Предназначение баз данных и СУБД. Краткая характеристика и основные возможности СУБД ACCESS

По мере развития вычислительной техники изменялись и основные направления ее использования. Первоначально средства вычислительной техники подразумевалось использовать для выполнения различных математических вычислений, которые невозможно провести «вручную». Развитие этого направления привело к развитию разделов математики, связанных с численными методами вычислений, и к появлению алгоритмических языков, ориентированных на выполнение математических расчетов (примерами таких языков являются PASKAL и FORTRAN, которые до сих пор широко применяются для научных расчетов).

Затем, по мере увеличения возможностей и уменьшения стоимости вычислительных средств, получило развитие второе направление, связанное с использованием средств вычислительной техники в автоматизированных информационных системах. Здесь основные функции вычислительных средств состоят в поддержке надежного хранения информации и предоставлении пользователю возможностей быстрого поиска и обработки хранимой информации.

Со временем именно второе направление, связанное с хранением и обработкой данных, привело к появлению в конце 60-х – начале 70-х годов специализированного программного обеспечения, получившего название систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяют структурировать, систематизировать и организовывать данные для их компьютерного хранения и обработки.

СУБД – это универсальный комплекс прикладных программ, предназначенный для создания и обслуживания баз данных, а также обеспечения доступа к данным и их обработки.

На основе созданной базы данных с помощью средств СУБД создаются информационные системы, используемые для подготовки и принятия решений в бизнесе, экономике и управлении,без которых в настоящее время уже немыслима ни одна сфера деятельности. (Информационная система (ИС) — это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней). Например, информационные системы продажи билетов в поезда, на самолеты, в кинотеатры; системы ведения бухгалтерского учета на предприятиях, системы составления смет затрат и календарных планов строительства; системы управления складами и перевозками; системы автоматизированного проектирования; системы составления расписаний учебных занятий, информационно-поисковые и справочно-правовые системы и т.д. и т.п.

Основными достоинствами таких систем являются:

· хранение всей информации в одном месте (в единой базе данных),

· возможность одновременного использования информации большим количеством пользователей;

· возможность практически мгновенно получать требуемую информацию.

В настоящее время существует около сотни различных СУБД. Наиболее известными СУБД для разработки простых приложений можно назвать Access, Paradox, Visual FoxPro и Approach. Для создания более сложных бизнес-приложений, корпоративных информационных систем используются СУБД фирм Oracle, Informix, IBM, Sybase.

Понятие о реляционной базе данных. Технология создания базы данных, компоненты (объекты) базы данных.

Прежде чем приступать к непосредственному использованию СУБД, необходимо разобраться в основных принципах построения баз данных. Самой важной концепцией является то, что данные хранятся в таблице.Используя инструментальные средства СУБД, можно извлекать данные из таблиц, отображать их и применять в любых отчетах.

Понятие базы данных

База данных— это компьютерный термин для обозначения информации по опреде­ленной теме или информации, используемой в определенной прикладной области. Хранение такой информации в виде базы данных позволяет существенно облегчить ее использование и доступ к ней.

База данныхявляется организованной на машинном носителе совокупностью взаимо­связанных данных и содержит сведения о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях. В ком­пьютерных базах данных информация хранится в оп­ределенном формате. В таких базах данных может со­держаться любая информация — от простого текста (например, имя и адрес) до сложной структуры данных, включая рисунки, звуки и видеоизображения. Хранение данных в заранее известном формате позво­ляет СУБД превращать данные в полезную информацию благодаря использованию разных методов вывода, таких как запросы и отчеты.

Реляционная база данныхпредставляет собой множество взаимосвязанных двумер­ных таблиц - реляционных таблиц. Реляционная система управления базами данных (РСУБД) Access также хранит данные в связанных таблицах. Пользователь может адресовать сложные запросы одной или нескольким таким таблицам. РСУБД возвращает запрашиваемую информа­цию в виде форм и отчетов.

Основные понятия реляционных СУБД

Терминология:

Поле(атрибут) – свойство описываемого объекта;

Запись (кортеж) – значение атрибута объекта;

Таблица (отношение) – совокупность записей с заполненными значениями атрибутов;

Для идентификации каждой записи в таблице используется уникальный маркер, который называют первичным ключом. Внешний ключ – поле, содержащее ссылку на поле первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Структура БД (схема отношения) – совокупность информации о полях таблицы;

Стандартные требования к реляционным СУБД – правила Кодда.

§ уникальность записей;

§ неупорядоченность записей и полей;

§ атомарность значений атрибутов (нормализованное представление «поля-записи»)

В базе данных Access хранятся данные и ассоциирующиеся с ними объекты. К объектам баз данныхотносятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Объекты баз данных

Пользователь использует компьютер для доступа к хранящимся в таблицах данным, вводя данные в таблицы через формы ввода данных и получая их с помощью запроса. Запросы извлекают из таблиц только необходимые данные. Затем с помощью отчета данные выводятся на экран или принтер. Макросы и модули позволяют пользователю автоматизировать этот про­цесс, вплоть до создания новых меню и диалоговых окон.

