Глава 1. Введение в документоведение

План

1. Понятия «документоведение», «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Объект, предмет изучения в документоведении.

2. Структура законодательной, нормативной базы в сфере ДОУ. Рекомендуемая литература.

3. Задачи курса.

Задачи изучения темы:

1) дать представление об объекте изучения делопроизводства, ДОУ; о предметной области документоведения;

2) показать структуру документоведения, делопроизводства;

3) подчеркнуть специфику понятия «документационное обеспечение управления»;

4) определить значение документации в жизни общества, роль документов в сфере права и управления;

5) объяснить структуру законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела. Подчеркнуть, что законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты являются источниками для изучения дисциплины;

6) сформировать представление о содержании документационной деятельности.

Текст лекции

1. Документоведение – это наука о документе и документационно-коммуникационной деятельности, которая изучает:

1) закономерности создания и функционирования документов;

2) принципы построения документационно-коммуникационных систем;

3) способы создания документов;

4) закономерности образования систем документации;

5) особенности оформления документов в соответствии с правилами, характерными для отдельных систем документации;

6) технологии работы с документами и др.

Документационная наука имеет краткую историю развития. Документоведение выделилось из архивоведения. Объектом документоведения являются:

- комплексное изучение документа, созданного для хранения и распространения информации;

- процессы создания, обработки и хранения и использования документов;

- развитие систем документации.

Предметом в документоведении являются документы во всем их многообразии (все виды, жанры). Документоведение изучает документацию на разных уровнях:

· теоретическом;

· историческом;

· методическом.

Для развития теоретического документоведения большое значение имеет практика документирования и организации работы с документами, рассматриваемая в историческом развитии. Теорию документа называют документологией, так как изучается общетеоретическая проблематика.

В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория ДОУ, но все другие системы документации не должны упускаться из виду. Документоведение является одной из научных дисциплин, участвующих в совершенствовании документационных процессов, а с другой стороны, в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документационной информацией (через архивоведение).

Изучение закономерности развития документации важно для повышения культуры оформления документов и сокращения документооборота. В документоведении рассматриваются также технологии работы с документами, носители и способы создания документов в историческом развитии.

2. Делопроизводство – это практическая часть документоведения, отрасль, которая обеспечивает весь процесс документообразования и функционирования документов до их уничтожения или передачи для хранения в архив.

С внедрением компьютерных технологий появился термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Для ДОУ характерно наличие каких-то элементов управления документацией, использование автоматизированных систем документации и управления.

В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» определены в государственном стандарте на терминологию как синонимы, но у ДОУ есть отличительные характеристики:

- внедрение системы управления документацией в организации;

- автоматизация управленческих и документационных процессов;

- наличие службы документационного обеспечения управления, ответственной за разработку нормативно-методических актов;

- контроль за документацией;

- обучение, переобучение работников, профессиональной деятельностью которых является работа с документами.

Делопроизводство обеспечивает выполнение технических операций по созданию, оформлению документов и работе с ними. ДОУ в отличие от делопроизводства предполагает наличие в организации информационного менеджмента. Специалисты часто вместо понятия «документационное обеспечение» используют выражение «информационно-документационное обеспечение». Эти оба понятия применяются в управленческой сфере и связаны с внедрением автоматизированных информационных технологий.

В оформлении документов правила меняются нечасто. Проходят десятилетия и даже столетия в развитии документа, затем происходят какие-то существенные изменения. Они связаны с развитием технологий создания документов, с эволюцией материальных носителей и другими причинами.

Во всех сферах человеческой деятельности создается большое количество документов, многие из которых оформляются по правилам. Чтобы понять, как нужно зафиксировать информацию на каком-либо носителе, следует разобраться, к какой системе документации документ относится и какие правила оформления существуют.

У документа есть свой жизненный цикл. Сначала он создается, оформляется, какое-то время существует в оперативной среде, выполняя свои основные функции, затем постепенно утрачивает оперативные качества и переходит в ретроспективную среду. Документы оседают в архивах, обретая историческую ценность, часть из них уничтожается.

