Функции информационных систем

Значимым элементом любой логистической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при ближайшем рассмотрении сама разворачивается в сложную информационную систему, состоящую из различных подсистем. Так же, как и любая другая система, информационная система должна состоять из упорядоченно взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств. Декомпозицию информационных систем на составляющие элементы можно осуществлять по-разному. Наиболее часто информационные системы подразделяют на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую.
Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Обеспечивающая подсистема, в свою очередь, включает в себя следующие элементы:
– техническое обеспечение, т. е. совокупность технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информационных потоков;
– информационное обеспечение, которое включает в себя различные справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания данных;
– математическое обеспечение, т. е. совокупность методов решения функциональных задач. Логистические информационные системы, как правило, представляют собой автоматизированные системы управления логистическими процессами. Поэтому математическое обеспечение в логистических информационных системах – это комплекс программ и совокупность средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.
Организация связей между элементами в информационных системах логистики может существенно отличаться от организации традиционных информационных систем. Это обусловлено тем, что в логистике информационные системы должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальным потоком, их оперативное и надежное взаимодействие.
Определение информационной системы можно сформулировать следующим образом: информационная система– это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники, различных справочников и необходимых средств программирования, обеспечивающая решение тех или иных функциональных задач (в логистике – задач по управлению материальными потоками).
Вычислительная техника также применяется в отдельных звеньях логистической цепочки для управления сложными техническими процессами и для контроля за ними. В области экономического контроля, наоборот, роль регулятора (прерогативу принятия решений) оставляет за собой человек, а вычислительная техника предоставляет ему нужную информацию. Для управления оперативными логистическими процессами и для контроля за ними важным является диалог с ЭВМ в режиме on-line, который позволяет минимизировать время реакции регулятора. Для экономического контроля часто достаточно периодической пакетной обработки данных.
Благодаря миниатюризации и удешевлению вычислительной техники становится возможной ее децентрализации, т. е. приближение к рабочим местам. Децентрализация ЭВМ позволяет существенно сократить объем передачи данных. Ряд данных о логистических процессах можно обрабатывать автономно прямо в данном подразделении, например, на складе. Принципиальной идеей создания децентрализованных баз данных является возможность принимать решения на месте при информационной связанности всех децентрализованных подразделений.
Взаимная связь средств вычислительной техники на территории предприятия или между несколькими близко расположенными частями предприятия (например, в одном городе) реализуется, как правило, стационарной линией, предназначенной только для этой цели. У передвижных средств и у бортовых вычислительных машин некоторая часть трассы линии связи бывает беспроволочной. ЭВМ и абонентские пункты соединяются в так называемые локальные сети (LAN – Lokal Area Networks).
Ограничивающим фактором для применения ЭВМ в последние годы становится сложность создания программного обеспечения. Поэтому обычно стремятся, с одной стороны, рационализировать и повысить производительность труда программистов, с другой стороны, создавать пакеты прикладных программ широкого применения, пригодных для разных (особенно персональных) ЭВМ и относительно легко адаптируемых к конкретным условиям пользователя.
По оценкам специалистов, на логистические информационные системы приходится 10–20 % всех логистических издержек. Цены аппаратного оборудования в мире быстро понижаются; растет отношение производительности ЭВМ к их цене. Надо иметь в виду, что вычислительные системы не являются универсальным лекарством от плохо управляемых операций. Кроме того, при неконтролируемом использовании новых информационных технологий легко возникает разлив излишней информации и в результате возрастает стоимость обработки данных без заметного эффекта для предприятия. Недостаточная эффективность информационных систем может иметь и другие причины: например, организационные барьеры между подразделениями предприятия, низкое качество (по критериям «верность» и «актуальность») данных, неподготовленность подразделений предприятия к внедрению системы.
Эффективное управление информационными потоками очень важно с точки зрения обеспечения должного уровня исполнения логистических операций и соответствующего обслуживания клиентов. Исследования показали, что к основным объектам использования информационных потоков в области логистики относятся: сроки и время доставки товаров, управление уровнем запасов, учет поступления и исполнения заказов, контроль отгрузки и транспортировки и многое другое.
