Согласование документов
Согласование является способом предыдущего|предварительного| рассмотрения и оценки проекта. Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов, качество подготовленного документа, его целесообразность, обоснованность, своевременность, соответствие действующему законодательству и правовым актам, которые|какие| определяют компетенцию организации.
Согласование проектов документов может осуществляться структурными подразделениями и должностными лицами организации (внутреннее согласование), которые|какие| согласно их компетенции имеют непосредственное отношение к|до| вопросам, которые затрагиваются|возбуждают,нарушающий| в проекте документа.
Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза заключает в себе личную подпись, инициалы и фамилию лица|личности|, которое|какое| визирует документ, и дату визирования, которые|какие| проставляются чернилами|.
Проставляется виза на лицевой стороне|боку| последнего листа документа ниже подписи или на обратной| стороне|боку| последнего листа документа, если количество лиц|личности|, которые|какие| должны завизировать документ, превышает число три.
Замечания и предложения к|до| проекту документа излагаются|излагают,преподают| на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка|метка| в такой форме:
Наименование должности
Подпись, инициалы, фамилия
Замечания и предложения добавляются|додают,прибавляют|
Дата
Замечания, которые по объему не превышают 1-й | строки располагаются перед визой. Замечания обязательно| докладываются лицу|личности|, которое|какое| подписывает документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в организации.
Визирование осуществляется в порядке: структурное подразделение, которое|какое| готовило документ, заинтересованные подразделы|подразделение|.
В случае несоответствия действующему законодательству документов, которые подаются|дают| на подпись руководству, управление не визирует настоящие документы, а подает|дает| правовой вывод о порядке решения вопроса, который рассматривается.
Внешнее|наружное| согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования проставляется ниже подписи на лицевой стороне|боку| последнего листа документа и заключает в себе слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица|личности|, |личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:
Если внешнее|наружное| согласование осуществляется коллегиальным органом, то гриф согласования размещается на одном уровне с грифом утверждения и оформляется таким образом:
СОГЛАСОВАННО УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания
правление (название организации)
от 10.05.99 № 12
В случаях, когда содержание документа задевает|затрагивает| интересы больше чем трех учреждений, составляется|состоит| “Лист согласования”.
Документы, которые посылаются подведомственным органами, подписываются руководителем, заместителем|заступником|, а также руководителями структурных подразделений организации согласно их компетенции. При этом руководители структурных подразделений, как правило, готовят документы на бланках с наименованием соответствующего подраздела|подразделения|, или на чистых листах стандартного формата с использованием углового штампа.
В состав подписи входят: наименование должности лица|личности|, которое|какое| подписывает документ, | личная подпись, инициалы и фамилия. Например:
Начальник управления
Маркетинговой политики подпись, инициалы, фамилия
Или:
Заместитель Председателя управления подпись, инициалы, фамилия
Как правило, документы подписываются одним лицом|личностью|. Две или больше подписей проставляют в том случае, когда за содержание документа несут|несущий| ответственность несколько лиц|личности| (акты, финансовые документы и тому подобное). При этом их подписи размещают одна под другой, в последовательности, которая отвечает должности, например: делается отметка|метка| в самом документе на месте грифа согласования, например:
Лист согласования добавляется|додает,прибавляет|.
Инициалы, фамилия исполнителя, подпись, дата
Лист согласования оформляется в такой форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Название документа
Наименование должности Наименования должности
подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия
дата дата
При согласовании нормативного акта подпись должностного лица удостоверяется гербовой печатью учреждения.
Засвидетельствование документов
Засвидетельствование документов является формой ответственности за их содержание и законность. Засвидетельствование документов осуществляется путем их подписания, утверждения и в отдельных случаях проставления печати.
Подпись. Документы подписываются должностными лицами организации согласно их компетенции, установленной действующими нормативными актами.
Документы, которые посылаются в высшие органы, подписываются первым руководителем или во время его отсутствия заместителем|заступником|, который|какой| исполняет его обязанности.
Служебные документы, которые посылаются посторонним|сторонними| учреждениями от имени|от лица| организации, подписываются руководителем или согласно распределению|делению| обязанностей|долга|.
При подписании документов, составленных|составных| комиссией, указываются не должности лиц|личности|, которые|какие| подписывают документ, а распределение|деление| обязанностей|долга| в составе комиссии. Например:
Глава комиссии подпись, инициалы, фамилия
Члены комиссии: подпись, инициалы, фамилия
подпись, инициалы, фамилия
Подписи членов комиссии размещают друг под другом в порядке, отмеченном в предписывающем документе, которым|каким| создана комиссия.