Практическая деятельность с документами стимулирует теоретическое осмысление документационных процессов, происходящих в обществе. Большую роль играют документы в:

- сфере управления и права;

- социальных процессах;

- экономике;

- сфере управления производственными процессами;

- науке и других отраслях деятельности человека.

Документы в сфере права и управления имеют большое значение, а именно:

- государственные органы на основе и с помощью документов управляют государством;

- документы являются руководящими актами для нижестоящих органов;

- с помощью документов контролируется соблюдение законности, так как именно документированная информация служит доказательством каких-то фактов в суде;

- документы, являясь носителями информации, обеспечивают взаимодействие структурных подразделений органов государственной власти и организаций, служат подтверждением исполнения управленческих решений;

- документы являются источником для анализа материалов, справочно-поисковой работы;

Документируются все хозяйственные процессы:

· снабжение;

· выпуск продукции;

· сбыт продукции.

Большое значение имеет договорная, финансовая документация для функционирования любого учреждения, каждой организации. Велика роль документации, отражающей трудовую деятельность работников. В обществе создается много документов, влияющих на его социальную жизнь. Научно-техническая документация необходима:

· в строительстве;

· для эксплуатации различного оборудования;

· в патентной сфере и т. д.

2. Для изучения делопроизводства важное значение имеют:

· Гражданский кодекс;

· Трудовой кодекс;

· действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации ДОУ и документирования деятельности юридических и физических лиц.

Требования к оформлению документов и работе с ними закрепляются в нормативно-методических документах:

· государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

· государственные стандарты;

· Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

· Основные правила работы архивов организаций;

· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений с указанием сроков хранения;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· Типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти и другие источники.

Для изучения дисциплины рекомендуется различная литература: работы таких авторов как Т. В. Кузнецова, В. Ф. Янковая, Н. С. Ларьков, М. Ю. Рогожин, Т. А. Быкова, Л. В. Санкина, Л. М. Вялова, М. В. Ларин и др. Достаточно многообразны периодические издания. Например, интерес представляют журналы «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь-референт», «Кадры предприятия» и др.

3. Задачи курса:

1) изучение теории документа и терминологии, используемой в сфере ДОУ;

2) рассмотрение вопросов законодательного и нормативно-методического обеспечения ДОУ;

3) изучение правил составления и оформления документов;

4) анализ особенностей ведения конфиденциального делопроизводства;

5) рассмотрение порядка работы с документами в системе государственной и муниципальной службы;

6) выяснение технологий работы с документами, в том числе и с письменными обращениями граждан и конфиденциальной информацией.

Выводы по теме:

1) Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Особенно велика роль документации в сфере управления.

2) Документоведение – научная дисциплина, изучающая в историческом развитии:

- закономерности образования документов;

- способы их создания;

- становление и развитие систем документации.

3) Делопроизводство определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая:

- документирование (составление, оформление документов);

- организацию работы с документами.

4) Термин «документационное обеспечение управления» появился в 1990-е годы, в настоящее время он является синонимом термина «делопроизводство», хотя ДОУ может иметь отличительные характеристики. Появление этого понятия связывают с внедрением компьютерных технологий.

5) Объектом документоведения являются документы на разных уровнях:

- отдельный документ;

- система документации;

- совокупность систем документации, создающейся в обществе.

6) Зарождение документоведения в России связывают с появлением палеографии и дипломатики в XVI–XVII вв., т. е. с «практическим» документированием.

7) Делопроизводство ассоциируется с практической деятельностью. Его называют «административным», т. к. имеются в виду служебные (управленческие) документы. Делопроизводство – практическая часть документоведения.

8) Документы создаются посредством: письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.

9) Документоведение связано с различными отраслями знания и науки: история, право, информатика, социология и др.

10) Для изучения делопроизводства важное значение имеют законодательные акты, нормативные материалы, которые регламентируют общие принципы организации ДОУ и документирования деятельности юридических, физических лиц.