Система автоматизации деловых процессов

Очень сложно говорить о системах данного типа, если в России не существует ясного понимания что есть, что. Единственным термином, который сейчас применяется для обозначения такого класса систем - это документооборот. В дальнейшем не хотелось бы применять этот устоявшийся термин, не отражающего реально проблему со всех сторон, так как является только составной частью класса систем автоматизации деловых процессов (в дальнейшем, АДП системы18).

Кроме того системы можно подразделить по типу движения задач

Свободная
сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с конкретным заданием, сроки, ответственные сотрудники.

Жесткая
перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП- приложение. Сформированное АДП- приложение запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса20, некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках.

Нельзя говорить о преимущества и недостатках того или иного способа движения задач. Каждый из них применим для конкретной ситуации на конкретном предприятии. Для того, что бы определится о том, как решать для конкретного случая проблему выбора, необходимо поговорить еще об одном важном элементе АДП- систем, как контроль исполнения.

Контроль исполнения также является интегрирующим термином. Для того, чтобы лучше понимать о чем идет речь, рассмотрим уровни контроля исполнения задания.

Уровни контроля исполнения задания

Контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения.

Контроль прочтения - выдается информация инициатору заданию, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.

Контроль выполнения - выдается информация инициатору задания, о том что задание выполнено.

Мониторинг - инициатор всегда может посмотреть кто и что сейчас делает с его заданием.

Извещение о нарушении сроков исполнения - АДП- система может известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

История выполнения заданий

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору задания или просто с помощью сообщения по электронной почте.

Итак, обобщая систему классификации и перекладывая ее на реальную жизнь, можно сказать, что:

Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения.

Ориентированы на документ. В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками26. Системы, ориентированные на документ, в своем архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей и офисов, поддерживать работоспособность системы в самых разнообразных операционных и сетевых средах, поддерживать множество типов клиентов и серверов. Величайшая слабость такого подхода - это сложность в управлении правилами деловых процессов. Так система не предназначена с самого начала отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в недрах системы не приводят к приемлемому результату. При таком подходе часто бывает трудно, а иногда невозможно, определить текущий статус данного делового процесса. Кроме того, в приложениях, которые построены на таком подходе и которые маршрутизируют документ, документ становится недоступным никому, кроме получателя почты. Это довольно значительное ограничение в приложениях, когда требуется непрерывный доступ к документу.

Ориентированы на деловой процесс или на задание, как составную часть делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто автоматизировать движение документов, а от попыток взглянуть на весь процесс управления предприятием в целом. Соответственно, основная логика построения таких систем выглядит следующим образом, деловой процесс-задание-документ. К заданию может быть прикреплен документ, а может и нет. В реальной жизни, подход от задания или делового процесса является более общим в документоориентированном подходе. Поэтому внимание уделяется не только поддержке документа ( в реальных системах, эти функции отдаются на откуп системам управления документами, см. выше), а в основном поддержке деловых процессов. Единственным местом, где можно хранить и обслуживать информацию о деловых процессах является база данных со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае мы можем следить за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Но мы получаем и определенные недостатки, связанные с трудностью организации распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей. В случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к центральной базе данных, то эти проблемы решаются, но что делать если он находится в Владивостоке и единственная надежная связь - это электронная почта.

Какую модель выбрать для своей системы, это в основном зависит от Вас, от стиля работы Вашего предприятия, от задач, которые стоят перед Вами. В жизни никогда не побеждают крайности и последние версии ряда АДП-систем доказывают нам это.