Классификация и кодирование экономической информации
В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая – нет (адреса, фамилии и т.д.). Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки.
Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются. Классифицирование - это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.
Правила построения иерархического классификатора следующие:
1. Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (факультет) старше Б (специальности), Б старше В (группы), В старше Г (номера студента в группе).
2. Определить число значений, принимаемых каждым признаком и выбрать максимальное (например, А принимает максимальное значение 5, Б – 3, В – 4, Г - 25).
3. Построить классификационное дерево.
4. Построить структуру кода по схеме
5. На рис. 4.15 приведено классификационное дерево и структура кода.
Рис. 4.15. Классифицирование объектов
Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион). Получают независимые классы-фасеты, представленные на рис. 4.16.
Определенные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и др. получить ответы на различные вопросы. Например, на вопрос, "Какие студенты мужского пола, проживающие в Москве, учатся на отлично? будет получен следующий ответ: Иванов. Для его получения составляют фасетную формулу вида: Ф11 ∩ Ф21∩ Ф31 = Иванов, где знак ∩ означает знак пересечения множеств.
Рис. 4.16. Иллюстрация к фасетной классификации объектов
В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).
Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:
1. Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей
- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);
- Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.
2. Классификаторы организационных структур.
- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах.
- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
| Общероссийские классификаторы |
| Общероссийские классификаторы (ОК) разработаны для объектов, которые имеют широкое применение в ИС различных классов. Они обладают избыточностью структуры кодов, отажают широкую номенклатуру, обеспечивают возможность информационной интеграции. |
| 1.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) |
Объект классификации ОКУД – общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации, входящие в унифицированные системы документации (УСД). Код унифицированной формы документа (код) состоит из 8 знаков.  |
| 2. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления(КОГУ) |
| Объектами классификации ОКОГУ являются органы государственной власти и управления, которые делятся на группы: 10000 федеральные органы государственной власти; 20000 органы государственной власти субъектов Российской Федерации; 30000 органы местного самоуправления; 40000 объединения предприятий и организаций; 50000 добровольные объединения (ассоциации) экономического взаимодействия субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; 60000 общественные объединения и религиозные организации; 70000 межгосударственные органы управления. |
| 3. Общероссийский классификатор объектов административно - территориального деления (ОКАТО). |
Объектами классификации в ОКАТО являются: республики; края; области; города федерального значения; автономные области; автономные округа; районы; города; внутригородские районы, округа города; поселки городского типа; сельсоветы; сельские населенные пункты. Все множество объектов подразделяется на группы согласно территориальному делению, эти группы располагаются по трем уровням классификации в соответствии с административной подчиненностью. Длина кода – от 2 до 8 разрядов, в зависимости от уровня классификации, на котором находится объект. Структура кодового обозначения в блоке идентификации:  Например: 05 9 - Приморский край 05 401 5 - Владивосток 05 401 360 4 - Районы г Владивостока 05 401 364 9 - Ленинский район |
| 4. Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС) |
| ОКФС предназначен для решения задач в области статистики, в системе налогообложения и других сферах экономики, связанных с управлением и распоряжением имуществом. Объектами классификации ОКФС являются формы собственности, установленные Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, федеральными законами. Структура кода – XX, например: 11- Государственная собственность 16 - Частная собственность 20- Иностранная собственность 22 - Собственность иностранных государств |
| 5. Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ) |
| Объекты классификации ОКОПФ – организационно-правовые формы хозяйствующих субъектов, к которым относятся любые юридические лица, а также организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, и индивидуальные предприниматели. Под организационно-правовой формой понимается способ закрепления и использования имущества хозяйствующим субъектом и вытекающие из этого его правовое положение и цели предпринимательской деятельности. Хозяйствующие субъекты – юридические лица разделяются на коммерческие и некоммерческие организации. Структура кода - XX, например: 39 - Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями; 65- Общества с ограниченной ответственностью. 60 - Акционерные общества 47- Открытые акционерные общества 67 - Закрытые акционерные общества 52 - Производственные кооперативы 70 - Юридические лица, являющиеся некоммерческими организациями 85- Потребительские кооперативы 83 - Общественные и религиозные организации (объединения) 91- Индивидуальные предприниматели |
| 6. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) |
ОКИН используется для представления демографической, социальной и экономической информации о населении и состоит из фасетов, которые можно использовать независимо друг от друга при решении различных задач. 7. Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ) ОКОФ разработан для применения на территории Российской Федерации. Сфера применения ОКОФ – организации, предприятия и учреждения всех форм собственности. Объектами классификации в ОКОФ являются основные фонды, состоящие из материальных и нематериальных основных фондов. Группировки объектов в ОКОФ образованы по признакам назначения, вида деятельности, продукции и услуг. Код содержит:  Разделы образованы с учетом классификации основных фондов, принятой в системе национального счетоводства (СНС). Подразделы учитывают значимость основных фондов для экономики в целом и сложившиеся традиции. Классы обеспечивают детализацию объектов классификации. Они образованы в основном на базе соответствующих классов продукции по общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП). Подкласс раскрывает с необходимой детализацией выделенный класс. Вид обеспечивает детализацию объектов классификации, необходимую для выполнения учетных функций, без перехода на конкретные типы объектов. |
Отраслевые классификаторы создаются для отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).
Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляется специалистами предприятия.
Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.
Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков. Например, виды начислений заработной платы могут быть закодированы следующим образом: 01- основная заработная плата, 02 - премия, 03 - за работу в ночное время, 04 - за работу в праздничные дни и т.д. Кодируемые объекты не должны изменяться.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например: группа основных цехов коды от 01 до 07, группа вспомогательных цехов коды от 11 до 16 и т.д.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации.
В бухгалтерском учете распространены позиционные двух и трех призначные коды. Как правило, в кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 "Материалы" выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода приведена на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Кодирование аналитического уровня бухгалтерского счета № 10
Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 – как 1417 и т.д.
Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур. Пример приведен в табл. 4.4.
Таблица 4.4
Шахматный код
| Причины простоя | Виновники простоя | |||
| Поставщики | Администрация | Рабочие | ||
| Отсутствие электроэнергии | ||||
| Отсутствие инструментов | ||||
| Отсутствие комплектующих | ||||
Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается во-первых: в некоторыхслучаях, если не используется ввод текстовых данных, выбираемых вручную из списка (например наименование поставщика), то можно сократить затраты на ввод за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа по коду поставщика.
Во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов. Иллюстрацией этого может служить документ "Сальдовая ведомость материалов по складам" (см. табл. 5.1).
Таблица 4.19
Сальдовая ведомость учета материалов по складам
| Код склада | Код материала | Фактически поступило |
| Итого по коду 1000 | ||
| Итого по коду 1001 | ||
| Итого по коду 12 |
В-третьих, коды используются в процессе оформления различных документов. Например, в процессе оформления бухгалтерской отчетности указываются коды организаций, отрасль, организационно-правовая форма и т.д.
7. Структура и содержание внутримашинных информационных ресурсов. Базы данных.
Внутримашинные структурированные информационные ресурсы – это множество бумажных управленческих документов, а также структурированной информации поступающей из вне, размещенных в памяти компьютера в соответствии с некоторой моделью. Структуризация достигается благодаря моделям, устанавливающих правила размещения данных в памяти и возможные операции над ними. Формы внутримашинного представления информационных ресурсов иллюстрируются с помощью рис. 4.19.
Наиболее распространенными формами существования внутримашинных структурированных информационных ресурсов являются:
- файлы;
- базы данных;
- хранилища данных;
- базы знаний.
Рис. 4.19. Формы представления внутримашинных информационных ресурсов
Исторически первой среди перечисленных форм появилась файловая организация данных, ориентированная на обработку с помощью программ, созданных программистом. Файл – это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ, либо его строку, если документ многострочный. Запись состоит из полей, в которых находятся реквизиты документа (коды поставщиков, даты, суммы и т.д.).
Для обработки файл должен характеризоваться структурой, то есть:
- именем для его поиска;
- количеством полей в записи;
- последовательностью фиксации полей в записи;
- типом записи (постоянная или переменная длина записи);
- типом поля (символьное или числовое);
- длиной поля (количество разрядов);
- ключом доступа;
Ключи доступа могут быть первичными и вторичными. Они используются для поиска нужных записей. Ключ называется первичным, если с его помощью отыскивается одна запись и вторичным, если больше одной.
Для обращения каждый файл должен иметь имя (не более 8 символов) и расширение, уточняющее его назначение: EXE, COM – программные файлы, готовые к использованию, DBF – файлы базы данных, DOC, TXT – текстовые файлы и т.д. По содержанию выделяют: файлы данных и программные файлы.
Однако файловая система обладает рядом серьезных недостатков, первый из которых заключается в ее ориентации на профессиональных программистов, второй - это - чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку, и третий - это высокая зависимость обрабатывающих их прикладных программ, от изменения структуры файлов.
Вслед за файлами появились базы данных, которые в определенной степени снижали остроту перечисленных недостатков. Главная особенность баз данных, существенно отличающая их от файловой системы, состоит в их ориентации на интерактивный режим работы с ними конечного пользователя (бухгалтера, финансиста, менеджера и т.д.). Понятие «персональный компьютер» появилось, во многом благодаря базам данных.
Широкое применение баз данных не профессионалами-программистами стало возможным благодаря специально созданному программному комплексу – системам управления базами данных (СУБД). Появление СУБД избавило пользователей от знания значительного объема тонкостей, связанных с решением экономических задач.
Дальнейшее развитие баз данных привело к появлению хранилищ данных, назначение которых отлично от баз данных. Если последние предназначены для оперативного отражения ежедневных производственно-хозяйственных, финансовых и других операций предприятия, то хранилища данных необходимы для долговременного хранения данных в специально создаваемых многомерных информационных кубах. Информационные кубы предназначены исключительно для аналитической обработки данных. Сегодня они становятся неотъемлемой частью средств, необходимых для принятия корпоративных и других решений.
Знания также как и данные являются информационным ресурсом и хранятся в компьютере в соответствии с разработанной моделью. В результате получают базу знаний. Работа с базами знаний – это одно из направлений искусственного интеллекта, целью которого является создание инструментальных средств, позволяющих решать задачи, традиционно считающиеся интеллектуальными. Существуют различные модели представления баз знаний, речь о которых пойдет в 4.8.4.
Так как любая модель, и в том числе модель представления знаний, формальна, поэтому могут создаваться программные средства для их обработки. Знания, как и прочие формы представления информации, устаревают или становятся ненужными, поэтому должна быть система управления ими. Система управления знаниями (СУЗ) это совокупность программных средств, обеспечивающих поиск, ввод, обработку, использование и корректировку знаний.