Сортировка данных по нескольким полям

Упорядочите книги по названиям внутри каждого раздела. Для этого щелчком по заголовку столбца выделите поле Название книги и методом перетаскивания за заголовок переместите его так, чтобы оно оказалось следующим после поля Код раздела. Выделите оба столбца и выберите на панели инструментов кнопку Сортировка по возрастанию. В первую очередь записи таблицы Книга будут отсортированы по значениям в столбце Код раздела, а затем по значениям столбца Название книги.

Поиск и замена данных

Найдите книги издательства Гелиос и измените название издательства на Новый Гелиос. Для этого щелчком по заголовку столбца выделите поле Издательство и выберите команду Правка/Заменить. В диалоговом окне в поле Образец укажите Гелиос, в поле Заменить на укажите Новый Гелиос и нажмите кнопкуЗаменить все. В окне Microsoft нажмите кнопу Да, чтобы продолжить операцию замены.Закройте диалоговое окно.

Использование фильтра«Обычный фильтр»

Выберите команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр. Появляется окно для изменения фильтра, которое содержит линейку полей таблицы.

Переведите курсор в поле Издательство и из раскрывающегося списка выберите значение Питер. Выберите команду Фильтр/Применить фильтр.В результате будут отобраны только те записи, которые содержат данное значение.

Чтобы отменить фильтрациювыберите командуЗаписи/Удалить фильтр.

Применение фильтра «Фильтр по выделенному фрагменту»

Выделите слово Маркетинговые в поле Название и выберите команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному фрагменту.В результате будут отобраны только те записи, которые содержат данный фрагмент в названиях книг.

Отмените фильтрациюкомандойЗаписи/Удалить фильтр.

Еще раз выделите слово Маркетинговые в поле Название. Чтобы отобрать все записи, кроме тех, которые содержат выделенный фрагмент, выберите команду Записи/Фильтр/Исключить выделенное.

Отмените фильтрациюкомандойЗаписи/Удалить фильтр.

Закройте таблицу Книга.

Применение фильтра «Расширенный фильтр»

Откройте таблицу Журнал в режиме ввода данных.

Произведите отбор записей, содержащих информацию о книгах по теме № 1 «Менеджмент», выданных в апреле 2005 года. Для этого выберите команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр.

В окне расширенного фильтра из таблицы Журнал двойным щелчком выберите поля: Код темы и Дата выдачи.

Переведите курсор в столбец Код темы бланка фильтра и в строкеСортировкаиз раскрывающегося списка выберите по возрастанию, а в строкеУсловие отбора укажите 1.

Переведите курсор в столбец Дата выдачи бланка фильтра и в строкеУсловие отбора укажите >=#01.04.05# and <=#30.04.05#.

Над условиями отбора, расположенными в одной строке будет выполнена логическая операция AND.

Выберите команду Фильтр/Применить фильтр.

Отмените фильтрациюкомандойЗаписи/Удалить фильтр.

Применение фильтра «поле Фильтр»

Чтобы отобрать записи, содержащие информацию о том какие книги выдавались по билету №1 читателю Иванову, щелкните правой кнопкой мыши в любой записи поля Номер билета, а затем укажите 1 в поле Фильтр для в контекстном меню и нажмите клавишу Enter.

В поле Фильтр для можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений.

Отмените фильтрацию и закройте таблицу Журнал.

Внимание! Чтобы защитить выполненную работу на «отлично», необходимо самостоятельно создать и сохранить фильтр, производящий отбор записей, содержащих информацию о паспортах, выданных после 01.01.03 г.

Контрольные вопросы

1. По какому полю Access упорядочивает информацию по умолчанию?

2. Опишите технологию сортировки данных по значению одного и нескольких полей.

3. Перечислите виды фильтров, объясните особенности их применения.

4. Как сохранить: созданный фильтр, новый порядок сортировки?

Лабораторная работа 4

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

Цель работы–приобрести практические навыки разработки запросов различных типов.

Краткие сведения по среде разработки

Запрос – требование на поиск, изменение или обработку данных в БД. Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле БД и может многократно исполняться.

Источниками данных для запроса могут выступать одна или несколько таблиц. Если запрос создается на базе нескольких таблиц, то они обязательно должны быть связаны между собой, иначе в результате запроса будет получена ложная информация.

В Accessсуществует несколько типов запросов:

1) запросы на выборку:

· с параметром;

· с функцией;

· с арифметической операцией;

· с подведением итогов;

2) перекрестные запросы;

3) запросы на создание таблицы;

4) запросы на обновление полей;

5) запросы на добавление записей;

6) запросы на удаление записей и др.

Запросы на выборку используются для выбора и обработки данных. Результатом запроса является динамическая таблица, называемая также выборкой. Выборка формируется каждый раз заново на основе реальных данных из таблиц базы данных. С помощью таких запросов можно получать ответы на самые разнообразные вопросы.

Запросы на выборку с параметром позволяют вводить условие отбора посредством диалогового окна, которое Access отображает при каждом запуске этого запроса.

Запросы на выборку с функцией позволяют производить выборку и обработку данных с использованием встроенных функций Access: финансовых, статистических, дата/время и др.

Запросы на выборку с арифметической операцией позволяют значения одного столбца таблицы складывать (или вычитать, делить, перемножать) со значениями другого столбца или с конкретным заданным значением.

Запросы на выборку с подведением итогов позволяют для обработки данных использовать групповую операцию: Avg (расчет среднего арифметического элементов группы), Count (подсчет количества элементов в группе), Max, Min, Sum и др.

Перекрестные запросы–запросы, результаты которых представляются в виде сводных кросс-таблиц. Строки и столбцы кросс-таблиц именованные.

Запросы на создание таблиц – запросы, позволяющие сохранять свои результаты в качестве таблиц базы данных.

Запросы на обновление значений полей таблиц – запросы, которые вносят изменения в значения полей таблиц.

Запросы на добавление записей в таблицы – запросы, позволяющие записи одной таблицы добавлять в другую, причем объединяемые таблицы могут принадлежать как одной и той же, так и разным базам данных.

Запросы на удаление записей – запросы, которые удаляют все записи или только отобранные по условию, заданному пользователем.

Задание

Создать в режиме Конструктора по два запроса каждого вида выборки и по одному запросу всех остальных типов.