MS PowerPoint как средство создания презентаций

Программа Microsoft Power Point (cайт программы: http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint/FX100487761033.aspx) входит в состав Ms Office и имеет такой же интерфейс, что и другие офисные программы, т. е. использует стандартные возможности офисных приложений: меню, панели инструментов, Help и т.д..

Microsoft PowerPoint – самый широко применяемый пакет для подготовки презентаций. Популярность эта объяснима наличием Microsoft Office на большинстве корпоративных и домашних компьютеров и тем, что даже при минимальной компьютерной подготовке с помощью этого пакета можно разрабатывать презентации профессионального уровня.

Создание презентации

В MS Power Point можно создать "пустую" презентацию или презентацию на базе встроенных шаблонов оформления, шаблонов MS Office Online или шаблонов веб-страницы. Встроенные шаблоны PowerPoint 2007 содержат различные темы и макеты презентации, кроме того, доступны дополнительные шаблоны с веб-узла Microsoft Office Online. Можно выбрать фотоальбомы, рекламные буклеты, календари, деловые, научные и обучающие презентации, использовать разного рода диаграммы. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую гамму, набор шрифтов и эффекты оформления слайдов.

Для создания презентации или добавления слайдов к уже существующей презентации можно использовать текст, созданный в других приложениях. PowerPoint поддерживает импорт документов MS Word (.doc), документов в формате RTF (.rtf), обычного текста (.txt) и документов HTML (.htm).

Состав презентации

Каждая презентация представляет собой совокупность слайдов, на которых располагаются тексты, рисунки, диаграммы, кнопки и прочие элементы, которые не только являются информационным материалом, но и могут обладать различными свойствами, например, их появление может сопровождаться звуком или анимацией, или же выделение элементов может вызывать появление других элементов или смену слайдов.

После разработки слайдов презентации удобно создать слайд, который содержит заголовки слайдов презентации и, по сути, представляет собой оглавление презентации. Для каждого абзаца созданного слайда можно установить гиперссылку на слайд, заголовок которого этот абзац представляет, и тогда в процессе показа презентации легко осуществлять переход на любой слайд.

На слайды можно помещать таблицы, диаграммы, изображения, разнообразные геометрические фигуры, видео и звук, построенные при помощи других программных приложений, в том числе не входящих в MS Office.

Диаграммы в MS PowerPoint 2003 строятся с применением MS Graph. При вставке диаграммы на слайде отображается диаграмма со связанной таблицей данных. В эту таблицу можно вводить данные вручную, импортировать данные из текстового файла или вставлять данные, скопированные из другого документа.

Если на компьютере установлено приложение Microsoft Office Excel 2007, можно воспользоваться средствами построения диаграмм этого приложения и в других приложениях версии 2007, в том числе и в PowerPoint 2007. Достаточно выбрать тип, макет и стиль диаграммы, и происходит открытие приложения Excel 2007 для ввода данных и быстрой профессиональной настройки диаграммы.

Если на компьютере не установлено приложение Microsoft Office Excel 2007, использование расширенных возможностей по построению диаграмм в приложениях Microsoft Office выпуска 2007 невозможно. В этом случае автоматически открывается Microsoft Graph, как и в версии Microsoft Office 2003.

При открытии в PowerPoint 2007 презентации, которая была создана в более ранних версиях Microsoft Office, и при наличии в ней графика или диаграммы, созданных с помощью приложения Microsoft Graph, PowerPoint 2007 сохранит прежнее оформление и позволит продолжить редактирование графика или диаграммы.

В составе MS PowerPoint 2003 имеется библиотека диаграмм, которая включает диаграммы различных типов, не основанные на числовых значениях (рис.9.1), например, организационную, радиальную и пирамидальную диаграммы или диаграмму Венна. Эти диаграммы делают подачу материала более наглядной и позволяют отображать:

• взаимосвязи между группами лиц, событиями, этапами для достижения цели;
• стратегию координации и развития;
• графические описания конкретных операционных функций и задач;
• коммуникационные каналы и информационные потоки;
• степень централизации и масштабов контроля;
• описания процессов принятия решений и т.п.