База данных ACCESS

Для того чтобы получить представление о возможностях СУБД и навыки по созданию баз данных, начинающему разработчику следует воспользоваться СУБД Access, поскольку

· СУБД Access является неотъемлемой частью ППП MS Office, который имеется в арсенале практически каждого пользователя персонального компьютера;

· СУБД Access является полностью русифицированным программным средством, снабженным очень простой и понятной справочной системой и специальными сервисными средствами разработки баз данных и программных приложений к ним, что делает ее доступной даже для непрофессиональных и начинающих разработчиков;

· СУБД Access обладает всеми возможностями, присущими программному обеспечению такого класса, т.е. позволяет создавать базы данных неограниченной сложности и объема.

Таблицы Access во многом похожи на таблицы Excel, Прежде всего, обе программы яв-ляются продуктами для Windows, т.е. поддерживают специфичные для Windows соглашения, которые можно использовать в Access. Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных.Размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Основная задача — ввести данные и озаглавить столбцы, а всю остальную работу выполнит Access. В обеих программах можно создавать однотипные графики и дополнять их комментариями. Инфор­мацию из базы данных Access можно вставлять в таблицу Excel и связывать базы данных Асcess с таблицами Excel.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных Access могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов и модулей. Все эти объекты хранятся в одном файле с расширением *.mdb.

В базе данных Access содержится шесть объектов, состоящих из данных и средств, не­обходимых для использования Access.

Таблица	Содержит собственно данные. Для их отображения используется просмотр в ре­жиме таблицы
Запрос	Позволяет искать, сортировать и извлекать определенные данные.
Форма	Позволяет вводить и отображать данные в указанном формате
Отчет	Позволяет отображать и печатать форматированные данные, включая калькуляции и итоги.
Макрос	Предоставляет простые команды для автоматизации выполнения задач без программирования
Модуль	Программы, написанные на VBA

Концептуальная схема СУБД Access. Объекты базы данных

Таблицы.В таблицах хранятся необработанные (исходные) данные. Вводимые данные в Access группируются по определенным критериям. В таблице информация группируется по строкам, которые называются записями,и столбцам, называемым полями.

Каждое поле имеет определенный тип данных (текст, число, дата и т) длину и уникальное имя, которое идентифицирует хранящуюся в этом поле информацию.

Запись идентифицируется номером (целым положительным числом).

Таблицы в Access содержат правила проверки данных для предотвращения введения некорректных значений.

Каждое поле в таблице имеет определенный формат и заданный по умолчанию тип. Access поддерживает все необходимые типы полей:

текстовый — для хранения одной строки текста;

числовой— для чисел;

денежный— для представления денежных величин;

дата/время— для времени;

поле MEMO— для хранения произвольной информации;

логический— для логических значений;

Каждая строка (запись) считается отдельной величиной, к которой можно получить доступ и по которой можно отсортировать таблицу. Все поля, содержащие информацию об определенном объекте, содержатся внутри конкретной записи.

На пересечении строки (записи) и столбца (поля) находится значение - собственно данные.В то время как поля различаются по имени, записи обычно идентифицируются по некоторой уникальной характеристике. Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ.Иногда для поиска уникального значения требуется больше одного поля. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Уникальный идентифика­тор дает возможность отличать одну запись от другой без просмотра всех значений. По значе­нию ключа отыскивается единственная запись.

Вид окна Access:

В диалоговом окне «Открыть» выбрать: \Создать файл…

Получим:

Теперь выберем: \Новая база…

Появится диалоговое окно, в котором выбирается папка для БД, а также имя новой БД.

Зададим имя новой базы данных, получим:

В Access несколько способов создания таблицы БД:

· при помощи кнопки на панели инструментов окна БД «Создать»;

· при помощи кнопки «Конструктор».

В первом случае можно создать БД:

· в режиме таблицы;

· мастером;

· конструктором;

· произвести импорт данных из вне;

· установить связи с другими таблицами.

Далее выбирая нужный объект, аналогично создаем запросы, формы и отчеты по имеющимся таблицам.

Контрольные вопросы по теме 1

Вопросы по системе Windows

1. В каком случае файлы разного содержания могут иметь одинаковые имена?

2. В операционной системе Windows логической единицей является…?

3. В операционной системе Windows собственное имя файла не может содержать символы …?

4. Что такое полное имя файла?

5. Правила построения имени файла?

6. В основные функции операционной системы входит…?

7. В строке заголовка окна ОС Windows обычно отображается…?

8. Как вызвать контекстное меню для объекта ОС Windows?

9. Если пользователь, работая в Проводнике, нажмет правую кнопку мыши и выберет команду Копировать, куда скопируется выделенный файл?

