Журнал учета посетителей

№ п/п

Наименование организации (подразделения)

Должность, фамилия, имя, отчество посетителя. Контактный телефон

Дата и время приема (посещения)

Впервые или повторно

Цели посещения, наличие письменных материалов

Результаты приема (решения руководителя)

Контроль за исполнением поручений руководителя

Прием граждан по личным вопросам

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего, устанавливается место и время приема. Должны быть выделены время и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобней всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении , имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть оборудована, предусмотрены стулья, сто, за которым обращение может быть оформлено в письменном виде. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется хорошо использовать «немую справку», с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.

При личном приеме руководителю помогает секретарь, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего приема и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках.

Печатать программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены
в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки, секретарь:

Ø информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий
и о вопросах, возникших в его отсутствие;

Ø по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки
(перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения);

Ø оформляет отчетные документы. В Сакском городском исполнительном комитете эти функции возлагаются на специалиста I категории общего отдела.

Прием делегации

Руководитель совместно с секретарем готовит программу приема. Для приема делегации секретарю необходимо заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет ее сопровождать. При прибытии иностранной делегации секретарю следует обеспечить наличие переводчика и сувениров для ее членов. Смета по приему делегации согласовывается с руководителем и бухгалтерией.

В случаи необходимости по просьбе руководителя должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила. Посада (кофейные чашечки с блюдечками, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой. Приготовить кофе или чай следует в приемной, затем разлить по чашкам
и внести в кабинет руководителя на подносе. Не следует забывать о салфетках.

Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно, если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем старшей по возрасту. Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их приход, в таком случаи чай или кофе вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе или чаю можно поставить на стол пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая можно (или вместо них), можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы (на один больше числа посетителей), ключ для открывания бутылок и т.п.

Прием сотрудников в своей организации
по текущим вопросам

Секретарь должен очень хорошо знать структуру организации, иметь представление о ее деятельности, знать распределение, знать распределение обязанностей между руководителями работниками.

Организуя прием работников своего учреждения, секретарь должен проинформировать всех сотрудников о часах, предназначенных для приема руководителем по текущим делам. Он должен знать так же круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их безпрепядственно. Пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именами и отчествами) список (справочник) всех работников организации. Прежде чем войти в кабинет начальника, сотрудник должен спросить разрешения у секретаря. Входить в кабинет начальника без разрешения нельзя.

Прием сотрудников своей организации
по личным вопросам

В таких ситуациях необходимо проявлять больше внимания и тактичности. Обычно приемы по личным вопросам относят на конец недели. В этот день руководителей отделов, которые могут понадобиться шефу во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости помогать ему.