Режим хранения конфиденциальных документов

Билет №10

Порядок хранения конфиденциальных документов.

Регистрация конфиденциальных документов. Прежде чем попасть на архивное хранение, конфиденциальный документ проходит несколько этапов учета, а данные заносятся в учетный журнал. На стадии текущего хранения документу присваивается исходящий номер, пометка о котором вносится в журнал. С этого момента документ официально начинает свое существование в организации. Профессиональное оснащение хранилища. Работа с конфиденциальными документами имеет ряд технических особенностей, выполнение которых необходимо для обеспечения их безопасности. Конфиденциальные сведения должны храниться в сейфе или металлических шкафах. Двери и окна должны иметь защиту от взлома (защитные пластины, жалюзи, сетку и др.), а вход – надежно закрываться и опечатываться. Нужно позаботиться об обеспечении сигнализационной системы и системы пожарной безопасности. В нерабочее время ключи необходимо оставлять на посту охраны или в специальном сейфе у уполномоченного сотрудника. Защита от несанкционированного доступа. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы в хранилище с конфиденциальными документами попали посторонние люди, которые не уполномочены заниматься их обработкой или хранением. Даже уборка помещения (ремонтно-строительные и др. виды работ) должны производиться в присутствии сотрудника, ответственного за хранение конфиденциальных данных (руководитель компании и круг строго обозначенных лиц).

2. Технология подготовки конфиденциальных дел и документов для архивного хранения. Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения. Д-ты, составляющие К. или служ. тайну государ-ых и негос-ых ор-ий могут передаваться в гос архивы с соответствующими грифами конф-ти в случае ликвидации организации при отсутствии правоприемника. В др случаях документы целесообразно передавать в гос архивы после снятия с них грифа конф-ти. С целью уточнения или определения сроков хранения док-ов и их отбора для архи хранения и уничтож-я проводится экспертиза ценности, путём изучения содержания каждого подшитого в дело д-та и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. При проведении экспертизы ценностей док-тов выд хран устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных доков дела или с дела в целом, и определение дальнейших сроков их хранения. Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения док-ов, находящихся в деле. По завершении экспертизы всех дел и доков выд хранения результаты работы рассматриваются экспертной комиссией и фиксируются в протоколе. Сотрудниками подразделения КД производится частичное переоформление и дооформление соответствующих док-ов и дел, в том числе:1) изьятие из дел доков, подлежащих уничтожению

2) Изьятие из дел доков, подлежащих перешивке в др дела

3) Зачёркивание грифа конф-ти с проставлением даты и номера протокола экспертной комиссией и заверительной подписи на док-ах, подшитых в дела, обложках дел и док-ах выд хранения, с которых снимается гриф конфил-ти.

4) Изьятие из дел доков, с которых снят гриф конф-ти и передача их по акту в подразделения открытого делопроизводства.

5) Передача дел и доков выд хранения, с которых полностью снят гриф конф, по акту подразделения открытого делопроизводства.

6) Корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре.

7) Переоформление обложек и проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках доков выделенного хранения.

После утверждения описи дел и доков постоянного срока хранения, акт о выделении дел и доков составляется за соответствующие период к уничтожению, к-й имеет графы:1. порядковый № 2. № дела или д-та и гриф конф. 3. заголовок дела или д-та 4. год д-та иди дела 5.№ экземпляров д-та

6. кол-во листов в деле или эк-ре д-та 7. срок хранения и №№ статей по порядку 8. примечание. Каждое дело, каждый документ и учётный журнал вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе экспертной комиссии и учётных формах. После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов в номенклатуре дел, а доков выдел хранения – в журнале учета док-ов выдел хранения. В проверке правильности включения в акт дел и док-ов, а так же в их физическом уничтожении должно участвовать не менее 2ух членов комиссии.

БИЛЕТ №11

1. Технология подготовки конфиденциальных дел и документов для уничтожения. При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает: 1)выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам; 2) получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы; 3)систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель учреждения, фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

Режим хранения конфиденциальных документов.

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов и предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения. Помещения подразделения конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах. Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, сани тарным нормам, а также быть гарантированы от затопления. Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты. Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудованы замками. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения. Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки. Конфиденциальные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя пред- приятия, либо в службе охраны. Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещений должно осуществляться только сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственными за хранение конфиденциальных документов. При их отсутствии для вскрытия помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек.

Билет №12