Унифицированные формы приказов по личному составу

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров:

1) приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

2) приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

3) личная карточка работника (форма № Т-2);

4) личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС); • учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

5) приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

6) приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

7) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-б);

8) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а,свод-ная);

9) приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

10) приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

11) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

12) приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);

13) командировочное удостоверение (форма № Т-10);

14) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

15) приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

16) приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11 а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя. Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе. Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указываются рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений И оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.

К номеру приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т.п., «КМ» — О командировках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т.д. Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа. Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Учетная документация

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы: а) первичные учетные документы и б) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя:

1) личный листок по учету кадров;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) машино-ориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные;

4) форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в массив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет и карточек. Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т.п. В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.). Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.