Все эти операции находятся в компетенции менеджеров по логистике, и потому иметь четкую, правильную и своевременную информацию – значит максимально удовлетворить требования клиентов в качественном логистическом обслуживании. Недаром слово «информация» включено в определение логистики, данное Советом по менеджменту логистики США.
Требования, предъявляемые к качеству информационного потока, базируются на следующих принципах – правильность и точность информации. На этом основывается правильность принимаемых решений.
Гарантия доступности информации, ее наличие в нужное время и в нужном месте.
Возможность легкого доступа к информации с технической точки зрения. Имеются в виду проблемы совместимости электронно-вычислительной техники и программного обеспечения.
Логистическая информационная система (ЛИС) определяется как «система, взаимно увязывающая работу электронно-вычислительной техники с действиями менеджеров по логистике и обеспечивающая получение ими доступной правильной информации, позволяющей организовать и осуществить процессы планирования и исполнения логистических операций».
С функциональной точки зрения ЛИС представляет собой четырехуровневую иерархическую систему, где:
– на первом уровне с помощью ЛИС решаются вопросы осуществления конкретных операций – поступление заказов, отгрузка продукции, учет продукции, подготовка груза к отправке, принятие поступающего сырья, складские операции и т. д.;
– на втором уровне решаются вопросы учета и контроля– управление запасами, учет наличия складских площадей, контроль процесса транспортировки продукции, бухгалтерские операции по счетам, вопросы движения средств на счетах и т. д.;
– на третьем уровне решаются вопросы аналитического характера – использование логистики для поддержки маркетинговых операций (содействие продажам), прогноз поступления заказов и возможностей их исполнения, финансовое планирование (в том числе расходов, связанных с логистикой);
– на последнем, четвертом уровне решаются стратегические проблемы – планирование операций на уровне компании, изменения в структуре, определение приоритетных направлений в логистической работе на перспективу.
При рассмотрении вопросов работы логистической информационной системы в целом предполагается, что информация не просто передается и накапливается, но служит инструментом при принятии административно-коммерческих решений
Управление различного рода материальными потоками базируется на обработке связанной с этими потоками информации, инициирующей их и возникающей в результате их движения.
Информационное обеспечение логистики можно рассматривать в узком и широком смысле слова, как информационную логистику.
В первом случае информационная логистика является обеспечивающей функциональной областью логистического менеджмента или общей теории логистики. Во втором случае информационная логистика является системой, обеспечивающей информацией организацию в целом исходя из логистических правил (рациональность, своевременность, точный расчет).
Всесторонний анализ понятийного аппарата позволяет рассматривать информационную логистику как науку о реализации методов сбора, обработки, хранения и распределения информации в производственно-хозяйственных системах на основе логистических правил (повышения релевантности информации в нужном объеме, в нужное время, в нужном месте и с оптимальными издержками).
Объектами управления логистическими информационными системами являются потоки информации, связанные со снабжением, производством, запасами и распределением готовой продукции в многозвенных производственно-хозяйственных комплексах (как внутри отдельных организаций, так и за их пределами).
Субъектом управления информационными потоками в логистических системах являются конкретные структурные подразделения или лица, принимающие решения.
Реализация системного подхода в логистике требует рассмотрения объекта и субъекта управления как совокупности элементов (звеньев), между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения.
Информационным звеном считается некоторый экономически и/или функционально обособленный объект, не подлежащий дальнейшей декомпозиции в рамках действующей информационной системы, выполняющий локальную цель, связанную с определенными информационными операциями. Звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организацией или обособленная группа управленческих работников, объединенных общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций).
Информационные функции, процедура и операция формируются исходя из общепринятых понятий декомпозиции исходного множества на составные части. Однако в отличие от других видов функций (процедур, операций) информационные аналоги характеризуются совокупностью действий, связанных с определенным объектом, а именно информационными потоками (организацией информационных массивов и потоков, координацией движения информационных потоков, сбором, обработкой, хранением и передачей информации). Специфика их определения в логистической среде характеризуется направленностью на реализацию целей и задач, поставленных перед логистической системой и/или ее звеньями.

Таблица 1. Виды и состав функций подсистемы информационного обеспечения логистической организации