Понятие органайзера

Человек давно перестал полагаться на свою память и стал записывать наиболее важную информацию в журналы, блокноты или рабочие тетради. Со временем этим тетрадям и блокнотам придали форму органайзера, в котором обычно представлены разделы: ежедневник, дневник, адресная книга, заметки, а также отрывной блок. С появлением персональных компьютеров широкое распространение получили программы органайзеры. Эти программы еще называют менеджерами личной информации (PIM – Personal Information Manager). Наиболее известны из таких программ Lotus organizer и Microsoft Outlook.

С распространением мобильных устройств программы-органайзеры получили дальнейшее развитие.

Дальнейшее развитие программы-органайзеры получили в связи с развитием Интернета. Действительно, во многих случаях удобно хранить информацию на интернет-сервере.

Во-первых, это может быть более надежным решением с точки зрения сохранности данных.

Во-вторых, во многом снимается проблема синхронизации и копирования данных.

В-третьих, это обеспечивает возможность доступа к информации всегда и везде, где есть доступ к Интернету, что стало обыденным явлением, во всяком случае, в крупных городах России. Электронные органайзеры помимо функций обычного органайзера обеспечивают еще и возможность переписки по электронной почте.

Сегодня безусловным лидером на рынке программ-органайзеров является Microsoft Outlook. И это вполне объяснимо по следующим причинам:

• Outlook – разработка одного из самых надежных производителей на рынке;
• Outlook на протяжении многих лет доминирует на рынке как программа-органайзер;
• Outlook является элементом интегрированной офисной системы и установлен практически на каждом персональном компьютере;
• именно Outlook наиболее часто используется в качестве корпоративной электронной почты;
• Outlook часто установлен в качестве программы-органайзера мобильных устройств (наладонники, коммуникаторы, мобильные телефоны);
• Outlook является программируемым приложением и позволяет использовать объектные модели других приложений (прежде всего, приложений MS Office), поддерживающих технологию automation.

Очень часто приложение Outlook установлено на компьютере, но не используется. С одной стороны, признается, что Outlook – одно из самых востребованных приложений. "Среди всех программ, работающих с Интернетом, Outlook занимает особое место… На Западе Outlook – самое популярное и широко признанное средства организации работы … Эта программа равно необходима и руководителю, и рядовым сотрудникам.

Но с другой стороны, к сожалению, программы-органайзеры по совершенно непонятным причинам часто лишены должного внимания. Так, в пакете MS Office для студентов Outlook отсутствует. Отсутствует программа-органайзер и в свободно распространяемой и очень неплохо сделанной системе OpenOffice. А между тем, управлять своей повседневной деятельностью – это ведь важнейшая компетенция, которой должен владеть каждый, и это тот вид деятельности, которым занимаются все без исключения.

Программа Outlook, если говорить о базовых функциях, проста и интуитивно понятна. Базовые приемы работы можно освоить достаточно быстро. Но важны навыки. А навыки требуют времени. Если Outlook многими серьезными компаниями используется как корпоративная почта, а вы хотели бы работать в одной из серьезных компаний, то было бы хорошо, если бы вы изначально продемонстрировали навыки работы с приложением.

Сегодня уровень технической сложности мобильных устройств таков, что на мобильных телефонах устанавливается операционная система. В качестве операционных систем используются Windows mobile, Symbian, Palm, Access Linux Platform, и практически на всех мобильных устройствах устанавливаются программы-органайзеры. Одной из них является мобильная версия Outlook. А другую программу-органайзер мобильных устройств вы сможете назвать? – Нет, не сможете. Потому что сопоставимой с Outlook программы-органайзера просто не существует.

Осознанное управление своей повседневной деятельностью – это одно из обязательных условий личной эффективности.

Безусловным достоинством Outlook как почтового клиента является эргономичность интерфейса. Это интерфейс, к которому подавляющее большинство пользователей привыкло – это в большей части стандартный интерфейс приложений Windows. По умолчанию в Outlook в качестве текстового редактора при создании сообщений используется текстовый процессор Word