Если должностное лицо, подпись которого|какого| заготовлена на проекте документа, отсутствует|отсутствующий|, то документ подписывает лицо|личность|, которое|какое| исполняет его обязанности, или его заместитель|заступник|. При этом обязательно указывается должность лица|личности| (“В. о.”, “Заместитель|заступник|”), которое|какое| подписало документ и его фамилию. Изменения|смена| вносят машинописным способом.
Личная подпись в реквизитах “подпись”, “гриф согласования”, “гриф утверждения” документов, определенных для размножения (тиражирования) средствами копировальной техники, проставляется чернилами| (пастой) черного цвета.
Гриф утверждения. Отдельные виды организационно предписывающих документов приобретают юридическую силу с момента их утверждения (дополнение|добавление| 3), которое санкционирует распространение действия документа на определенный круг|окружность| структурных подразделений и должностных лиц. Документы утверждаются соответствующими органами или служебными лицами|личностью|, в|до| компетенцию которых|каких| входит решение вопросов, изложенных в настоящих документах.
Утверждение документа осуществляется путем проставления грифа утверждения или путем издания предписывающего документа (при утверждении положений, инструкций, правил и других нормативных документов). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Если документ утверждается конкретным служебным лицом|личностью|, то гриф утверждения состоит из таких элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подписи, инициалов и фамилии лица|личности|, которое|какое| утверждало документ например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель правления
_____фамилия, инициалы
“__”_____200_р.
При утверждении документа предписывающим актом на документе проставляется гриф:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя правления
От 21.02.02р. №18/01
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу|кутке| первого листа документа, слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются|распечатывают| большими|великими| буквами|литерой| баз кавычек.
Печать. На документах, которые требуют засвидетельствования прав гражданина и юридических лиц, фиксации факта расхода|расхода| денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных актами, подпись ответственного лица должна удостоверяться гербовой печатью.
Резолюция.
Резолюция – надпись на документе, сделанная руководством организации или структурного подразделения, которое содержит указания по|с| выполнению документа.
Резолюция состоит из таких обязательных элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения срок выполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение предоставлено нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо|личность|, отмеченное в поручении первым, если не обусловлено другое. Ему предоставляется право созыва других исполнителей и координации их работы.
На документах с типичными|типовыми| сроками выполнения, которые не нуждаются в дополнительных указаниях по выполнению, в резолюции отмечается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция составляется|состоит| на бланке для резолюций или на отдельном листе бумаги, которая|какая| добавляется|додает,прибавляет| к|до| документу. На нижнем поле этого бланка (листа) обязательно отмечается входной номер, дата документа, к|до| которому|какому| относится резолюция.
Резолюция может проставляться в верхней части лицевой стороны|бока| первого листа документа. На докладных записках, письмах|листе| и других видах документов, которые имеют реквизиты “адресат”, резолюция проставляется между адресом и текстом документа.
Если места для данного реквизита недостаточно, то его можно проставлять на другом свободном от текста месте в верхней части лицевой стороны первого листа документа, только не на поле, предназначенном для подшивания.
4.Этикет служебного письма|листа|.
Служебное письмо|лист| – это одно из средств обмена информацией и оперативного управления процессами служебной деятельности.
К составлению|сдает,складывает| писем|листа| предъявляются те же требования|востребование|, что и к|до| другим служебным документам.
Служебные письма|лист| и факсы имеют наибольший вес|вагу| в информационных связях организации.
Письмо|лист| – это обобщающее название разных|различных| по содержанию документов, которые|какие| пересылаются|пересылают| по почте (по факсу).
Содержание письма|листа| в целом индивидуально. Письма|лист| должны быть, как правило, посвящены одному вопросу. Составные части (реквизиты) всех писем|листа| таковы:
· название и адрес учреждения отправителя письма|листа|;
· номер и дата;
· заглавие;
· номер и дата письма|листа|, которое является основанием|подставой| для составления|сдает,складывает| ответа;
· текст;
· перечень|перечисление,перечет| дополнений|добавления| с указанием количества страниц;
· подпись руководителя.
В нижнем углу письма|листа| пишется фамилия исполнителя и номер его телефона, а также делается отметка о выполнении документа и направлении его к|до| делу. Если письмо|лист| готовится не на бланке, тогда для углового штампа| оставляют место –15 междустрочных|межстрочных| интервалов.
В письмах|листе| следует обращаться от имени|от лица| организации или его структурного подразделения, например : “Управление просит.” (см. образец письма|листа|).
