарных дат и текущего времени
Денежный	Для хранения денежных сумм
Поле MEMO	Для хранения больших объемов текста (до 65535 символов)
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документMicrosoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка	Для хранения адресов URL Web-объектов Интернета.
Мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

Объекты базы данных

СУБД MS Access 2000 позволяет создавать и использовать объекты семи различных типов.

Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Именно в них хранятся, во-первых, все данные, имеющиеся в базе, а, во-вторых, структура самой базы (поля, их типы и свойства).

Запросы. Это объекты предназначены для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что берут информацию из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу, которая не имеет аналога на жестком диске, это только образ отобранных полей и записей.

Формы. Это средства для ввода и просмотра данных. С помощью форм можно закрыть некоторые поля для несанкционированного ввода, можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр.) для автоматизации ввода. Можно представить форму с помощью графических средств, в виде бланка, если ввод производится со специальных бланков.

С помощью формы можно не только вводить данные, но и отображать, применяя специальные средства.

Отчеты. Предназначены для вывода данных на печатающее устройство. В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц и т.п.)

Страницы. Этот объект позволяет создать Web-страницы, компоненты которых осуществляют связь с базой данных. Web-страницу можно передать клиенту, сама же база будет располагаться на сервере.

Макросы и модули. Эти объекты предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. Макросысостоят из последовательности внутренних команд СУБД Access и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программированияVisual Basic for Applications.