Поступление и обработка заказов

Заказы на обслуживание поступают в основном по телефону. Заказчик, как правило, затрудняется в точном формулировании параметров, определяющих эффективность доставки. Для облегчения выявления данных параметров экспедитор использует типовой бланк заказа с реквизитами информации, необходимыми для планирования доставки. На бланке фиксируется информация о заказчике, грузе и условиях доставки, дата и время поступления заказа.

Затем экспедитор по телефону связывается с перевозчиками. Каждый из них сообщает экспедитору о наличии свободного подвижного состава, а также о возможности удовлетворения условий заказа на доставку (время начала перевозки, тариф на перевозку, тип подвижного состава, условия оплаты и т.п.). Экспедитор производит анализ заказа с точки зрения возможности его выполнения, граничных значений стоимости, времени доставки, сохранности груза и других параметров качества обслуживания. Анализ заказа является ответственным моментом взаимоотношений заказчика и экспедитора, что требует хороших знаний, учета прошлого опыта, эрудиции в организации систем доставки.

Далее экспедитор прогнозирует ожидаемые затраты. В случае соответствия условий заказа возможностям экспедитора заказчик ставится в известность о возможности выполнения заказа. Ему также сообщаются условия выполнения доставки. Если заказчика эти условия удовлетворяют, то между ним и экспедитором заключается договор на транспортно-экспедиционное обслуживание.

В соответствии с договором перевозчик за установленную плату обязуется доставить груз, принятый от грузоотправителя, в место назначения и вручить его грузополучателю или иному специально уполномоченному лицу. Независимо от того, кто фактически будет выполнять перевозку, с точки зрения права экспедитор несет полную юридическую ответственность за выполнение условий договора перед заказчиком в соответствии с действующим законодательством.

Провозная плата может быть определена на основе тарифов или по соглашению сторон. Перевозчик пользуется залоговым правом на переданные ему товары в обеспечение провозной платы и иных причитающихся ему платежей.

Как правило, заказ выполняется после того, как заказчик переведет сумму оплаты за доставку на расчетный счет экспедитора, а экспедитор, в свою очередь, переведет часть суммы, причитающуюся перевозчику, на его расчетный счет.

Поиск перевозчиков

Экспедитор анализирует имеющуюся информацию о перевозчиках на предмет соответствия информации заказа (тип подвижного состава, места отправления и доставки груза, вид и количество груза, время отправки и доставки, форма оплаты и т.п.).

Вследствие недостаточности времени на принятие решений в оперативной работе, и иногда желания и энергии, экспедитор поиска перевозчиков, как правило, не производит. В лучшем случае он рассматривает несколько вариантов перевозки, как правило, не более трех или четырех. Для экспедитора быстрота выполнения доставки важнее других выгод, а планирование всегда требует времени и средств, как материальных, так и финансовых. В рыночных условиях планирование улучшало бы результативность решений, но тот факт, что оно задерживает выполнение доставки, делает подробные расчеты невозможными. На это ограничение экспедитор чаще всего и ссылается для того, чтобы оправдать отказ от планирования доставки.

Несмотря на использование экспедитором персональных компьютеров вывод о приемлемости условий покупки перевозки делается умозрительно, так как экспедитор не обладает методиками, реализованными в виде программных продуктов, позволяющими ускорить поиск оптимальных перевозчиков.

Существенно повышает эффективность проектирования доставки методика поиска перевозчиков. Параметрами, определяющими возможных перевозчиков являются такие параметры заказа экспедитора на перевозку, как вид груза и грузовой единицы, масса, объем, объемная масса и стоимость партии отправки. Поиск осуществляется по соответствию требуемых параметров подвижного состава, направления и времени перевозки, величины тарифов с учетом скидок, степени надежности к предлагаемым. Указанные параметры представляют собой описание запроса, вводимого в систему поиска, где уже имеются описания перевозчиков.

Механизмом, обеспечивающим сравнение описания перевозчиков с описаниями запросов путем пропускания информации о нужных перевозчиках и задерживающих нежелательную информацию, является индекс. В процессе поиска информации операция индексирования используется в одинаковой степени как на входе системы поиска, так и на выходе. На входе индексирование используется для описания перевозчиков (создания “поисковых образов”). На выходе аналогичная операция индексирования применяется для описания направляемых в систему запросов (создания “поисковых предписаний”). Как описания перевозчиков, так и описания запросов носят форму перечней терминов индексирования. Описания перевозчиков в индексе организованы таким образом, что их легко можно сравнивать с описаниями запросов. Перевозчик считается “найденным”, если его описание соответствует описанию введенного в систему запроса.