Концепции электронных архивов: зарубежный опыт

С конца 1980-х гг. за рубежом для оптимизации работы коммерческие и правительственные организации все чаще стали внедрять автоматизированные системы управления документооборотом (СУД). Они объединяли текстовые и вычислительные процессоры со средствами электронных коммуникаций, а также являлись специализированными приложениями для осуществления больших и сложных записей. Повышение оперативности деловых процессов, возможность групповой работы над документами, удобный интерфейс открыли широкие перспективы для распространения подобных информационных систем.

Когда производители предложили программы, выполняющие функции электронных замков, печатей и подписей, электронные документы получили последние атрибуты, гарантирующие подлинность информации. В управленческих структурах заговорили о наступлении "эры безбумажного делопроизводства". В 1987 г. в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что "через несколько лет большое количество записей будут сохраняться только в электронной форме"[54]. Когда в 1993 г. Министерство обороны США приступило к созданию собственной СУД, предполагалось, что к 2003 г. почти все документы ведомства будут храниться в электронном виде.

Одной из характерных черт третьего, современного этапа развития архивов электронной документации на Западе является включение архивистов в группы разработчиков новых информационных систем.

Происходит пересмотр концепции и модели электронных архивов. Первый фактор этого процесса - появление оптических дисков. Обладая плотностью записи, оптические диски не требуют особых условий для своего хранения, а самое главное - более долговечны. Стоимость организации и содержания электронных архивов резко снижается, что не может не способствовать их распространению.

В 1988 г. на Международном конгрессе архивов в Париже звучали выступления в поддержку концепции централизованного хранения электронных документов[55]. Согласно этой концепции электронные документы хранятся в том же месте, где находятся бумажные документы фондообразователя. Тем самым восстанавливаются изначальные принципы комплектования архивов - "происхождения документов" и "неделимости архивного фонда".

С начала 90-х гг. особую популярность приобрела концепция распределенных электронных архивов. Суть ее состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали. На организации после проведения экспертизы ценности и отбора электронных документов возлагались бы обязанности по хранению, обслуживанию и обеспечению доступа к ним. Электронные архивы превращаются в организации, хранящие информацию лишь о местонахождении документов и выполняющие функции по контролю за их сохранностью и над доступом к ним. Для организации постоянного хранения электронных документов архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.

Создание музеев устаревших аппаратных и программных средств - очень дорогой проект, который требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержание штата уникальных специалистов-техников. К тому же такая модель архива не решает проблемы доступа к информации: ее все равно придется конвертировать в современные форматы. Поэтому перемещение электронных документов из старых программных продуктов в современные большинство архивистов рассматривают как единственную возможность сохранения документов на срок более 10 лет.

Перемещение, т.е. изменение оригинального формата документа, по существу, означает появление нового документа - его копии. В связи с этим возникает проблема определения, что считать оригиналом и что копией электронного документа.

Необходимость перемещения документов поставила вопрос о замене концепции "постоянной ценности документов на магнитных носителях" на концепцию "их долговременной ценности". По мнению Ч. Доллара (Национальный архив США), "хранение машиночитаемых данных требует перевести усилия архивистов с обеспечения сохранности носителей информации на обеспечение читабельности путем периодического перекопирования документов, обеспечивающего прочтение средствами уже существующей технологии и техники". Превращая оригинал, имеющий "долговременную ценность" в "долговременную" имитационную копию, продлевается жизнь электронного документа.

Перемещение электронных документов - весьма недешевый процесс и доступен не всякому архиву. Именно это послужило началом пересмотра основополагающей архивной концепции централизованного хранения электронных документов в пользу распределенных архивов электронной документации. Питер Доорн из Нидерландского архива машиночитаемых данных по истории отмечал, что "в электронной среде не имеет значения, где и кем хранятся данные, главное, чтобы было известно, где они находятся"[56].

Однако в концепции распределенных архивов оказалось немало противников. Кеннет Тибодо (Национальный архив США) выразил сомнение в целесообразности хранения электронных записей их первоначальными владельцами, которыми они легко могут быть изменены или стерты. Высказывались сомнения в способности организаций обеспечить свободный доступ к машиночитаемым данным. Что касается доступа к электронным документам через Интернет, то возможности организации распределенного архива ограничиваются качеством, разветвленностью и стоимостью национальной электронной инфраструктуры. Это замечание можно отнести и к России.

Некоторые американские архивисты отстаивают идею распределенных электронных архивов в связи с пересмотром представлений о жизненном цикле электронных документов. Вместо "неактивного" периода хранения в архиве предлагается "непрерывный жизненный цикл". Если раньше правленцы стремились избавиться от отслужившей документации и лишь незначительную ее часть отправляли в архив, то теперь залогом успеха считается оперативное получение информации, в том числе и архивной. Отживает само понятие "неактивный" документ, так как потенциально все хранящиеся документы имеют оперативную ценность.

Идеи непрерывного жизненного цикла и распределенного хранения электронных документов легли в основу исследовательского проекта, который разрабатывался в 1993-1996 гг. в Питтсбургском университете (США) группой под руководством Ричарда Кокса и при активном участии Дэвида Бирмана. Концепция непрерывного жизненного цикла позволяет избежать этапа организации доступа, обработки и описания записей после их "перемещения", а значит, позволяет обойтись без содержания специализированного архивохранилища. Все операции по управлению, трансформации, описанию и архивированию информационная система производит автоматически по заранее сформулированным сценариям. Таким образом, обеспечивается возможность долговременного хранения документов в руках их первоначальных владельцев.

В Университете Британской Колумбии группа во главе с Л. Дуранти проводила собственное исследование с теми же целями Л. Дуранти и ее коллеги отстаивали традиционную концепцию жизненного цикла электронных документов. Они утверждали, что функции хранения должны находиться в компетенции профессиональных архивистов для поддержания аутентичности электронных документов.

Действительно, хранить документы целесообразно только в одном случае: если есть твердые гарантии их подлинности. В условиях, когда ни один электронный документ не может существовать в оригинальной форме более десятка лет и его формат должен постоянно модернизироваться, характер проводившихся процедур и подтверждение подлинности документа должны каждый раз протоколироваться. И лучше всего с этой задачей справились бы профессиональные архивисты.

В заключении следует обратить внимание на то, что российские архивисты не имеют ясной концепции происхождения и организации, отбора, оценки, хранения и доступа к электронным документам и обращаются к зарубежному опыту. Американские и канадские архивисты столкнулись с подобными вопросами еще в середине 1980-х гг. [57] Сегодня в большинстве стран Западной Европы произошел переход от бумажного делопроизводства к электронному.