10. Исполняемый файл, содержащий программу в виде исполнимого кода, и созданный для операционной системы Windows, имеет расширение…?

11. Комплекс программ, обеспечивающих управление работой всех аппаратных устройств и доступ пользователя к ним, называется…?

12. Компьютерная программа может управлять работой компьютера, если она находится...?

13. Корзиной - это…?

14. Наибольшая длина имени файла в MS DOS составляет…?

15. Панель инструментов в ОС Windows представляет собой…?

16. Программа ОС Windows «Дефрагментация диска» это…?

17. Программой завершения или запуска процессов и получения представления о текущей загруженности системы можно получить с помощью…?

18. Системная дискета необходима для...?

19. Служебная программа ОС Windows «Восстановление системы» - это…?

20. Средство, позволяющее быстро собрать данные о компьютере и его операционной системе это программа …?

21. Укажите маску для вывода всех файлов, имя которых начинается с символа s и имеющих расширение .ехе.

22. Файловая структура системы Windows.

23. В операционной системе Windows логической единицей для хранения информации является…?

24. Файл – это…?

25. собственное имя - это…?

26. тип (расширение) – это…?

27. В чем измеряется размер файла?

28. Что такое дата создания или изменения?

29. Собственное имя файла плюс его расширение плюс путь доступа к файлу называется?

30. Что такое Папка?

31. Что такое Диск (том)?

32. На чем базируется определение «файловой структуры»?

33. Архиваторами называют?

34. Дефрагментация тома возможна?

35. Для выделения группы файлов в файловом менеджере «Far» маска «*.*|*.bak*.tmp» означает?

36. Если размер кластера 512 байт, а размер файла 816 байт, то файл займет на диске ? кластеров

37. Задан полный путь к файлу C:\DOC\PROBA.TXT. Каково имя каталога, в котором находится этот файл?

38. Задан путь к файлу C:\DOC\PROBA.TXT. Каково полное имя файла?

39. Именованная область внешней памяти произвольной длины с определенным количеством информации – это?

40. К основным операциям с файлами не относится?

41. На экране запущена программа Проверка диска И ВЫДЕЛЕН ДИСК D По нажатию на кнопку Запуск будут выполнены действия?

42. Наименьшей физической единицей хранения данных на жестком диске является?

43. Первоначальная подготовка дискеты для записи называется?

44. Представление файлов и каталогов является?

45. Программа ПРОВЕРКА ДИСКА выявляет?

46. С помощью стандартных средств поздних версий ОС Windows: возможна конвертация разделов FAT, FAT32 в NTFS без потери данных?

47. Служебная программа ОС Windows «Очистка диска» служит для?

48. Файловая система определяет?

49. Файловую систему обычно изображают в виде?

50. Файлом называется?

Вопросы по Word

1. «Тезаурус» представляет собой?

2. B MS Word существуют следующие типы стилей…?

3. В MS Word невозможно применить форматирование к…?

4. Если сделать двойной щелчёк левой кнопкой по конкретному слову текста, то…?

5. Изменение параметров страницы возможно в любое время?

6. Использование разделов при подготовке текстового документа служит…?

7. Каждый раздел документа MS Word может иметь собственные параметры страницы?

8. Колонтитул – это?

9. Колонтитул может содержать…?

10. Ориентация листа бумаги MS Word устанавливается в…?

11. Отличие обычной от концевой сноски заключается в том, что…?

12. Повторяющиеся заголовки таблицы в MS Word отображаются только…?

13. При вставке в тексте фрагмента из буфера обмена где он появиться?

14. Пункт «Тема» меню «Формат» необходим для?

15. Тип шрифта True Type означает, что текст, набранный с помощью данного шрифта, выглядит…?

16. Форматирование текста- это?

17. Чтобы преобразовать заголовок в подзаголовок с помощью панели «Структура» необходимо?

18. Чтобы пронумеровать строки в таблице необходимо?

19. Элементом списка MS Word считается…?

Вопросы по Excel

1. "Легенда" диаграммы MS Excel – это?

2. Microsoft Excel автоматический ввод производится: только для тех записей…?

3. В электронной таблице MS Excel знак "$" перед номером строки в обозначении ячейки указывает на?

4. В ячейке таблицы записано число 1.1Е+11. какому числу эта запись соответствует?

5. Выделен диапазон ячеек A13:D31. Сколько ячеек он содержит?

6. Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца в MS Excel будут предложены те значения, которые…?

7. Завершение работы с Microsoft Excel?

8. Как не используя команды меню увидеть число в ячейке где вместо него ############# ?

9. После изменения данных в каких-либо ячейках происходит пересчет…?

10. Указатель мыши в MS Excel имеет вид + при…?

11. Функция ЕСЛИ входит в категорию…?

12. Ячейки диапазона могут быть…?

13. Если в ячейке вместо числа записано ############# то…?