В письмах|листе| должны быть верно указаны составные части реквизита “адресат (получатель письма|листа|)”:
· фирма;
· структурное подразделение;
· должность;
· фамилия и инициалы;
· почтовый адрес получателя.
| 1. Инструктивные (директивные) |
 2. Гарантийные |
 3. Информативные |
 4. Рекламные |
|
 6. Рекламационные |
 7. Письма|лист|-запросы |
 8. Письма|лист|-вести |
 9. Письма|лист|-приглашения |
| 10. Письма|лист|-ответы |
Если письмо|письмо| одинакового содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, потом|затем| перечисляются другие.
Если письмо|лист| направляется больше чем четырем адресатам, составляется|состоит| список.
| Требования|востребования| к|до| тексту письма|листа| |
 1. Быть лаконичным |
 2. Последовательным |
 3. Убедительным |
 4. Конкретным |
| 5. Объективным в изложении фактов |
  6. Всестороннее и полное освещение вопроса |
 7. Короткое и ясное изложение |
Текст письма|листа| состоит из вступительной и основной части.
Во вступительной части указываются причины, которые|какие| вызвали составление|сдает,складывает| письма|листа| с подтверждением фактов, дат и документов.
Во второй части письма|листа| формулируется его основная цель (предложение, просьба, отказ, гарантия, предупреждение, приглашение и|да| др.).
Начало письма|листа| (факса) может иметь варианты обращения:
1. Уважаемый Николай Степанович!
2. Пан Иванов!
3. Уважаемый пан| Иванов!
4. Николай Степанов!
5. Уважаемые господа! (употреблять, когда неизвестна фамилия получателя письма|листа|).
Потом|затем| можно было бы|б| сказать слова благодарности:
1. Мы были рады получить от Вас письмо|листа|.
2. Очень благодарим за письмо|лист| (факс) от 03.09.01р.
3. Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма|листа|.
В тексте письма|листа| в зависимости от его темы используются такие обороты:
1. Отправление груза, документа
· Отправляем Вам
· Направляем Вам
· Высылаем Вам
2. Напоминание
· Напоминаем|напоминающий| Вам, что.
3. Подтверждение
· Корпорация “Альфа” подтверждает получение.
· Подтверждаем, что первая партия груза получена.
4. Сообщение
· Сообщаем Вам, что.
· Докладываем Вам, что.
· Доводим|доказываем| до Вашего сведения, что.
5. Просьба
· Пожалуйста, сообщите.
· Просим оплатить наш счет|счет-фактуру|.
· Мы будем благодарны, когда Вы.
6. Гарантия
· Оплату гарантируем.
· Качество товара наша фирма гарантирует.
7. Предложения
· Мы рады предложить Вам.
· Предлагаем Вам.
· Мы можем рекомендовать.
· Мы уверены, что Вы заинтересуетесь.
8. Отказ
· К сожалению, Ваше предложение не может быть принято потому что|из-за|.
· К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем в связи с.
· К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение в связи с.
9. Предупреждение
· Корпорация оставляет за собой право обратиться, если Вы.
· Задержка поставок товара может привести к|до|.
· Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются|исполняют|, поэтому|оттого| мы вынуждены.
10. Приглашение
· Просим принять участие.
· Приглашаем Вас.
· Мы рады пригласить|запросить| Вас.
Заканчивается письмо|лист| такими фразами:
· Имеем надежду, что наша просьба не будет для Вас затруднительной|трудным|.
· Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.
· Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.
· С уважением|с почтением|.
Изложение должно быть сдержанным и не допускать нескрываемого проявления раздражения, злой насмешки|насмешки| и даже грубостей.
Негативное впечатление производит и избыточная вежливость.
Этикет проявляется и в подписании деловых бумаг, с соблюдением служебного уровня при подписании документов-ответов.
Если письмо|лист| адресовано отдельному человеку, а не организации уместно закончить словами С уважением|с почтением| или С глубоким почтением|почтением,уважением|, особенно|в особенности|, если он содержит сведения|ведомость| негативного, отказного содержания и сам отказ выражен|высказывает| в нем с достаточной сдержанностью и вежливостью. Только внутренний такт и объективность в оценке ситуации могут подсказать самый целесообразный, самый эффективный способ высказывания, который|какой| будет способствовать|содействовать| неувязке деловых контактов между организациями.
Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм|формы|.
7.7.Контрольные вопросы.
1. Какие виды информации вы знаете?
2. Какие требования|востребование| предъявляются к|до| информации?
3. Порядок составления|сдает,складывает| и оформления основных видов служебных документов.
4. Назовите обязательные реквизиты документа.
5. Какие требования|востребование| предъявляются к|до| тексту документа?
6. В чем заключается согласование и утверждение документов?
7. Как организуется работа с документами на предприятии?